7 Yếu tố trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn Đề xuất kinh doanh

Các nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp đeo mũ và đảm nhận nhiều trách nhiệm, tùy thuộc vào hoàn cảnh cá nhân của một sự kiện. Nghề này đòi hỏi một bộ kỹ năng độc nhất - bạn có thể cần phải là người hướng dẫn đa nhiệm một phút và người tiếp theo là chuyên gia giải quyết vấn đề có thể giải quyết tình huống một cách dễ dàng và hiệu quả.

Ngoài ra, các nhà hoạch định sự kiện cần một số kỹ năng kinh doanh nhất định để có thể tổ chức một sự kiện về kinh doanh.

Một trong số đó là biết làm thế nào để chuẩn bị một sự kiện lên kế hoạch kinh doanh đề xuất, một bước quan trọng trong tiếp thị các dịch vụ của bạn và bảo đảm kinh doanh của khách hàng.

Tại sao tôi cần một Đề xuất Kinh doanh Kế hoạch Sự kiện?

Đây là một kịch bản quen thuộc dành cho người lập kế hoạch sự kiện: bạn có cuộc họp kinh doanh với khách hàng tiềm năng để thảo luận về một sự kiện sắp tới.

Nó đã tốt. Bạn đã cho biết chi tiết về kinh nghiệm của bạn, các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện mà bạn cung cấp và giải thích cách bạn phù hợp với những gì khách hàng đang tìm kiếm. Bạn bắt tay, cảm ơn họ về thời gian của họ và sau đó … gì? Bước tiếp theo của bạn là theo dõi và gửi cho khách hàng một sự kiện kế hoạch kinh doanh chi tiết.

Sự đề nghị kinh doanh về kế hoạch cho sự kiện là chính xác như thế nào?

Một sự kiện lập kế hoạch kinh doanh đề xuất là một tài liệu toàn diện phác thảo các dịch vụ bạn sẽ cung cấp cho một sự kiện. Đây là tài liệu quảng cáo công ty, chiến dịch tiếp thị của bạn và phạm vi bán hàng của bạn tất cả được gói lại thành một.

Đề xuất kinh doanh sự kiện này nên trình bày bạn như là một chuyên gia giàu kinh nghiệm, có tay nghề cao và có đủ điều kiện để thực hiện sự kiện này. Cần phân biệt bạn với các nhà lập kế hoạch sự kiện khác và thiết lập bạn như một người mà khách hàng có thể tin cậy.

Một sự kiện lập kế hoạch kinh doanh phải được viết rõ ràng, có những chi tiết cụ thể liên quan đến dịch vụ nào được đưa ra trong đề xuất (và những đề xuất nào không) và minh hoạ cách bạn sẽ thực hiện sự kiện, cung cấp những điều cần thiết chi tiết để khách hàng có thể dễ dàng hình dung những gì bạn đang đề xuất.

Cho phép cá nhân đó

Chắc chắn, việc tải xuống mẫu cho "đề xuất kinh doanh" dễ dàng hơn và chỉ cần nhập thông tin còn thiếu và gửi nó với danh thiếp của bạn. Nhưng đó thực sự là cách bạn muốn đại diện cho công ty hoặc dịch vụ của bạn?

Nếu bạn không dành thời gian để đặt một kế hoạch kinh doanh lên kế hoạch cho khách hàng tiềm năng, nghiên cứu về kế hoạch tổ chức sự kiện, điều đó nói gì về nỗ lực bạn đưa ra cho khách hàng đã cho bạn một khoản tiền gửi?

Mối quan hệ kinh doanh của bạn bắt đầu với giao tiếp đầu tiên mà bạn có với khách hàng và hiển thị đầu tiên sẽ được tính. Vì vậy, dành thời gian của bạn và làm điều đó đúng.Tạo sự kiện lên kế hoạch đề xuất kinh doanh chuyên nghiệp và được tùy chỉnh cho sự kiện của khách hàng - phản ánh các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp, chu đáo và độc đáo mà bạn cung cấp.

7 điều cần đưa vào kế hoạch sự kiện Đề xuất kinh doanh

1. Giới thiệu doanh nghiệp

Tóm tắt giới thiệu về kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Thảo luận về nền tảng của bạn, bất kỳ chứng nhận chuyên môn nào và khoảng thời gian trong kinh doanh, kinh nghiệm có liên quan và vị trí cụ thể của bạn nếu bạn có.

