Thư ngỏ lời chào và lời khuyên

Khi bạn viết một lá thư kinh doanh, điều quan trọng là phải đưa ra lời chào thích hợp ngay từ đầu. Điều này đúng cho dù bạn gửi thư của mình qua email hay qua đường bưu điện. Sử dụng lời chào thích hợp sẽ tạo ra âm thanh cho bức thư của bạn. Nó cũng cho thấy người nhận rằng bạn hiểu các quy tắc cơ bản về nghi thức kinh doanh.

Trong khi một từ "Hi", "Hello" hoặc "Hey" đơn giản là thích hợp trong thư từ bình thường, thì lời chào chính thức hơn là thích hợp khi bạn gửi email về một vấn đề liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như thư xin việc, thư khuyến cáo, hoặc thư yêu cầu.

Sau đây là danh sách các ví dụ về lời chào thư phù hợp với thư từ kinh doanh và việc làm. Sau đó, chúng tôi sẽ giải thích cách chọn và định dạng lời chào, cũng như cách giải quyết một lá thư cho ai đó có tên mà bạn không biết.

Ví dụ về lời chào của doanh nghiệp

• Kính thưa ông Smith
• Kính thưa bà Smith
• Kính thưa ông White và bà Smith
• Kính gửi TS Smith
• Kính thưa Thẩm phán Smith
• Kính thưa cô Jones
• Kính gửi Jane Doe
• Kính gửi Tiến sĩ Haven
• Kính gửi Bác Sĩ và Bà Haven
• Kính gởi Tên (nếu bạn biết rõ người đó)

Lưu ý rằng tất cả những lời chào này bắt đầu với từ "thân yêu. "Trong khi bạn chỉ đơn giản là bắt đầu một lá thư với tên của người đó, điều này có thể được xem là bất ngờ hoặc thậm chí thô lỗ. Luôn luôn bắt đầu lời chào của bạn với từ "thân yêu" trong một lá thư kinh doanh.

Một trường hợp ngoại lệ là khi bạn sử dụng lời chào chung "Để người có thể quan tâm. " Thêm vào đó trong một thời điểm.

Hướng dẫn về tên và tiêu đề

Lời chào trân trọng thường sử dụng họ của người đó cùng với "ông" hay "cô" Nói chung, tránh sử dụng "Bà" hoặc "Hoa hậu" trừ khi bạn chắc chắn về cách người phụ nữ muốn được giải quyết.

Khi nghi ngờ, mặc định sử dụng "Ms"

Nếu bạn viết thư cho một người có bằng tiến sĩ hoặc bằng cấp y khoa, hãy sử dụng dạng viết tắt: "Bác sĩ" Tuy nhiên, đối với các tiêu đề khác, chẳng hạn như giáo sư, thẩm phán, rabbi, v.v, hãy viết toàn bộ tiêu đề và tận dụng nó.

Chẳng hạn, lời chào của bạn trong một lá thư cho một thẩm phán sẽ là: "Thưa Thẩm phán Barnard." Hoặc, nếu thư từ của bạn là với một thầy giáo, bạn có thể viết: "Thưa thầy Williams".

Khi bức thư của bạn có nhiều hơn một người, viết ra tất cả tên của họ một cách riêng biệt, tách chúng bằng dấu phẩy. Ví dụ: "Thưa ông Hobbes, bà Luxe và ông Hopman." Đối với các cặp vợ chồng, nếu một người trong cặp vợ chồng thay đổi tên của họ, bạn chỉ cần sử dụng họ cuối cùng một lần. Chẳng hạn, "Thưa ông Smith". Đôi khi một giới tính của con người không rõ ràng từ một cái tên; suy nghĩ về "Corey" hoặc "Blake", có thể là tên của phụ nữ hoặc nam giới. Nếu đúng như vậy, bạn có thể biết liệu bạn có thể xác định giới tính từ tìm kiếm trên LinkedIn hoặc trang web của công ty.Nhưng nếu nó còn mơ hồ, chỉ cần viết tên đầy đủ của người đó, bỏ tiêu đề. Ví dụ, "Dear Corey Meyer."

Làm thế nào để định dạng một lá thư chào mừng

Làm theo lời chào với một dấu hai chấm hoặc dấu phẩy, một dấu cách, và sau đó bắt đầu đoạn đầu của bức thư của bạn. Dùng đại tràng là một lựa chọn chính thức hơn. Ví dụ:

Kính thưa ông Smith:

[Đoạn thứ nhất của thư.]

Khi bạn không có người liên lạc

Nếu bạn không có người liên lạc tại tổ chức, bạn có thể để lại lời chào và bắt đầu với đoạn văn đầu tiên của bức thư của bạn hoặc sử dụng lời chào chung.

Tuy nhiên, trước khi sử dụng lời chào chung (hoặc để lại lời chào), cố gắng tìm ra tên của người mà bạn đang liên lạc.

Nếu bạn đang xin việc và tên của người quản lý tuyển dụng không nằm trong danh sách việc làm, bạn có thể tìm kiếm tiêu đề của người sử dụng lao động hoặc người quản lý tuyển dụng trên trang web của công ty. Nếu có một số liên lạc, bạn cũng có thể gọi và yêu cầu một trợ lý hành chính cho tên của người quản lý tuyển dụng.

Nếu bạn gửi một loại thư khác, bạn vẫn có thể tra cứu tên người đó trên trang web của công ty hoặc nói chuyện với trợ lý hành chính hoặc liên hệ với công ty để biết tên của người mà bạn đang cố truy cập.

Kính thưa Giám đốc Nhân sự

Kính thưa ông / bà

• Kiểm tra Chính tả Tên
• Cuối cùng, trước khi gửi một thư kinh doanh, hãy chắc chắn rằng bạn đã đánh vần tên của người đó một cách chính xác. Kiểm tra lại chính tả trên trang web của công ty hoặc trên LinkedIn.
• Hãy cân nhắc hỏi một người bạn đáng tin cậy để kiểm tra lại tin nhắn của bạn trước khi bạn gửi nó, đặc biệt chú ý đến việc đánh vần tên.
• Bài đọc liên quan

Làm thế nào để viết thư kinh doanh: Làm thế nào để viết thư kinh doanh, định dạng và mẫu thư kinh doanh nói chung, và các ví dụ về lá thư kinh doanh liên quan đến việc làm.

Mẫu Thư chuyên nghiệp: Mẫu thư cho người tìm việc, bao gồm thư xin việc, phỏng vấn thư cám ơn, thư tiếp theo, thư chấp nhận và từ chối công việc, thư từ chức, thư đánh giá cao và các mẫu thư xin việc tuyệt vời.