Tạo ra Thông báo Không ở Văn phòng Chuyên nghiệp

Đó là mùa hè! Thời gian dành nhiều thời gian với gia đình và bạn bè và đi nghỉ. Điều này có nghĩa là các tin nhắn thoại và email cần được sửa đổi để phản ánh tình trạng ngoài văn phòng. Điều quan trọng là phải tạo ra một tin nhắn thoại chuyên nghiệp và Tự động trả lời văn phòng ngoài văn phòng để cảnh báo khách hàng và đồng nghiệp rằng chúng tôi đang nghỉ giải lao.

Quan trọng hơn, cần cung cấp thông tin về cách liên hệ với ai đó trong doanh nghiệp trong khi đi.

Rất bực bội khi khách hàng bị quay lưng và không biết cách liên lạc với bạn. Không quan trọng nếu vị trí của bạn là bán hàng, dịch vụ hoặc thậm chí phát triển sản phẩm. Tất cả các cuộc gọi của khách hàng là quan trọng và cần phải được tham dự một cách chuyên nghiệp.

Nội dung email báo động cho khách hàng và đồng nghiệp đang cố liên lạc với bạn qua email phải nhất quán với nội dung của tin nhắn thoại sẽ chào đón người gọi. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và được kết nối thông qua máy chủ Microsoft Exchange, trước tiên hãy nhấp vào tab File, sau đó nhấp vào biểu tượng Trả lời tự động.

Việc này sẽ bắt đầu quá trình tạo một email tạm thời được gửi đến tất cả những người đã gửi email trong khi bạn đang ở ngoài văn phòng. Trả lời tự động được gửi đi bởi vì bạn đã bật thư tạm thời này. Bạn có thể xem danh sách hướng dẫn tạo email này ở đây: Email Out of Office cho Outlook Exchange

Nếu bạn không kết nối qua máy chủ Microsoft Exchange, quá trình này hơi khác vì không có "Automatic Replies" biểu tượng trên các loại tài khoản email này. Hướng dẫn từng bước tạo email cùng loại cho người dùng không phải Exchange có thể được xem ở đây: Không ở Office cho tất cả những người khác

Bước tiếp theo là tạo ra nội dung của email sẽ được gửi đến tất cả những người gửi email cho bạn trong khi bạn đang ở ngoài văn phòng. Email này sẽ cho biết bạn sẽ ở ngoài văn phòng trong bao lâu, bạn có thể tiếp cận như thế nào trong thời gian bạn vắng mặt (nếu thích hợp) và ai trong doanh nghiệp liên hệ thay vì bạn nếu bạn không muốn đạt được trong thời gian xa văn phòng.

Ví dụ:

Xin chào,

Cảm ơn vì email của bạn. Tôi hiện đang ở ngoài văn phòng và sẽ trở lại vào thứ Hai, ngày 1 tháng 12. Tôi sẽ có quyền truy cập vào email trong thời gian này, do đó phản hồi của tôi có thể hơi chậm trễ. Nếu bạn cần trợ giúp ngay, vui lòng gửi email cho trợ lý của tôi, Barbara Colson. Địa chỉ email của cô ấy là bcolson @ xyz. com.

Chúc mừng ngày lễ!

Shahira

Microsoft cung cấp các mẫu và các ví dụ khác có thể tìm thấy ở đây: Các mẫu và các mẫu bên ngoài văn phòng.Đừng quên tắt tin nhắn tạm thời này khi bạn trở lại văn phòng, nếu không, bất kỳ ai gửi email cho bạn sau khi bạn quay lại văn phòng sẽ tiếp tục nhận được thông báo này.

Giờ đây bạn đã tạo ra email gửi đi, việc tạo ra một tin nhắn thoại gửi đi tương tự, nhất quán chào đón mọi người gọi dễ dàng. Sử dụng cùng một từ trong email, tham khảo những người nên được liên lạc trong khi bạn vắng mặt và nhà nước khi bạn sẽ được trở lại.

Đối với tin nhắn thoại, cần phải cung cấp số điện thoại của người đó, thay vì địa chỉ email của họ.

Ví dụ:

Xin chào,

Bạn đã đến bàn của Shahira Raineri. Hãy lắng nghe toàn bộ thông điệp. Tôi sẽ ra khỏi văn phòng cho đến thứ Hai, ngày 5 tháng 1. Nếu bạn cần trợ giúp ngay, vui lòng gọi cho trợ lý của tôi, Barb Colson. Số điện thoại của cô ấy là 212-555-xxxx.

Tôi mong muốn nói chuyện với bạn khi tôi trở lại. Cảm ơn.