Kinh doanh Email Etiquette

Theo một báo cáo gần đây của một công ty nghiên cứu thị trường, email vẫn là hình thức truyền thông đi vào trong thế giới kinh doanh. Năm 2013, các tài khoản email doanh nghiệp đã đạt 929 triệu hộp thư. Con số này dự kiến ​​sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm khoảng 5% trong bốn năm tới, và đạt trên 1. 1 tỷ vào cuối năm 2017. Báo cáo cũng tuyên bố rằng tổng số tài khoản email trên toàn thế giới dự kiến ​​sẽ tăng từ gần 3. 9 tỷ tài khoản trong năm 2013 lên hơn 4. 9 tỷ tài khoản vào cuối năm 2017.

Điều này thể hiện tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm khoảng 6% trong bốn năm tới.

Điểm mấu chốt là email đã trở thành lựa chọn ưu tiên cho tất cả các truyền thông doanh nghiệp và xu hướng này tiếp tục phát triển. Công nghệ mới như dịch vụ email kinh doanh dựa trên đám mây, đặc biệt là Google Apps và Microsoft Office 365, dự kiến ​​sẽ tăng nhanh trong bốn năm tới.

Bạn có thể gửi email từ điện thoại thông minh, máy tính bảng và các thiết bị di động khác. Mặc dù đây là một sự tiện lợi lớn, nó có xu hướng trở nên lỏng lẻo với chính thức của nội dung giao tiếp. Thiết bị di động đã chuyển đổi cách mà chúng tôi giao tiếp trong kinh doanh vì chúng cho phép chúng tôi giao tiếp tức thời với khách hàng, đối tác và nhân viên của chúng tôi. Tuy nhiên, vì nội dung của email doanh nghiệp không có sự thay đổi, người nhận email dễ hiểu ý của từ. Để tránh kết quả không may này, email kinh doanh cần phải chính thức và đúng như điểm kinh doanh.

Nhớ lại vài thập kỷ trước đây, cách duy nhất để giao tiếp bằng văn bản với khách hàng; nhà cung cấp hoặc nhân viên bằng cách sử dụng một lá thư chính thức. Thư yêu cầu được yêu cầu theo tất cả các trang trí và đúng đắn của một giao tiếp bằng văn bản. Nếu không gửi bằng bưu phí gửi bưu phí, có thể gửi qua fax.

Cho dù bức thư đã được gửi qua đường bưu điện hay gửi bằng fax, nó là một thông tin liên lạc ràng buộc hợp pháp đã được "viết thành văn bản".

Đây cũng là trường hợp của mỗi email được gửi: đó là một giao tiếp ràng buộc về mặt pháp lý vì nó là bằng văn bản. Có thể không có tin đồn khi một doanh nghiệp giao tiếp bằng văn bản. Để kết thúc, truyền thông email nên luôn luôn tuân theo cùng một nguyên tắc và nguyên tắc viết một bức thư chuyên nghiệp. Giai đoạn.

Viết một email kinh doanh rất khác so với viết văn bản hoặc Instant Message (IM). Những hình thức giao tiếp này được thiết kế để làm quen với người bạn nhanh và không chính thức. Do đó, ngôn ngữ của văn bản và IM có chứa các cụm từ riêng của nó như LOL, ROFL và nhiều người khác được chấp nhận để trò chuyện với bạn bè nhưng không có địa chỉ trong email kinh doanh chuyên nghiệp.

Tương tự như emojis.Emojis cũng là một ngôn ngữ mới đã phát triển và phát triển với sự gia tăng của truyền thông thiết bị di động. Quy tắc tương tự về kiềm chế từ việc sử dụng ngôn ngữ văn bản và chữ viết tắt cần phải áp dụng cho việc sử dụng emojis - ngôn ngữ mới này không có chỗ trong email kinh doanh. Mặc dù có thể muốn rắc một số mặt cười để nhấn mạnh mục đích của email kinh doanh, một lần nữa, bởi vì các email được giải thích bởi người nhận, chống lại sự cám dỗ để ăn cắp email bằng thuật ngữ không chính thức này.

Bất cứ khi nào bạn gửi một email kinh doanh từ thời điểm này trở đi, hãy tưởng tượng bạn đang ngồi trước máy đánh chữ, với một lá thư dày hoặc tờ giấy có kích thước hợp pháp và bạn sắp viết một bức thư chính thức sẽ được ký bởi bạn ở cuối trang cuối cùng và gửi qua đường bưu điện hoặc gửi bằng fax.