5 Cách để cải thiện quản lý chi phí nhân viên của bạn

Gần đây bạn đã phát hiện ra những lỗ hổng lớn trong ngân sách của mình chỉ để tìm ra họ đang ngày càng tăng do chi phí nhân viên không được tính? Các tài khoản chi phí công ty là một đặc điểm tuyệt vời của doanh nghiệp nhưng cũng có thể gây thiệt hại nếu không được quản lý phù hợp. Cho dù bạn đang lãng phí bộ phận kế toán hay quản lý giờ đuổi theo sau khi báo cáo chi phí hoặc mất hàng ngàn đô la trong các chi phí không thể được chứng minh, bạn sẽ gặp phải một số vấn đề dòng tiền lớn sớm hay muộn.

Từ khuyến khích các hành vi tốt hơn để cải thiện các hạn chế, dưới đây là một số cách để cải thiện quản lý chi phí tổng thể của bạn.

1. Tài khoản chi phí giới hạn.

   Nếu bạn đang gặp khó khăn khi bắt đầu chính xác những gì các tài khoản chi phí đang trả, hạn chế số lượng tài khoản đang hoạt động là một cách để giữ cho chi phí không bị kiểm soát. Sử dụng nhà cung cấp thẻ tín dụng hỗ trợ tạo thẻ nhân viên có giới hạn chi tiêu cụ thể hoặc cung cấp tài khoản tiền mặt với khoản thanh toán mỗi ngày. Nếu nhân viên có nhu cầu chi tiêu vượt quá số tiền quy định, yêu cầu biên nhận và biện minh cho các khoản chi tiêu của tài khoản. Bạn có thể muốn thực hiện thêm một bước bằng cách xác định phân bổ theo vị trí nhân viên hoặc nhiệm kỳ để giữ cho các quá trình được cấu trúc và dễ hiểu khi công ty của bạn phát triển.

2. Cung cấp các biện pháp khuyến khích để khuyến khích theo dõi chi phí.

   Theo dõi chi phí là một trách nhiệm khác mà nhân viên của bạn có thể không muốn thực hiện. Thêm nhiều thủ tục giấy tờ trong khi đi làm ăn có thể gây bực bội, vì vậy hãy cho họ một động lực để làm như vậy. Cung cấp thêm phụ cấp hoặc thanh toán từng ngày để gửi biên nhận đúng thời hạn, có thể dưới hình thức một phòng hoặc cuộc thi toàn công ty. Một số đặc quyền cần xem xét có thể bao gồm các món quà nhỏ, nhận dạng nhân viên hoặc ăn trưa. Thăm dò nhân viên của bạn để tìm ra những lợi ích mà họ muốn nhận và sau đó tạo ra các tiêu chuẩn và ngưỡng cho việc phát hành các giải thưởng để nhân viên biết mục đích của mình.

3. Làm rõ chi phí chấp nhận được và không được chấp nhận.

   Những gì bạn nghĩ là chi phí nhân viên được chấp nhận và những gì mà nhân viên nghĩ có thể là hai điều khác nhau. Thay vì tranh luận với nhân viên về các chi phí không cần thiết, hãy tạo một sổ tay hoạt động xác định chính xác những gì bạn cho là những chi phí có thể chấp nhận được cho các chi phí chung như bữa ăn trưa, bữa tối và các nguồn cung cấp kinh doanh. Điều này bao gồm các giới hạn tối đa về chi phí như vé máy bay, bữa ăn hoặc khách sạn và nâng cấp địa chỉ và tiện ích mà nhân viên của bạn có thể bị cám dỗ để thêm vào tài khoản chi phí của họ. Hợp lý và hợp lý phải được giải thích một cách trực tiếp và rõ ràng nhất.

4. Đồng bộ hóa các câu lệnh thẻ công ty với phần mềm kế toán.

   Nhiều chương trình kế toán kéo các giao dịch thẻ trực tiếp từ thẻ tín dụng trở lại kết thúc vì vậy bạn không phải là dành một số tiền đáng kể thời gian phù hợp với biên nhận để giao dịch.Bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên sử dụng phần mềm theo dõi và báo cáo chi phí để họ có thể quét và so khớp hóa đơn trong thời gian thực. Nó sẽ giúp giữ cho mọi thứ được phối hợp và giúp bạn xác định bất kỳ hành vi vi phạm các quy tắc chi phí chấp nhận được.

5. Tự động giảm chi phí.

   Sử dụng các hệ thống quản lý chi phí cho phép bạn xác định các tham số trong chi phí, loại và chi phí không được chấp nhận. Khi bạn tự động xử lý những chi phí này, bạn sẽ cắt giảm thời gian bạn dành cho việc làm việc trên hệ thống. Nếu có những vấn đề lớn, hệ thống sẽ thu hút sự chú ý của bạn mà không yêu cầu đầu vào của bạn trên cơ sở hàng ngày. Cung cấp cho nhân viên cơ hội để xem phần mềm hoạt động như thế nào để họ hiểu bạn sẽ theo dõi chi tiêu như thế nào. Điều này sẽ giúp giảm đáng kể số lượng nhân viên vi phạm các quy tắc chi tiêu.

Cuối cùng, đừng quên rằng một số nhân viên có thể chỉ không "có được nó". Bạn có thể xem xét thu hồi đặc quyền của tài khoản chi tiêu của nhân viên đang liên tục vi phạm các quy tắc của công ty và thay vào đó yêu cầu chi tiêu ban đầu của họ.

Chỉ bằng cách hoàn trả chi phí có thể chấp nhận được, bạn hầu như sẽ loại bỏ khả năng vi phạm. Tất nhiên, hãy nhớ rằng nhân viên phải có chi phí lớn có thể không có nguồn lực cá nhân để làm điều này - làm việc cho công ty của bạn không nên tạo ra một gánh nặng quá mức cho nhân viên của bạn. Bằng cách tìm ra một điểm họp hài hòa, công ty của bạn, nhân viên của bạn và quản lý chi phí của bạn nên tìm ra một phương tiện hiệu quả hơn.