Tại sao Petty Cash lại quan trọng đối với tài chính doanh nghiệp của bạn

Tiền mặt nhỏ không phải là những gì nó được sử dụng để được. Trong những ngày khi chúng tôi trả tiền cho tất cả các giao dịch kinh doanh nhỏ bằng tiền mặt, cần phải cố ý theo dõi các giao dịch đó. Trong thế kỷ 21, chúng ta có cách tốt hơn để thanh toán cho việc mua bán doanh nghiệp nhỏ và theo dõi chúng. Nhưng khái niệm "tiền mặt nhỏ" vẫn còn quan trọng.

Tiền mặt nhỏ là gì?

Tiền nhỏ mô tả các giao dịch nhỏ của một doanh nghiệp.

Từ "petty" được sử dụng bởi vì nó nhỏ (nhỏ) số tiền của tiền mặt hoặc các giao dịch giống như tiền mặt. "Petty" không phải là quá nhỏ nữa, do đó, suy nghĩ của nó như là một lượng nhỏ mà bạn có thể không nghĩ về theo dõi. Trong bài này, chúng ta sẽ sử dụng thuật ngữ "tiền mặt nhỏ" để bao gồm một loạt các giao dịch kinh doanh nhỏ.

Ví dụ:

Mua cà phê cho máy pha cà phê trong văn phòng

Trả lệ phí cầu đường hoặc bãi đậu xe

• Điều trị nhân viên để pizza để ăn mừng thành tích
• Mua một món quà nhỏ trên đường đến một cuộc họp kinh doanh.
• Tại sao Petty Cash quan trọng?
• Các giao dịch tiền mặt nhỏ bổ sung. Không phải ghi chép và theo dõi những giao dịch mua nhỏ này có thể có nghĩa là rất nhiều chi phí kinh doanh tiềm ẩn không bị đòi lại, như bỏ chúng đi.

Hãy xem xét một vài ví dụ:

Nếu bạn sử dụng ly cà phê Keurig cho văn phòng của mình, ngay cả khi mua rẻ và hàng rời, bạn sẽ phải tốn khoảng 26 cent một cốc. Đối với một nhân viên trung bình uống cà phê, đó là hai ly mỗi ngày khoảng 200 ngày một năm, đó là hơn 100 đô la cho một nhân viên đó. Nhân với số nhân viên và bạn có một khoản tiền lớn.

Pizza cho 10 người có thể có giá 50 đô la. Nếu bạn làm điều đó mỗi tháng một lần, đó là 600 đô la một năm. Không phải giữ kỉ lục có nghĩa là $ 600 bị mất phí.

Các giao dịch tiền mặt nhỏ nên được ghi lại như thế nào?

• Bạn có thể ghi trên phiếu hoặc danh sách, tùy vào điều kiện nào là dễ dàng hơn. Điều quan trọng cần nhớ là mỗi giao dịch phải được ghi lại và phải bao gồm:
• Ngày giao dịch

Số tiền giao dịch

Mô tả chung về giao dịch (ví dụ như "bánh rán cho cuộc họp văn phòng") < Bạn không cần phải ghi lại số tài khoản tại thời điểm giao dịch.

• Khi bạn bổ sung tiền mặt nhỏ, giao dịch nhóm theo số tài khoản và nhập vào chương trình kế toán của bạn.
• Tôi có thể theo dõi các giao dịch tiền mặt nhỏ trực tuyến không?
• Chủ doanh nghiệp thông minh ngày nay đang trả tiền cho các giao dịch kinh doanh với thẻ tín dụng kinh doanh hoặc thẻ ghi nợ và ứng dụng. Bạn có thể theo dõi chỗ đậu xe với một ứng dụng và bạn có thể sử dụng hệ thống thanh toán phí tự động để loại bỏ thời gian dành cho làn đường "chỉ có tiền mặt" ở đường thu phí. Tất nhiên, thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ tín dụng kinh doanh của bạn làm cho việc theo dõi các khoản chi tiêu nhỏ dễ dàng.Chỉ cần nhớ lưu ý mục đích kinh doanh trên biên nhận.

Nếu doanh nghiệp của tôi vẫn có một hộp tiền mặt thì sao?

Nhiều doanh nghiệp có quỹ tiền mặt nhỏ trong văn phòng, đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ có khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Hộp tiền mặt được sử dụng để thay đổi, và trong một số trường hợp đối với các giao dịch kinh doanh nhỏ. Thông thường, hộp bắt đầu bằng một số dư bằng tiền mặt, bằng các mệnh giá phù hợp. Sau đó, khi hộp tiền mặt thấp, nó được bổ sung.

Nếu quỹ tiền mặt được sử dụng cho các giao dịch mua nhỏ, hãy giữ một hộp đăng nhập để các khoản mua hàng này có thể được ghi lại.

Làm thế nào để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ được ghi lại?

Bạn có trách nhiệm với tư cách là chủ doanh nghiệp để thiết lập các chính sách sử dụng tiền mặt nhỏ để theo dõi các giao dịch tiền mặt nhỏ và đảm bảo rằng nhân viên đang sử dụng tiền mặt một cách có trách nhiệm. Một số khả năng:

Cho nhân viên đáng tin cậy thẻ ghi nợ doanh nghiệp và yêu cầu họ chuyển chi tiết về mục đích kinh doanh cho tất cả các khoản mua hàng ghi nợ.

Yêu cầu nhân viên sử dụng ô tô của mình để kinh doanh có bộ phận theo dõi số tiền. Bạn có thể cung cấp nó và nhận được các chi tiết. Bạn sẽ cần nhân viên để xác minh mục đích kinh doanh.

Nếu nhân viên có điện thoại thông minh để sử dụng trong kinh doanh, yêu cầu họ bao gồm các ứng dụng để chụp biên lai bằng ảnh hoặc gửi chúng tới phòng kế toán của bạn.

Dòng dưới cùng về tiền mặt nhỏ:

• Việc thiết lập và theo dõi tiền mặt nhỏ cần phải là một phần của hệ thống lưu trữ hồ sơ tổng thể cho công ty của bạn.
• Hãy nhớ rằng, nếu bạn không ghi lại, bạn không thể khấu trừ nó như một khoản chi phí kinh doanh. Hãy chắc chắn rằng bạn đang tận dụng tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ, vì vậy bạn có thể yêu cầu chi phí kinh doanh hợp pháp hơn và giảm thuế doanh nghiệp của bạn.