Nếu bạn mất hồ sơ kinh doanh trong thảm hoạ?

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp tai họa, như bão, lốc xoáy, hoặc trận bão tuyết, bạn cần có thể trở lại kinh doanh ngay lập tức. Một điều quan trọng cần xem xét khi lập kế hoạch khắc phục thiên tai kinh doanh là làm thế nào để lưu trữ và thu hồi hồ sơ kinh doanh của bạn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất hồ sơ kinh doanh trong thảm hoạ? Đó là một whammy đôi. Bạn có hai vấn đề ở đây:

Thứ nhất, bạn không có hồ sơ để hỗ trợ khấu trừ thuế nói chung và,

Thứ hai, bạn không có hồ sơ để hỗ trợ thiệt hại do thiên tai.

Hỗ trợ khấu trừ thuế khi tài liệu không có

IRS yêu cầu các doanh nghiệp (và cá nhân) cung cấp hồ sơ để hỗ trợ doanh nghiệp của họ hoặc khấu trừ thuế cá nhân. Nếu bạn không có hồ sơ kinh doanh để hỗ trợ khấu trừ, và bạn được kiểm toán, bạn có một tình trạng tiến thoái lưỡng nan. Các quy định về thuế quy định rằng "không có hồ sơ của người nộp thuế không làm giảm người nộp thuế gánh nặng chứng minh quyền được khấu trừ của họ."

Bạn sẽ cần phải cố gắng khôi phục lại hồ sơ kinh doanh bị mất. Nhưng nếu hồ sơ đã bị mất hoặc bị phá hủy trong thảm hoạ kinh doanh, bạn sẽ làm gì?

Hỗ trợ thiệt hại do thiên tai khi tài liệu không có sẵn

Trong trường hợp xảy ra thiên tai làm hỏng hồ sơ kinh doanh của bạn, hãy làm theo quy trình hai bước.

Trước tiên, lưu ý rằng thiên tai xảy ra. Trong một vụ kiện Tòa án Thuế gần đây (2014), Tòa án đã đánh thuế người nộp thuế vì ông chưa bao giờ báo cáo thiên tai.

Trong trường hợp này, người nộp thuế tuyên bố thiệt hại do lũ lụt đã làm hồ sơ kinh doanh của anh ta không thể phục hồi được, nhưng anh ta đã không ghi lại những thiệt hại về lũ lụt với một yêu cầu bảo hiểm hoặc bằng chứng khác. Nếu bạn không thể chứng minh các hồ sơ đã bị mất hoặc bị phá hủy, IRS có thể giả sử bạn không có chúng ở nơi đầu tiên.

Cách tốt nhất để ghi lại thảm họa là

nộp đơn yêu cầu bảo hiểm. Thậm chí nếu bạn sống trong một khu vực thiên tai, IRS không có cách nào biết được liệu doanh nghiệp của bạn có bị tổn thất trừ khi bạn đặt mất mát bằng văn bản hay không.

Làm thế nào để ghi lại tổn thất kinh doanh

Bạn sẽ cần hồ sơ tài sản của bạn để ghi lại những thiệt hại đối với tài sản kinh doanh, bao gồm xe cộ, thiết bị, đồ đạc và đồ đạc. Báo cáo thiệt hại về thương vong của công ty hoặc khai thuế cá nhân. IRS Publication 547 mô tả quá trình xác định khoản khấu trừ cho các thiệt hại, bao gồm giảm giá trị thị trường hợp lý.

Bạn cũng có thể nộp đơn xin trợ giúp với FEMA (cơ quan hỗ trợ khắc phục thảm họa khẩn cấp liên bang), hoặc nộp đơn yêu cầu bồi thường về khắc phục thảm họa với Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ.

Theo trường hợp của Tòa án thuế nêu trên, nếu hồ sơ kinh doanh của bạn bị mất hoặc bị phá hủy, bạn phải thực hiện "nỗ lực nghiêm túc và thuyết phục" để tái tạo lại hồ sơ kinh doanh của bạn.

Tái tạo hồ sơ sau thảm hoạ

IRS có xuất bản xuất sắc, thảo luận cách tái tạo hồ sơ của bạn trong trường hợp mất mát do tai ương.

Trên các mẫu này, bạn phải cung cấp "cơ sở chi phí" và "cơ sở điều chỉnh" cho bất kỳ tài sản mà doanh nghiệp của bạn sở hữu.

Bạn có thể làm được điều này? Bạn có hồ sơ cho thấy bạn đã thanh toán những gì cho công cụ này?

Bảo vệ Hồ sơ Kinh doanh khỏi thiên tai

Tất nhiên, cách tốt nhất để đảm bảo rằng hồ sơ kinh doanh của bạn tồn tại thảm hoạ là bảo vệ họ trước thảm hoạ.

Sao lưu hồ sơ và đưa họ đến một nơi an toàn, cách xa doanh nghiệp của bạn. Quay lại chúng lên mạng.

Đọc thêm về cách bảo vệ hồ sơ kinh doanh khỏi thảm hoạ.

Phải làm gì trước khi thiên tai tấn công doanh nghiệp của bạn

1. Thiết lập hệ thống lưu giữ hồ sơ kinh doanh của bạn để bạn có tất cả hồ sơ cần thiết cho mục đích thuế.

2. Làm cho hồ sơ kinh doanh của bạn an toàn trước thiên tai, càng nhiều càng tốt.

3. Sao lưu hồ sơ của bạn.

Muốn biết thêm thông tin

Nguồn: T. C. Tổng hợp. Op. 2014-75 (PDF)

Tài liệu tham khảo của IRS có thể hữu ích:

IRS Ấn phẩm 547: Tai nạn, thiên tai, và trộm cắp

IRS Ấn phẩm 584-B: Tài liệu về tai nạn thương mại, tai hoạ và mất mát tài sản