Là Thời gian Để Theo dõi Khoảng không quảng cáo?

Đối với nhiều doanh nghiệp mới hoặc mở rộng nhanh chóng, giá trị của khoảng không quảng cáo có thể thường chiếm một phần đáng kể trong tổng tài sản của họ. Đối với những người khác, chi phí hàng tồn kho là một khoản nhỏ. Trừ khi doanh nghiệp của bạn bán hoặc lưu trữ các mặt hàng thuộc diện giám sát pháp lý, chẳng hạn như một số vật liệu nguy hiểm hoặc dược phẩm, không có luật nào yêu cầu bạn phải triển khai hoặc duy trì hệ thống theo dõi hàng tồn kho.

Hầu hết các doanh nghiệp đều thấy rằng những lợi ích được cung cấp bởi quản lý hàng tồn kho hiệu quả làm cho những nỗ lực của họ có giá trị, nhưng cũng đúng rằng không phải mọi doanh nghiệp đều cần theo dõi hàng tồn kho.

Vì không tồn tại các quy tắc cụ thể liên quan đến việc theo dõi khoảng không quảng cáo, quyết định xem doanh nghiệp của bạn có nên theo dõi khoảng không quảng cáo phải dựa trên các yếu tố cụ thể cho từng doanh nghiệp hay không. Trả lời các câu hỏi sau đây có thể giúp bạn quyết định xem liệu đã đến lúc bạn bắt đầu một hệ thống quản lý hàng tồn kho.

1. Bạn có mua chỉ cần số lượng cần thiết để điền vào đơn đặt hàng khi bạn nhận được chúng? Ví dụ: nếu bạn bán trang phục phù dâu có sẵn ở nhiều kích cỡ và màu khác nhau, bạn có lưu trữ tất cả các tùy chọn có thể trong nhiều lần hoặc mua đúng kích cỡ theo màu được yêu cầu khi khách hàng đặt hàng? Nếu sau, bạn có thể không cần phải theo dõi hàng tồn kho.

2. Giá trị khoảng không quảng cáo của bạn có hơn 25 phần trăm doanh thu hàng tháng của bạn không?

Nếu có, nhiều kế toán viên đề nghị bạn lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho.

3. Bạn thường bỏ lỡ một cơ hội bán hàng như thế nào vì những món hàng không có trong kho? Các cơ hội bị mất có thể khó xác định, nhưng bạn có thể đã gọi khách hàng hoặc ghé thăm cửa hàng của bạn để hỏi xem bạn có một mặt hàng cụ thể hay không.

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một kệ trống; có lẽ khách hàng đang xem một thềm trống thay vì mặt hàng họ dự định mua và sau đó để lại mà không cần bán. Một hoặc hai món hàng tồn kho trong vòng một năm sẽ không ảnh hưởng đến doanh thu của bạn, nhưng những trường hợp thường xuyên hơn có thể. Hệ thống theo dõi khoảng không quảng cáo được quản lý tốt có thể giúp bạn tránh các mặt hàng không có hàng.

4. Bao lâu bạn nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn bạn có thể điền vào một thời gian kịp thời? Đây được gọi là overselling, và mặc dù nó tương tự như các mặt hàng đã hết hàng, thuật ngữ này thường được sử dụng trong thương mại điện tử. Việc bán hàng có thể gây bất lợi đặc biệt nếu bạn quảng cáo vận chuyển trong ngày hôm sau hoặc thực hiện những lời hứa tương tự, chẳng hạn như đảm bảo rằng một đơn đặt hàng sẽ đến bằng kỳ nghỉ. Bán hàng là một dấu hiệu tốt cho thấy bạn cần theo dõi khoảng không quảng cáo của mình.

5. Bạn tự tin đến mức nào bạn không gặp trở ngại về hàng tồn kho? Hàng tồn kho biến mất có thể là dấu hiệu trộm cắp bởi người mua sắm hoặc nhân viên.Nó cũng có thể chỉ ra sự cố không báo cáo. Bạn có thể nhận thấy rằng một mục cụ thể đã đơn giản biến mất, nhưng bạn cũng có thể nhận thấy rằng tỷ lệ giữa bán hàng và tài khoản mua hàng của bạn là không thuận lợi. Theo dõi khoảng không quảng cáo có thể giúp bạn xác định co rút để bạn có thể thực hiện hành động khắc phục.

