Tại sao bạn cần một Danh sách Kiểm tra Kế hoạch Sự kiện

Cho dù bạn chỉ mới bắt đầu trong kế hoạch tổ chức sự kiện hay là một nhà hoạch định sự kiện dày dạn kinh nghiệm, rất có thể bạn đã quen thuộc với một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hoặc ít nhất đã nghe nó được tham chiếu trong một khóa học về sự kiện ngành công nghiệp thu thập. Có một lý do cho điều đó. Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện là người bạn thân nhất của người lập kế hoạch, một công cụ vô giá để quản lý thành công các sự kiện của bạn.

Lưu ý: Danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện còn được gọi là lịch biểu làm việc hoặc một con đường quan trọng.

Lập kế hoạch sự kiện là tất cả về quy hoạch. Ngay cả ý tưởng sự kiện sáng tạo nhất cũng sẽ thất bại nếu nó không được hoạch định và thực hiện tốt. Đây là nơi có một danh sách kiểm tra sự kiện được đưa ra. Đây là hướng dẫn của bạn để giữ được tổ chức và trên hoặc trước - của lịch trình khi tung hứng vô số trách nhiệm và các chi tiết khác nhau trong việc lập kế hoạch một sự kiện thành công. Và nó đặc biệt hữu ích khi quản lý nhiều sự kiện. Quên một nhiệm vụ nhỏ hoặc bỏ lại sau một thời hạn có thể dẫn đến hiệu ứng domino: các khía cạnh dường như không liên quan đến sự kiện của bạn có thể bắt đầu tan rã, từng người một.

Vì vậy, đừng dựa vào bộ nhớ, ghi chú hoặc ghi chú trên bảng để giữ cho kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn hoạt động trơn tru. Tìm hiểu để đưa ra một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hiệu quả và nó sẽ sớm trở thành người bạn thân mới của bạn.

Trước khi Bắt đầu

Để bắt đầu, hãy dọn dẹp thời gian từ lịch làm việc của bạn để tập trung vào sự kiện bạn đang lên kế hoạch.

Tiếp theo, làm sạch tâm trí của bạn. Nghiêm túc. Không lướt qua điện thoại hoặc trả lời email. Bạn cần phải hình dung sự kiện này từ đầu đến cuối mà không bị gián đoạn hoặc phân tâm để bạn có thể lên kế hoạch một cách hiệu quả tất cả các nhiệm vụ phải được hoàn thành.

Sẵn sàng

Hãy suy nghĩ về sự kiện bạn đang lên kế hoạch và viết ra tất cả các chi tiết được xác nhận: tên khách hàng và thông tin liên lạc, ngày của sự kiện, địa điểm, số người tham dự, v.v …

Lấy ra một lịch và đánh dấu ngày sự kiện trên lịch này bằng chữ đậm. Thu thập bất kỳ tài liệu liên quan khác - ảnh địa điểm, danh sách người phục vụ ăn uống liên hệ - đó là một phần của sự kiện này.

Quay trở lại

Cách để bắt đầu viết danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện là làm việc trở lại .

Khách mời trải nghiệm sự kiện như một cuộc hội ngộ một ngày hoặc nhiều ngày với mọi thứ xảy ra cùng một lúc. Giống như một màn biểu diễn trực tiếp xuất hiện trên sân khấu và được thực hiện đẹp mắt. Các nhà hoạch định sự kiện xem các sự kiện như là một loạt các sự kiện nhỏ hơn hợp lại với nhau như những mảnh của câu đố để đạt được kết quả cuối cùng. Vì vậy, như các nhà quy hoạch, chúng tôi bắt đầu ngay từ đầu. Đó là vài tuần hoặc vài tháng trước khi sự kiện thực tế diễn ra.

Bắt đầu từ đầu

Khi quyết định bắt đầu từ đâu để viết danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn, hãy nghĩ đến việc đặt nền tảng vững chắc cho sự kiện của bạn.Trước khi chọn kiểu màu và đặt hoa, bạn phải giải quyết các vấn đề cơ bản. Từ ký kết hợp đồng để thương lượng một khối phòng, mọi thứ cần phải được ghi vào danh sách kiểm tra của bạn, dù lớn hay nhỏ. Điều quan trọng là trước tiên phải quan tâm đến bất kỳ nhiệm vụ nào có thể hoàn thành trước để cho phép có nhiều thời gian hơn trong lịch biểu của bạn cho những việc cần làm đó xảy ra gần ngày sự kiện.

Một số ví dụ về các mục cần đưa vào danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của bạn:

• Ký hợp đồng (với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, v.v …).
• Bảo đảm an toàn cho khách sạn
• Thư mời
• Chọn menu
• Thuê nhân viên đợi
• Xác nhận số điện thoại
• Xác nhận ngày và giờ với địa điểm
• khách hàng
• Đi qua địa điểm
• Xác nhận thiết lập phòng

Cho phép thêm thời gian

Với mỗi mục trên danh sách kiểm tra sự kiện của bạn, hãy thêm thời gian. Nếu ngày thực sự gửi thư mời đến ngày 15 tháng 3, hãy đưa một mục vào danh sách của bạn để lời mời đã sẵn sàng để gửi đi vào ngày 8 tháng 3, một tuần trước đó. Điều đó cho bạn một số thời gian thêm một cái gì đó đi phiền với lời mời hoặc nếu bạn đang ở phía sau lịch trình vì một lý do khác.

Bao gồm Lời nhắc trong Danh sách kiểm tra của bạn

Không ghi "ký hợp đồng với người phục vụ ăn uống" vào danh sách kiểm tra của bạn và sau đó kiểm tra hộp sau khi hoàn thành.

Bạn sẽ cần đảm bảo rằng cơ sở cung cấp thực phẩm đã nhận được một bản sao của hợp đồng và đã trả lại một bản sao có chữ ký cho bạn. Vì vậy, đối với mọi mục lớn bạn thêm vào danh sách kiểm tra của bạn, hãy bao gồm lời nhắc. Ví dụ: "Theo dõi với hợp đồng cung cấp thực phẩm. "Thêm một lời nhắc nhở khác sau đó là" Đã nhận hợp đồng ký kết từ người phục vụ ăn uống ". Nó không phải là không phổ biến để giải quyết một công việc và xem xét nó thực hiện khi nó thực sự chỉ được hoàn thành về phía bạn.