7 Email Mẹo quản lý để tăng nhanh năng suất

Một trong những thách thức phổ biến nhất đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ là cân bằng sự cần thiết phải hoàn thành rất nhiều trong những gì không bao giờ có vẻ như là đủ thời gian. Chúng tôi là một nhóm hàng loạt thường xuyên được dự kiến, và hầu hết chúng ta có thể hưởng lợi từ một số thời gian, hoặc ít nhất là sử dụng hiệu quả hơn trong thời gian chúng ta có.

Khi nói đến quản lý thời gian, tìm ra cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn thường là một thách thức. Một nơi tốt để bắt đầu là quản lý email; đây là một lĩnh vực đứng đầu danh sách những người giết thời gian cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ.

Bởi vì email là một hình thức liên lạc liên tục, và chúng tôi không có toàn quyền kiểm soát lưu lượng truy cập đến, chúng tôi cần làm việc để cải thiện năng suất của chúng tôi trong cách chúng tôi nhận, tổ chức, trả lời và thậm chí suy nghĩ về email. Các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn tạo ra một hệ thống quản lý email của mình theo cách hỗ trợ năng suất thay vì ăn uống ở đó.

1. Tắt thông báo.

Email có xu hướng xuất hiện vào mọi lúc trong ngày và đêm, vì vậy điều quan trọng là bạn phải kiểm soát được lưu lượng thư đến thích hợp với thời gian của mình như thế nào. Tắt thông báo tin nhắn mới trên cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn để tránh xáo trộn và gián đoạn liên tục lịch trình của bạn và kiểm tra thư khi nó thuận tiện.

2. Quyết định cách sử dụng hộp thư đến của bạn.

Có rất nhiều triết lý khác nhau khi quản lý hộp thư email của bạn. Bạn có thể sử dụng hộp thư đến của bạn như một catchall, giới hạn nó chỉ cho các thư ưu tiên cao, hoặc làm cho nó một danh sách tác vụ làm việc.

Điều quan trọng là chọn một mục đích cho hộp thư đến của bạn và gắn bó với nó.

3. Tạo danh sách trắng email và danh sách đen.

Hầu hết các trình khách email và nhà cung cấp dịch vụ email đều cho phép người dùng tạo danh sách các địa chỉ an toàn để đảm bảo những thông điệp đó được thông qua, trong khi cấm hoặc chặn, những gì bạn cho là địa chỉ spam. Hãy dành thời gian để cập nhật các danh sách này thường xuyên để giữ email của bạn sạch sẽ.

4. Thiết lập một quá trình hẹn giờ và hàng loạt.

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ được lợi từ việc có thời gian trong ngày chỉ để gửi email. Nếu điều này phù hợp với bạn, dành một khoảng thời gian cụ thể trong ngày để trả lời tin nhắn, di chuyển các mục hành động đến danh sách công việc của bạn, xoá rác và nhận được một cái nhìn rõ về những gì bạn cần chú ý tiếp theo.

5. Sử dụng quy tắc để tự động hoá quá trình.

Để tinh giản quá trình quản lý email hơn nữa, hãy sử dụng các quy tắc trong ứng dụng email của bạn để sắp xếp, gắn cờ, di chuyển và sắp xếp tin nhắn của bạn. Mặc dù phải mất một thời gian để tạo ra các quy tắc hỗ trợ cách bạn sử dụng email, một khi bạn đã tạo ra chúng, bạn có thể cắt giảm một phần đáng kể thời gian xử lý email của bạn.

6. Hãy bắt đầu từ điện thoại thông minh của bạn.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có điện thoại thông minh để họ có thể giữ liên lạc và làm việc ngay cả khi họ ở ngoài văn phòng.Nếu bạn thường xuyên kiểm tra email trên thiết bị di động của mình, bạn có thể tiết kiệm một khoảng thời gian đáng kể bằng cách đọc và bắt đầu xử lý thư trong khi bạn di động. Thậm chí nếu bạn chỉ cần làm cho nó một thói quen để xóa rác và tin nhắn bạn không cần phải tiết kiệm, bạn có thể hưởng lợi từ việc có một hộp thư đến tinh gọn khi bạn trở lại văn phòng.

7. Nếu bạn không đọc nó, hãy hủy đăng ký!

Bản tin email và các thông điệp tiếp thị qua email khác có thể là một cách tuyệt vời để kết nối với khách hàng, đồng nghiệp, đối tác và các doanh nghiệp khác mà bạn quan tâm nhưng những thông điệp này có thể nhanh chóng dồn lên.

Nếu bạn không đọc một thư gửi định kỳ cụ thể trong một số vấn đề, hãy dừng đăng ký của bạn. Giới hạn các bản tin email và các tin nhắn tự động khác chỉ cho những người bạn thường xuyên đọc có thể là một cách dễ dàng để giảm số lượng lớn trong hộp thư đến của bạn.

Để có thêm nhiều công cụ để giúp bạn phát triển kinh doanh nhỏ hơn, hãy khám phá danh sách 101 ứng dụng năng suất này.