Hướng dẫn lập kế hoạch dự phòng cho doanh nghiệp nhỏ

Kế hoạch dự phòng kinh doanh được cân nhắc kỹ lưỡng có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa sự sống còn và thất bại của doanh nghiệp bạn nếu thảm họa xảy ra. Lửa, lũ lụt, hư hỏng ổ cứng hoặc trộm cắp dữ liệu - bất kỳ hoặc tất cả những điều này có thể khiến doanh nghiệp của bạn không bị hoa hồng. Dành thời gian để làm một số kế hoạch kinh doanh bất ngờ sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động trong thời gian ngắn nhất có thể.

Sử dụng hướng dẫn sau để tạo kế hoạch khắc phục thảm họa cho doanh nghiệp của bạn.

Tạo kế hoạch dự phòng kinh doanh:

1) Xác định rủi ro chính là gì đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Có bị trộm cắp dữ liệu không? Lũ lụt? Động đất? Tìm ra những loại thiên tai có nhiều khả năng sẽ giúp bạn tập trung kế hoạch dự phòng của bạn và không lãng phí thời gian và tiền bạc để chuẩn bị cho một cái gì đó rất khó xảy ra. Ví dụ, không có ý định lập kế hoạch khôi phục lại sau động đất, nếu doanh nghiệp của bạn không nằm trong khu vực động đất.

2) Chuẩn bị một kế hoạch di tản.

Hãy đi qua nó với nhân viên và dán nó một cách dễ thấy trong suốt cơ sở kinh doanh của bạn. Nhân viên biết họ cần phải di tản như thế nào? Họ nên làm gì khi được thông báo về việc sơ tán? Những tuyến đường nào có sẵn trong tòa nhà? Những người nên ở đâu bên ngoài tòa nhà? Ai chịu trách nhiệm kiểm tra xem mọi người có an toàn không?

3) Tạo ra một hệ thống fan-out truyền thông.

Nếu có chuyện gì xảy ra trong doanh nghiệp của bạn, ai sẽ chịu trách nhiệm thông báo cho mỗi người làm việc ở đó? Đảm bảo danh sách liên lạc điện thoại và email được cập nhật và người có trách nhiệm liên hệ với những người khác đã in danh sách vì tất cả các công nghệ không sớm hay muộn và thường là trong thời gian bất tiện nhất.

Đồng thời quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm truyền thông với công chúng và làm thế nào (cập nhật trang web doanh nghiệp, đăng trên các phương tiện truyền thông xã hội, thông cáo báo chí, các dấu hiệu trong cửa sổ, thông báo radio …)

4) Hãy chắc chắn rằng bạn bộ dụng cụ khẩn cấp tại chỗ hoàn tất và cập nhật.

Danh sách kiểm tra khẩn cấp khẩn cấp cho các doanh nghiệp này cho thấy chính xác những dụng cụ cấp cứu cho các doanh nghiệp nhỏ cần phải có. Tùy thuộc vào loại thiên tai có thể xảy ra trong khu vực của bạn, bạn có thể muốn thêm các nguồn cung cấp khác. Ví dụ, một gallon nước cho mỗi người mỗi ngày là một trong những nguồn cung cấp đề nghị trong danh sách các Nguồn Cung cấp Khẩn cấp cho Cửa hàng Bán lẻ.

5) Thực hiện các bước ngay bây giờ để bảo vệ dữ liệu kinh doanh của bạn.

Dữ liệu doanh nghiệp của bạn là tài sản quý giá nhất của bạn. Nếu nó bị đánh cắp hoặc phá hủy, liệu doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng đứng dậy và chạy lại hoặc thậm chí còn mang theo không? 6 Quy tắc bảo vệ dữ liệu giải thích cách bạn có thể yên tâm khi biết dữ liệu kinh doanh của mình được bảo vệ và sẽ có thể truy cập lại một cách nhanh chóng.Bảo vệ dữ liệu là một trong nhiều lợi ích của việc chuyển đổi doanh nghiệp của bạn sang điện toán đám mây.

6) Đảm bảo doanh nghiệp của bạn có đủ bảo hiểm.

Bảo hiểm hỏa hoạn là loại lò xo mà bạn nghĩ, nhưng hỏa hoạn chắc chắn không phải là thảm hoạ duy nhất mà doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể gặp phải.

Ngoài các thảm họa vật chất rõ ràng khác như lũ lụt hoặc thiệt hại do gió, hãy xem xét thiệt hại có thể là kết quả của trộm ví dụ. Và sau đó có thể có yếu tố trách nhiệm pháp lý nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn tham gia vào các hoạt động có thể mở bạn cho đến các vụ kiện tụng.

Chọn loại bảo hiểm thích hợp để trang trải rủi ro của bạn và có bảo hiểm bảo hiểm được cập nhật và cập nhật sẽ là một cách lâu dài để doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động trở lại nếu thảm họa xảy ra.

