Thư hỗ trợ và Bản ghi nhớ về Tài trợ

Thư hỗ trợ là gì? Tại sao bạn cần chúng?

Bạn biết rằng những lời chứng thực từ các nhà tài trợ khác hoặc những người mà tổ chức phi lợi nhuận của bạn phục vụ có thể là những người có ảnh hưởng mạnh mẽ khi yêu cầu ngân quỹ. Bạn bao gồm những lời chứng thực trong các bức thư gây quỹ, trong trường hợp của bạn để được hỗ trợ và trong báo cáo hàng năm của bạn.

Lời chứng thực của bên thứ ba hoạt động hiệu quả với các đề xuất tài trợ. Những lời chứng thực này cho thấy rằng người khác, doanh nghiệp và tổ chức tin rằng bạn có thể hoàn thành công việc.

Thư hỗ trợ có thể đến từ một tổ chức đối tác, nhà tài trợ chính, một tổ chức khác, đại diện của Quốc hội, các doanh nghiệp hoặc các bên có liên quan chính. Nó cung cấp một lý do thuyết phục và thuyết phục vì sao nhà tài trợ nên hỗ trợ ứng dụng hoặc đề xuất tài trợ của bạn.

Trong khi thư hỗ trợ sẽ không giành được một giải thưởng, nó có thể khiến đề xuất tài trợ của bạn trở nên cạnh tranh hơn. Các thư hỗ trợ, đặc biệt là từ các cá nhân hoặc tổ chức cấp cao, cho thấy những người khác nghĩ rằng đề xuất của bạn có giá trị. Họ thậm chí có thể tín hiệu rằng tổ chức của bạn có một danh tiếng tuyệt vời và cộng đồng của bạn hỗ trợ công việc của bạn.

Thư hỗ trợ có thể là từ các nhà lãnh đạo cộng đồng, những người tin vào chương trình đề xuất của bạn, các nhóm khác có thể hợp tác với bạn hoặc thậm chí những người sẽ nhận được các dịch vụ mà bạn đề xuất.

Các thư hỗ trợ tốt nhất mô tả một đối tác sẽ hỗ trợ dự án như thế nào, truyền đạt sự nhiệt tình cho dự án, và tạo ra sự tín nhiệm đối với công việc của bạn.

Các thư hỗ trợ thường kèm theo một đề nghị hoặc đơn xin cấp kinh phí.

Trước khi bạn nộp một đề xuất xin tài trợ, lập danh sách những người hoặc tổ chức có thể hưởng lợi từ dự án đề xuất của bạn. Liên hệ với họ, tốt nhất là trong người, và hỏi xem họ có sẵn sàng viết thư hỗ trợ hay không.

Cung cấp cho họ các chi tiết về dự án của bạn và giải thích những lợi ích cho họ và cộng đồng của họ. Nếu họ đồng ý, cung cấp một bản thảo của một bức thư mà họ có thể sử dụng. Yêu cầu họ gửi thư cho bạn vào một ngày cụ thể để bạn có thể gửi nó cho đơn xin trợ cấp của bạn.

Nếu người hoặc tổ chức muốn viết thư hỗ trợ của chính họ, hãy cung cấp cho họ những thông tin quan trọng để giúp bạn viết một đề xuất tốt hơn Ví dụ về thông tin hữu ích bao gồm:

• Tóm tắt dự án tài trợ sẽ tài trợ .
• Làm thế nào dự án lưới với lợi ích của nhà tài trợ (như nền tảng mà bạn đã tiếp cận).
• Ví dụ về cách thức tài trợ sẽ giúp tổ chức của bạn hoàn thành sứ mệnh của mình.
• Người gửi thư cần được giải quyết. Ví dụ, một người cụ thể hoặc tên chính thức của nhà tài trợ.Khuyến khích người viết tránh một cái gì đó như "Đối với người mà nó quan tâm." Cung cấp số đơn xin tài trợ nếu áp dụng.
• Một mẫu của thư giới thiệu trước đó hoạt động tốt.

Thư cam kết là gì?

Các thư hỗ trợ cũng có thể là thư cam kết . Một lá thư như vậy có thể cho thấy một doanh nghiệp muốn cung cấp một món quà bằng hiện vật để hỗ trợ dự án của bạn. Hoặc một nhà tài trợ dự định cam kết một khoản tiền cụ thể cho dự án. Hoặc thậm chí nó có thể liên quan đến một cam kết từ một doanh nghiệp để cho các tình nguyện viên pro bono cho dự án của bạn.

Đối với loại thư này, hãy liệt kê các doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể sẵn sàng cam kết một số tài nguyên cho dự án của bạn.

Thiết lập cuộc họp nơi bạn có thể giải thích chi tiết dự án sẽ là gì và yêu cầu đóng góp cụ thể, chẳng hạn như tiền mặt, quà tặng bằng hiện vật hay nhân viên. Cung cấp một lá thư dự thảo và yêu cầu được trả lại kịp thời để đưa vào đơn xin cấp của bạn.

Các thư hỗ trợ thường xuyên từ các tổ chức khác đã đồng ý là đối tác của dự án mà nhóm của bạn đang cung cấp. Đôi khi loại thư hỗ trợ này dưới hình thức một thỏa thuận hợp tác chính thức hoặc một bản ghi nhớ rằng một số nhà sản xuất cấp hiện nay yêu cầu.

Biên bản Ghi nhớ là gì?

Nếu bạn dự định hợp tác với một tổ chức phi lợi nhuận khác, thoả thuận phải được viết ra bằng văn bản, có thư hỗ trợ hoặc được gọi là thỏa thuận giữa các bên hoặc bản thỏa thuận hợp tác.

Những thoả thuận này phải giải thích cách dự án sẽ được thực hiện, và cách bạn sẽ sử dụng nguồn vốn từ nhà tài trợ.

Biên bản thỏa thuận miêu tả mối quan hệ hợp tác giữa hai tổ chức. Thoả thuận bao gồm mô tả về vai trò, trách nhiệm, điều khoản và chi tiết của quan hệ đối tác mà cả hai bên đều đồng ý. Nó phải được ký bởi đại diện có thẩm quyền của cả hai tổ chức. Gửi nó cùng với đề nghị hoặc đơn xin trợ cấp của chính phủ hoặc quỹ.

Cơ sở hoặc cơ quan chính phủ mà bạn áp dụng sẽ bị ấn tượng bởi thư hỗ trợ, cam kết hoặc hợp tác. Bạn càng thể chứng minh rằng nhà tài trợ sẽ không đơn độc trong việc hỗ trợ công việc của bạn, bạn sẽ nhận được đề xuất tốt hơn.