Lợi ích của Cải tiến liên tục tại nơi làm việc

Kế hoạch cải tiến liên tục là một bộ các hoạt động được thiết kế nhằm mang lại sự cải tiến dần dần, liên tục đến các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình thông qua đánh giá liên tục, 999 và hành động. Chu trình Shewart (còn gọi là PDCA viết tắt của Chu trình Deming, Do, Check, Act) hoặc một phương pháp được gọi là Kaizen là hai khuôn khổ nổi tiếng nhất được sử dụng để hỗ trợ cải tiến liên tục.

Cải tiến liên tục là một chiều kích quan trọng của tất cả các khuôn khổ và phương pháp chất lượng chủ yếu, bao gồm Six Sigma, ISO và Baldrige.

Tại sao phải cải tiến liên tục

Các tổ chức dành riêng cho việc cải tiến liên tục nhận thấy tầm quan trọng của những hành động này để tăng cường chất lượng sản phẩm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả, năng suất và lợi nhuận.

Trong các ngành công nghiệp đòi hỏi nhiều quá trình và các ứng dụng, chương trình cải tiến liên tục cho phép các cá nhân và các nhóm xác định được tính không hiệu quả hoặc tắc nghẽn. Điều này mang lại cho mọi người cơ hội để hợp lý hóa quá trình giảm thiểu thời gian, công sức và lãng phí. Cải tiến liên tục là cố hữu trong Hệ thống sản xuất Toyota hoặc phương pháp Lean và việc sử dụng Kaizen.

Trong các ứng dụng tập trung vào sản phẩm phần cứng, một chương trình cải tiến liên tục dựa trên phản hồi của khách hàng cho phép nhà sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng lực sản phẩm trong các sản phẩm tiếp theo và xác định cơ hội để hợp lý hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí.

Trong ngành công nghiệp tập trung vào dịch vụ, cải tiến liên tục được thực hiện để nâng cao hiệu quả và tăng cường chất lượng cung cấp dịch vụ. Từ phục vụ cho rửa xe, các công ty này phải thường xuyên đánh giá sự hài lòng của khách hàng và quan sát các hoạt động để xác định cơ hội để cải thiện kết quả.

Trong nhiều hoạt động phát triển phần mềm và phương pháp luận, bao gồm cả thác nước và các phương pháp tiếp cận nhanh, thì lý thuyết và thực tiễn của cải tiến liên tục là có sẵn. Trong thác nước, một sản phẩm được phát triển theo các chi tiết kỹ thuật chi tiết và ứng dụng hoàn chỉnh được kiểm tra cho lỗi. Các lỗi được sửa chữa và phát hành mới được kiểm tra, với kỳ vọng giảm bớt số lượng lỗi theo thời gian. Các phương pháp nhanh nhẹn kết hợp các chu kỳ phát triển ngắn hơn và cung cấp phản hồi của khách hàng liên tục với các bản phát hành tiếp theo được cải tiến về năng lực, chất lượng và hiệu năng.

Chu trình Shewart

Chu kỳ Shewart (PDCA) thường là vòng tròn không có đầu hoặc cuối, có nghĩa là sự cải tiến liên tục là một quá trình không bao giờ dừng lại.

Một mô tả đơn giản của chu kỳ PDCA là:

Kế hoạch:

Xác định cơ hội và tạo kế hoạch cải tiến.

Thực hiện:

Kiểm tra sự thay đổi ở quy mô nhỏ, nơi có thể quan sát và đo được kết quả.

• Kiểm tra : Đánh giá kết quả của bài kiểm tra và tóm tắt các bài học kinh nghiệm.
• Đạo luật: Nếu thử nghiệm có hiệu quả, thực hiện thay đổi trên quy mô lớn hơn và theo dõi kết quả.
• Hãy nhớ rằng, quá trình này là một chu kỳ. Nếu thử nghiệm không thành công, lặp lại toàn bộ quá trình. Nếu nó hoạt động, giám sát kết quả và bắt đầu lại với một kế hoạch mới để thúc đẩy các cải tiến bổ sung. Công việc cải tiến liên tục không bao giờ chấm dứt.
• Kaizen Kaizen là một từ tiếng Nhật có nghĩa là "thay đổi cho tốt hơn." Kaizen ủng hộ quan điểm rằng tất cả mọi thứ có thể được cải thiện, ngay cả khi nó gia tăng. Các cải tiến liên tục gia tăng theo thời gian được xem là mong muốn và có thể cải thiện chất lượng, giảm chi phí, đơn giản hóa quy trình làm việc, lãng phí ít hơn, và cuối cùng là cải thiện sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận. Kaizen là một phần quan trọng của Hệ thống sản xuất Toyota rộng lớn hơn. Các nhà quản lý và tổ chức phải có một sự nhất quán về mục đích và sự cống hiến sâu sắc và bền vững liên tục, liên tục cải tiến nhằm thỏa mãn khách hàng, đánh bại sự cạnh tranh, và giữ việc làm.

Sự tập trung của Deming là đảm bảo rằng sự cải tiến liên tục được nuôi dưỡng trong văn hoá, chứ không phải cái gì đó tạm thời hay thỉnh thoảng. Ông thường chỉ trích các nhà quản lý vì bị cận thị và tập trung vào các biện pháp sai. Ông khuyến khích các nhà quản lý đầu tư dài hạn bằng cách tập trung vào các biện pháp có ý nghĩa để cải tiến liên tục.

Các tổ chức trội hơn cải tiến liên tục kết hợp nó vào giá trị của chúng và phản ánh nó trong việc tuyển dụng và đào tạo của họ. Họ cũng kết hợp nó vào hệ thống đánh giá và bồi thường nhân viên của họ. Nếu bạn viếng thăm một công ty nổi trội trong công việc này, những dấu hiệu cải tiến liên tục có thể nhìn thấy được ở mọi khía cạnh của nền văn hoá. Cải tiến liên tục là một cách sống, không phải là một mốt nhất thời hoặc chương trình của tháng.