5 Lý do Theo dõi thời gian Là sự lựa chọn đúng

Bạn có nhớ bao nhiêu lần bạn và đội của bạn cảm thấy quá tải vì khối lượng công việc? Bạn tốn bao nhiêu tiền để buộc mình phải làm việc, mặc dù thiếu năng lượng? Thật dễ dàng để đổ lỗi cho sự mệt mỏi của bạn về căng thẳng và có rất nhiều điều để làm trong ngày. Nhưng có lẽ sự thật là ở đâu đó khác?

Dĩ nhiên, hai yếu tố mà tôi vừa đề cập đang góp phần vào tình huống khó khăn của bạn (và của các thành viên trong nhóm của bạn nữa).

Thay vì phàn nàn, hãy tìm câu trả lời để giải quyết vấn đề này bằng cách xem kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Hãy tự hỏi mình: bạn lãng phí bao nhiêu thời gian mỗi ngày trong công việc liên quan đến công việc như kiểm tra email, trả lời cuộc gọi điện thoại hoặc các cuộc họp không hiệu quả?

Nhờ công nghệ mà bạn không phải tự mình làm việc. Đi là những ngày của việc tự đăng nhập thời gian của bạn trong một máy tính xách tay trong tăng 15 phút nếu bạn muốn có bất kỳ ý tưởng về cách bạn đã dành ngày của bạn. Hôm nay các ứng dụng theo dõi thời gian như TimeCamp sẽ làm điều đó cho bạn. Tất cả bạn phải làm là chọn phần mềm theo dõi thời gian thích hợp cho bạn.

Nhưng bên ngoài không cần phải đăng nhập thời gian, những lý do gì để sử dụng phần mềm theo dõi thời gian ở tất cả trong thói quen hàng ngày của bạn? Hãy nhìn vào 5 lý do tại sao thời gian theo dõi là một sự lựa chọn thông minh.

1. Nó làm cho việc Bill dễ dàng hơn

Tất cả chúng ta đều biết rằng các vấn đề về thanh toán hơi phức tạp một chút - hầu hết chúng ta đều gặp vấn đề với việc phải trả ít nhất một lần trong đời.

Đó là lý do tại sao thời gian theo dõi phần mềm đã được phát minh: để làm cho quá trình này dễ dàng hơn.

Tốt cho cả người sử dụng lao động và người lao động (và trong các trường hợp khác đối với công ty và khách hàng), bởi vì công cụ này theo dõi thời gian cho tất cả các hoạt động trong ngày dựa trên tỷ lệ giờ ước tính. Hơn nữa, bạn có thể làm cho nó hầu như trong suốt để người dùng thậm chí không phải bấm vào để chuyển giờ trên.

Trong tính năng theo thời gian tự động của TimeCamp, họ theo dõi từ khoá trong tài liệu của bạn để thành viên nhóm sử dụng nó trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình không phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ để bắt đầu theo dõi thời gian. Công cụ này theo dõi các hoạt động thông qua các từ khoá trong tác phẩm bạn đang làm trực tuyến, chẳng hạn như đánh máy văn bản hoặc đọc email.

Và sau đó, nhờ liên kết theo dõi thời gian với các tính năng lập hoá đơn, một hóa đơn với dữ liệu chi tiết đã sẵn sàng để cho khách hàng biết dự án đã mất bao lâu và chi phí bao nhiêu.

2. Nó giúp bạn quản lý dự án tốt hơn

Việc tích hợp quản lý thời gian với các công cụ khác của bạn, chẳng hạn như đưa thời gian theo dõi vào Asana hoặc Trello, có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian làm người quản lý dự án, giải phóng bạn để quản lý dự án.

Các công cụ phù hợp, kết hợp, cho phép bạn ước tính chi phí dự án của bạn hiệu quả hơn bởi vì bạn có thể phủ lên kế hoạch dự án với chi phí mỗi giờ, và với hai dữ liệu đó bạn có thể làm việc trong ngân sách dự án có thể xảy ra (có nhiều lời khuyên hơn về việc tạo ngân sách dự án ở đây).