6. Bạn có duy trì một nguồn cung cấp nguyên liệu hoặc các thành phần mà bạn sử dụng để sản xuất thành phẩm để bán? Nếu có, bạn có thể cần theo dõi hàng tồn kho để giúp bạn đảm bảo rằng bạn có đủ nguyên vật liệu sẵn có để sản xuất các mặt hàng bạn cần để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thiết lập hệ thống theo dõi hàng tồn kho

Các hoạt động sản xuất và bán lẻ chủ yếu có hệ thống theo dõi hàng tồn kho phức tạp kết nối các dịch vụ hậu cần, đặt hàng, mua hàng, lập kế hoạch sản xuất, thiết bị bán lẻ, kế toán chi phí và các phòng ban khác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ hơn thường không cần đến một phương pháp theo dõi hàng tồn kho phức tạp, ít nhất không phải lúc đầu. Một hệ thống có thể đơn giản như một hộp chứa tệp chứa các thẻ chỉ mục hoặc một chất kết dính chứa một tờ giấy cho mỗi mục trong kho của bạn.

Cũng có một số chương trình phần mềm miễn phí để quản lý hàng tồn kho và một số chương trình thô sơ hơn có thể được tải xuống miễn phí.

Đương nhiên, hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn sẽ cần phản ánh bản chất của doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể của bạn. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống kiểm kê tốt bao gồm các thông tin sau.

1. Vị trí: Chỉ định mã vị trí đơn giản cho mọi vị trí được sử dụng để lưu kho. Ví dụ: nếu bạn có ba ngăn xếp kệ, bạn có thể sử dụng các chữ cái A, B và C để biểu diễn các đơn vị, tiếp theo là một số đại diện cho kệ cụ thể, chẳng hạn như A-2 hoặc C-4.

2. Mục: Bạn sẽ cần phải thiết lập một số mục hoặc mô tả cho mỗi mục mà bạn dự định kiểm kê. Sự phức tạp của số sản phẩm thay đổi. Ví dụ: nếu bạn bán nhiều bộ váy của phụ nữ, bạn có thể thiết lập một hệ thống đánh số xác định phong cách, màu sắc và kích thước của mỗi bộ đầm được bán. Mặt khác, bạn chỉ cần bao gồm tất cả các bộ quần áo theo một số duy nhất, thiết lập các số riêng cho mỗi kích thước hoặc chọn bất kỳ phương pháp nào khác. Nếu bạn bán lại các mặt hàng mà bạn mua từ người bán sỉ, bạn chỉ cần sử dụng số cổ phiếu của người bán sỉ. Điều này sẽ làm cho sắp xếp lại khá đơn giản là tốt.

3. Chi phí: Bạn sẽ cần phải biết chi phí đơn vị của mỗi mặt hàng để định giá hàng tồn kho của bạn. Chi phí này có thể thay đổi với mỗi đơn đặt hàng mới. Theo dõi các chi phí biến đổi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận gộp và chi phí bán hàng, vì vậy số lượng chính xác sẽ là yếu tố chính để giữ P & L chính xác.

4. Nguồn: Bao gồm tên của nhà cung cấp mà từ đó bạn mua hàng. Việc lưu giữ hồ sơ này sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp lại hoặc theo dõi các thay đổi của nhà cung cấp cùng với các biến thể chất lượng hoặc chi phí.

5. Ngày: Ghi ngày bạn nhận hàng.

6. Số lượng: Nhập số đơn vị bạn nhận được hoặc hiện có trong tay.

7. Sắp xếp lại: Dựa vào doanh thu dự kiến ​​của bạn và thời gian dẫn của nhà cung cấp, bạn nên xác định điểm mà bạn cần sắp xếp lại sản phẩm.

8. Hoạt động: Khi bán hàng xảy ra, ghi lại ngày và số lượng, sau đó trừ đi các đơn vị bán ra từ số lượng trên tay. Bạn cũng cần phải ghi lại các mục đã bị hỏng trong kho hoặc nếu không được hiển thị unsellable.

Cho dù bạn chọn hệ thống thủ công hay giải pháp phần mềm, chìa khóa để theo dõi khoảng không quảng cáo hiệu quả là duy trì hồ sơ của bạn một cách thường xuyên và thường xuyên. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể cần cập nhật nhật ký thủ công hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Giải pháp máy tính có thể loại bỏ nhiều công việc thủ công nhưng ngay cả hệ thống tự động sẽ yêu cầu bảo trì, chẳng hạn như nhập số mục mới hoặc cập nhật mã vị trí. Điều này có nghĩa là phát triển quy trình chuẩn và giáo dục bất cứ ai sẽ chạm vào nó để quản lý và duy trì nó tốt nhất.

Cuối cùng, quyết định liên quan đến việc thực hiện theo dõi khoảng không quảng cáo và phương pháp tốt nhất để sử dụng phải nằm ở đâu với mỗi chủ doanh nghiệp. Chỉ bạn mới có thể xác định liệu bản chất của doanh nghiệp, khối lượng và các vấn đề cụ thể của bạn có thể có lợi từ chính sách quản lý hàng tồn kho chính thức hay không.