2. Mô tả sự kiện

Cung cấp phạm vi toàn bộ sự kiện, bao gồm các chi tiết đã được thảo luận trong cuộc họp ban đầu của khách hàng của bạn, chẳng hạn như mục đích của sự kiện, ngày có thể, địa điểm để xem xét, số lượng khách, vv

3 . Các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện được cung cấp

Hãy rất cụ thể trong phần này, liệt kê tất cả các dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp cho sự kiện này. Các mục liệt kê có dấu đầu dòng hoặc phân nhóm nhỏ rất hiệu quả vì nó là một cách dễ dàng cho khách hàng xem được phạm vi dịch vụ. Liệt kê bất kỳ nhà cung cấp nào bạn sẽ sử dụng và bất kỳ dịch vụ nào tùy ý với khoản phí bổ sung. Điều rất quan trọng là rất chi tiết trong phần này để khách hàng hiểu rõ hơn về những gì được bao gồm và những gì là bổ sung.

4. Ví dụ về công việc của bạn

Nếu bạn đã lên kế hoạch một sự kiện tương tự như sự kiện bạn đang đề xuất cho khách hàng này, thì đây là cơ hội để bạn thể hiện những kỹ năng đó. Bao gồm ảnh, phác thảo, bản tin hoặc bất kỳ hình ảnh nào khác giúp vẽ một bức tranh trong tâm trí khách hàng về những gì bạn có thể làm. Đây là một cách tuyệt vời để tiếp thị doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn.

5. Các chi phí đề xuất

Cẩn thận trình bày tất cả các chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện này.

Định dạng phần này như là một loạt các bước sẽ hướng dẫn khách hàng của bạn qua tất cả các giai đoạn của sự kiện, giúp họ hình dung từng khía cạnh khi nó mở ra.

Hãy cụ thể trong một loại chi phí chung. Ví dụ: nếu bạn có mục hàng phục vụ ăn uống, hãy tính chi phí cá nhân cho thức ăn cho biết số tiền trên mỗi người, số máy chủ yêu cầu và tỷ lệ giờ, chi phí cho thuê bàn, khăn trải giường và vân vân.

Thay vì chuẩn bị một đề xuất với một giá lớn ở cuối, hãy viết một đề xuất được chia thành mục để khách hàng của bạn có thể hiểu được các chi phí cá nhân.

Điều này có ích vì hai lý do:

1. nó cản trở cú sốc "sốc" khi tất cả các mục đều được đánh giá và có một giá lớn ở phía dưới; và
2. nó mang lại cho khách hàng của bạn cơ hội để quyết định xem chi phí cho giờ cocktail thêm là có giá trị chi phí.

6. Các bước tiếp theo

Ở cuối đề xuất kinh doanh sự kiện của bạn, bao gồm bất kỳ chi tiết nào liên quan đến thời gian hoặc các bước tiếp theo.

Nếu sự kiện có ngày công ty, đảm bảo bạn cho biết rằng một hợp đồng đã ký phải được nhận vào một ngày nhất định để bạn lên kế hoạch và thực hiện sự kiện.

Chỉ định khoản tiền gửi được yêu cầu và ngày mà nó phải được nhận.

7. Thông tin Liên hệ

Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ về doanh nghiệp của bạn ở cuối đề xuất kinh doanh sự kiện.Liệt kê trang web của bạn, địa chỉ email, số điện thoại, số fax và địa chỉ gửi thư. Gắn thẻ kinh doanh vào đề xuất của bạn để dễ dàng tham khảo.

Giữ đường truyền thông Mở

Sau khi gửi cho khách hàng sự kiện của bạn lên kế hoạch kinh doanh, hãy liên hệ với họ để cho họ biết đề xuất đang trên đường. Cho họ biết bạn sẽ theo dõi trong một vài ngày để xem họ có bất kỳ câu hỏi nào không. Hãy duy trì đối thoại. Hãy đáp ứng và cung cấp sự chú ý cá nhân. Nó là một chỉ báo về cách bạn kinh doanh và đóng giao dịch.