Điều đó giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án tốt hơn bởi vì bạn có nhiều dự án được kiểm soát và có thể quản lý một cách hiệu quả và minh bạch.

Rốt cuộc, quản lý thời gian dự án là điều mà tất cả các nhà quản lý dự án cần phải làm việc trong suốt dự án của họ. Tại sao không làm mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với một số công cụ để giúp đỡ?

3. Nó giúp bạn tránh làm phiền

Rõ ràng là nếu bạn sử dụng theo dõi thời gian, bạn sẽ tập trung hơn vào công việc được theo dõi bởi vì có cảm giác ai đó đang xem. Hiệu trưởng hoặc khách hàng của bạn có một cái nhìn rõ ràng về những gì bạn đang làm, vì vậy bạn cảm thấy bắt buộc phải làm nó - như bạn nên.

Theo dõi thời gian giúp bạn tránh xa mọi thứ làm bạn phân tâm mỗi ngày - những lần nghỉ không hiệu quả trong các cuộc họp kéo dài hoặc kiểm tra Facebook hai lần mỗi mười phút.

Một điều mà bạn có thể thấy rõ ràng với việc theo dõi thời gian là mục đích của hoạt động. Nếu bạn không đạt được điều đó thì bạn không xứng đáng nghỉ ngơi.

4. Nó tăng tính minh bạch

Lý do này được kết nối chặt chẽ với tính năng theo dõi thời gian quan trọng khác - báo cáo.

Đối với mỗi tác vụ và dự án, bạn sẽ có được báo cáo chi tiết về thời gian theo dõi phần mềm. Điều này giúp xác định nơi nào có sự lãng phí nhiều nhất.

Đọc tiếp 5 Báo cáo Dự án Chính

Các báo cáo cũng có thể giúp bạn xác định nơi bạn cần dành nhiều thời gian hơn: về những hoạt động quan trọng giúp thúc đẩy các dự án của bạn tiến lên một cách chiến lược. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra nếu bạn dành nhiều thời gian cho các sáng kiến ​​chiến thuật và không đủ cho bức tranh toàn cảnh, công việc tầm nhìn giúp nhóm của bạn đến với nhau và thực hiện rất cao dưới sự lãnh đạo của bạn.

5. Nó chứng minh tình hình tài nguyên

Bạn có bao giờ hỏi một nguồn khác trong nhóm dự án chỉ để được thông báo rằng quản lý của bạn không cảm thấy nó là thực sự cần thiết? Một nhà tuyển dụng tốt không nên bỏ qua nhân viên của mình khi họ cảm thấy quá tải, nhưng khi bạn thực sự bận rộn và tuyệt vọng cần một đôi bàn tay khác đó chính xác là thời điểm bạn không có thời gian để rảnh rỗi để biện minh cho lý do tại sao một người khác cần thiết.

Theo dõi thời gian giúp nhóm chứng minh rằng đôi khi vấn đề là nó chỉ là quá nhiều công việc cho không đủ người. Báo cáo chi tiết cho thấy sự tiến bộ và số giờ làm việc có thể nhanh chóng cung cấp đầu vào cho các biện minh kinh doanh cho các nguồn lực thêm vào dự án của bạn. Lập kế hoạch nguồn lực hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian, vì vậy khi tất cả các công cụ của bạn làm việc cùng nhau, bạn có thể đạt hiệu quả cao hơn.

Theo dõi thời gian giúp chúng tôi hiệu quả hơn trong công việc, nhận ra sự phân tâm và loại bỏ chúng. Nó làm tăng năng suất một cách đơn giản và rõ ràng bằng cách chỉ ra nơi mà chúng tôi lãng phí thời gian nhiều nhất. Đừng ngần ngại, bắt đầu theo dõi thời gian và tiết kiệm tiền!

Đây là bài báo khách mời của Paweł Kijko, CMO tại TimeCamp.