7) Quyết định điều gì là tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ của bạn để bắt đầu hoạt động trở lại nếu một thảm hoạ kinh doanh khép lại và thực hiện các bước để đảm bảo rằng những thông tin cần thiết đó sẽ sẵn có một cách nhanh chóng.

Trong trường hợp kinh doanh chính của chúng tôi, phát triển CNTT, về cơ bản chúng tôi cần dữ liệu kinh doanh của chúng tôi và máy tính hoặc hai và chúng tôi có thể được sao lưu và chạy (xem Backup dữ liệu là The Best Protection và các chương trình phần mềm sao lưu).

Doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể cần nhiều người hơn và nguyên liệu trước khi nó có thể mở lại. Những người nào là nhân tố then chốt cho hoạt động của bạn? Bạn có cần thiết bị đặc biệt không? Có lẽ một sự sắp xếp có thể được thực hiện với một doanh nghiệp có thiết bị bạn cần. Bạn có cần nguồn cung cấp nhất định không? Tìm ra ai là nhà cung cấp thay thế hoặc các chủ hàng.

8) Tìm hiểu về hàng xóm của bạn.

Mở đường dây liên lạc với chủ doanh nghiệp xung quanh bạn có thể thực sự có lợi cho kế hoạch dự phòng kinh doanh của bạn. Cho họ biết những gì bạn đang hy vọng để làm và xem bạn có thể làm cho họ tham gia. Bạn có thể chia sẻ chi phí của một số chi phí liên quan đến kế hoạch dự phòng hoặc sắp xếp tit-for-tat để giúp đỡ lẫn nhau trong trường hợp thiên tai.

9) Xem các chương trình và nguồn lực địa phương.

Thành phố hoặc thị trấn của bạn có thể có các kế hoạch dự phòng / kế hoạch ứng phó với thiên tai tại chỗ hoặc cung cấp các nguồn lực sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đưa kế hoạch của riêng mình. Ví dụ, thành phố Ottawa cung cấp thông tin về chuẩn bị khẩn cấp cho các doanh nghiệp Ottawa trên trang web của mình, và tổ chức các cuộc hội thảo tập huấn về chủ đề này. Xem những gì có sẵn trong thị trấn của bạn trước khi bạn bắt đầu viết kế hoạch thiên tai kinh doanh của riêng bạn.

10) Đặt tất cả lại với nhau.

Khi bạn làm việc thông qua kế hoạch dự phòng, hãy đặt tất cả các mảnh lại với nhau dưới dạng in. (Bản sao kỹ thuật số là tốt nhưng không phải là rất hữu ích nếu mất điện và / hoặc các thiết bị kỹ thuật số không thể được sử dụng.) Một chất kết dính ba dây hoạt động tốt. Bao gồm kế hoạch sơ tán, kế hoạch truyền thông, thông tin về bộ dụng cụ khẩn cấp và chính sách bảo hiểm, các biện pháp bảo vệ dữ liệu và các thông tin cần thiết về hoạt động, cũng như các chi tiết về bất kỳ thỏa thuận nào bạn đã thực hiện để giữ hoặc nhận mọi thứ và chạy lại.

11) Giữ kế hoạch dự phòng kinh doanh của bạn hữu ích.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn muốn đảm bảo rằng bạn giữ kế hoạch khắc phục thảm họa ở nơi dễ tiếp cận và đảm bảo rằng tất cả những ai cần biết vị trí của nó ở đâu. Bạn cũng nên chỉ định một người và một giây để lấy kế hoạch kinh doanh khẩn cấp trên đường ra nếu thảm hoạ kinh doanh đòi hỏi phải rời khỏi cơ sở.

12) Sử dụng trang web kinh doanh và truyền thông xã hội

Trang web kinh doanh và các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn và Twitter là những cách tuyệt vời để giao tiếp với khách hàng và đối tác kinh doanh trong trường hợp khẩn cấp. Đừng để khách hàng của bạn tự hỏi liệu bạn có cởi mở hay không khi thiên tai xảy ra - một bài đăng nhanh trên Facebook có thể giữ cho họ cập nhật.

Lập kế hoạch kinh doanh dự phòng Giảm

Thật dễ dàng để đưa ra kế hoạch dự phòng kinh doanh. Luôn luôn có những "khủng hoảng" ngay lập tức đòi hỏi sự chú ý của chúng ta. Nhưng mức độ đáng kể của họ thực sự được so sánh với một sự kiện mà đóng cửa công việc của bạn xuống hàng giờ, hàng ngày hoặc hàng tuần? Dành thời gian để chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh khẩn cấp sẽ có một kết quả rất lớn nếu thiên tai bao giờ đình công.