Một Tổng quan Tóm lược Hồ sơ Tài chính

Hồ sơ kế toán là hồ sơ về giao dịch tài chính của công ty và tình hình tài chính hiện tại. Hồ sơ kế toán là cần thiết cho các mục đích thuế, trách nhiệm pháp lý và giám sát tài chính đầy đủ.

Các cuộc thảo luận sau đây cung cấp một sự hiểu biết tổng quát ngắn gọn, nhưng rất cần thiết, tổng quát về những gì các hồ sơ kế toán được cho và tóm tắt các loại tài liệu chính. Đây là loại tài khoản cơ bản cần tiến hành kiểm tra chi tiết hơn về chủ đề này, nhưng đáng tiếc, hầu hết sách kế toán và bài giảng đều vắng mặt - phần lớn là do sự thất vọng của người mới bắt đầu.

Dưới đây là tổng quan về lần đầu tiên thường bị thiếu.

Hai cách tiếp cận để lưu trữ hồ sơ kế toán

Điều đầu tiên cần biết là hồ sơ kế toán có hai loại: nhập một lần và nhập hai lần. Mỗi có lợi thế của nó. Kế toán một lần đơn giản hơn, như bạn mong đợi, và có thể là một hệ thống thích hợp cho một chủ doanh nghiệp nhỏ. Sổ kế toán kép - một lần nữa, không có gì đáng ngạc nhiên - cung cấp hai mục nhật ký cho mỗi giao dịch, ghi nợ và nhập tín dụng. Dĩ nhiên điều này phức tạp hơn, nhưng vì hai mục này cuối cùng phải cân bằng (do đó: "cân bằng sổ sách"), nó sẽ giúp bạn có được cách để đánh bắt lỗi và cũng làm cho gian lận dễ bắt kịp hơn. Sổ kế toán kép là tiêu chuẩn thông thường.

Tài liệu kế toán cơ bản và cách thức chuyển tiếp

Giao dịch

1. bắt đầu mọi thủ tục kế toán. Bạn mua cái gì đó, bán cái gì đó - bất cứ điều gì. Ý tưởng là tạo ra một bản ghi của mỗi giao dịch tài chính. Nơi bạn sẽ ghi lại giao dịch là Các tạp chí.
2. Đây là mặt bằng không của kế toán. Mỗi thủ tục kế toán tiếp theo được quay trở lại tạp chí, là bản ghi của mỗi giao dịch tài chính khi nó xảy ra . Bạn có thể có các tạp chí riêng biệt về bán hàng và biên nhận tiền mặt và một tạp chí khác để giải ngân hoặc chỉ là một tạp chí bao gồm tất cả các loại giao dịch. Cách tiếp cận là OK, nhưng những điều quan trọng cần nhớ là: ghi lại mọi mục và giữ nhật ký cập nhật . Cuối cùng, bạn sẽ nhóm tất cả các mục này, sử dụng

Sổ cái chung

1. . Đây là nơi bạn sẽ chuyển hoặc "đăng", mỗi mục nhật ký vào vị trí thích hợp trong sổ cái chung theo loại giao dịch. Điều này làm cho việc tìm kiếm các giao dịch cá nhân nhanh hơn và cũng có thể cung cấp cơ sở tại một số thời điểm - thường vào cuối tháng hoặc quý - để chuẩn bị số dư dùng thử
2. . Đây là nơi bạn sẽ tổng hợp tất cả các mục nhập ghi nợ của mình (chúng tôi giả sử bạn đã đi tuyến đường vào kép) và tất cả các mục nhập tín dụng của bạn. Họ nên kết hợp.Nếu không, bạn sẽ phải quay lại tất cả các hồ sơ giao dịch của bạn trong tạp chí của bạn và tiến lên phía trước để xem nơi xảy ra lỗi. Khi mọi thứ cân bằng, bạn có thể chuẩn bị báo cáo tài chính. Tại thời điểm này, công việc khó khăn của bạn trả hết. Bây giờ bạn có tài liệu cho vay, cơ quan chính phủ - bất kỳ tổ chức nào muốn biết bạn là ai về tài chính trước khi làm ăn với bạn - sẽ chấp nhận.
3. Đây là phác thảo ngắn nhất về quá trình kế toán, kể từ khi bắt đầu giao dịch đến việc lập báo cáo tài chính. Bạn sẽ cần phải biết nhiều hơn trước khi bắt đầu hệ thống kế toán của riêng bạn, nhưng bây giờ bạn đã biết bạn đang ở đâu. Tìm hiểu thêm về sổ sách kế toán và các vấn đề cơ bản của kế toán

Nếu bạn tự làm việc này, và đặc biệt nếu bạn quyết định phương pháp nhập hai lần tham gia hơn, hãy đầu tư vào một cuốn sách cơ bản hoặc hai cuốn sách về vấn đề này.

"Trò chơi kế toán: Basic Accounting Fresh from the Lemonade Stand", ví dụ làm cho quá trình học tập trở nên tẻ nhạt hơn một chút bằng cách đưa ra hướng dẫn về việc chạy gian hàng nước chanh. Nó có sẵn từ Amazon. Cách tiếp cận khác là bắt đầu với một hệ thống như Quickbooks, cung cấp một phương pháp rõ ràng và phổ biến để làm kế toán hai lần cùng với hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng hệ thống kế toán Quickbooks.