Video: Thuế phí của Việt Nam cao nhất thế giới, các nước khác họ thu thuế thế nào 2024
Sự mất tổ chức và nhầm lẫn gây khó chịu nhưng chúng cũng đồng nghĩa với việc kinh doanh. Hãy suy nghĩ về nó như một công thức nếu bạn thích: sự hỗn loạn ngày càng tăng bằng việc giảm lợi nhuận. Câu trả lời? Quản lý văn phòng tốt. Đây là cách bạn có thể sử dụng quản lý văn phòng tốt để kiểm soát sự hỗn loạn trong doanh nghiệp nhỏ của bạn:
1. Thiết lập thói quen quản lý văn phòng và gắn bó với họ.
Nhiệm vụ thường xuyên cần thủ tục thường lệ nếu bạn muốn giữ được tổ chức và giữ cho mọi thứ chạy trơn tru.
Thiết lập thói quen để xử lý văn phòng và hệ thống văn phòng. Ví dụ, nếu có thể, mỗi mảnh giấy đi vào văn phòng của bạn phải được xử lý một lần, được thực hiện và nộp - chứ không phải lộn xộn đống trên bàn làm việc. Tương tự, truyền thông số như email phải được ưu tiên và được thực hiện ngay lập tức nếu có thể hoặc bị gắn cờ cho hành động trong tương lai.
Hệ thống văn phòng, bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy chủ tập tin, máy in đa chức năng và các thiết bị di động sẽ cần cả thủ tục hành chính và khẩn cấp. Khi hệ thống gặp sự cố hoặc thiết bị liên quan đến máy tính không thành công, tất cả mọi người trong văn phòng của bạn cần biết ai phải gọi và không nên làm gì (chẳng hạn như tự khắc phục sự cố). Tìm hiểu 3 bước để bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn.
Quản lý văn phòng tốt phụ thuộc vào những người biết ai chịu trách nhiệm về những gì - đó là những người có trách nhiệm giải quyết mọi việc.
Điều gì sẽ xảy ra, ví dụ: nếu việc mua hàng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn được thực hiện bởi bất cứ ai? Bạn có thể tìm thấy giấy in khi bạn cần nó? Đặt một người phụ trách đặt hàng tất cả các thiết bị và vật tư giải quyết vấn đề và giữ mọi thứ chạy trơn tru. Yêu cầu nhân viên gửi email cho người được chỉ định bất kỳ yêu cầu cung cấp hoặc gửi một danh sách viết tay ở nơi dễ nhìn thấy, nơi mọi người có thể thêm những gì họ cần.
Cũng giống như với quản trị hệ thống (máy tính). Bạn cần có một người chịu trách nhiệm bảo mật hệ thống máy tính của mình và theo dõi những thứ như tài khoản, mật khẩu và phần mềm. Sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây cho các ứng dụng văn phòng, phần mềm kế toán và lưu trữ dữ liệu là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng bạn vẫn cần có một người đáng tin cậy được giao nhiệm vụ quản trị như thêm / xóa người dùng, gán quyền, vv > 3. Giữ hồ sơ - và cập nhật hồ sơ kinh doanh của bạn.
Giữ hồ sơ giống như phần dễ quản lý của văn phòng - cho đến khi bạn cân nhắc đến nhu cầu lưu giữ và cập nhật hồ sơ. Nhưng quy tắc đầu tiên để trở thành một người quản lý văn phòng tốt sẽ giúp bạn nắm bắt được vấn đề này; thực hiện cập nhật hồ sơ một thói quen văn phòng.Ví dụ như khi bạn có khách hàng hoặc khách hàng mới, chỉ mất một chút thời gian để nhập anh ta vào cơ sở dữ liệu liên hệ của bạn. Sau đó, chỉ cần một hoặc hai giây để cập nhật hồ sơ sau khi bạn đã nói chuyện với anh ấy qua điện thoại.
(Lưu ý rằng hầu hết các khu vực pháp lý đều có Hành vi Bảo mật để điều chỉnh việc xử lý thông tin khách hàng.)
4. Đi bộ qua văn phòng của bạn và ngồi.
Văn phòng của bạn có phải là một ví dụ về quản lý không gian hoặc không quản lý không gian?
Khi bạn đi qua văn phòng, bạn có phải vòng quanh những chướng ngại vật hoặc có nguy cơ bị vấp ngã?
Khi bạn ngồi xuống bàn làm bạn có thể làm việc thoải mái ở đó không? Có phải những thứ được sắp xếp hợp lý sao cho những thứ mà bạn sử dụng hầu hết ở bàn làm việc là gần nhau nhất?
Hiện nay có rất nhiều thứ đang được dồn vào các văn phòng, từ máy in thông qua các tủ đựng hồ sơ. Để quản lý văn phòng tốt, bạn cần phải chắc chắn rằng tất cả những thứ trong văn phòng được bố trí cho hiệu quả tối đa - và an toàn tối đa. Khái niệm cơ bản của Thiết kế văn phòng nhỏ hoặc Trang chủ cung cấp các mẹo đáp ứng nhu cầu về điện, ánh sáng và thông gió của không gian văn phòng một cách an toàn.
5. Lập kế hoạch cho công việc tẻ nhạt.
Thật dễ dàng để bỏ những thứ mà bạn không thích làm và hầu hết mọi người kinh doanh không thích các công việc như gửi hồ sơ, vận chuyển và tiếp nhận, hoặc thậm chí cả quản lý văn phòng.
Thật không may, một văn phòng, giống như một nhà bếp, sẽ không hoạt động tốt nếu không có việc vặt.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, người không có khả năng phân công bất cứ thứ gì bạn coi là công việc nhàm chán hoặc khó chịu với người khác, hãy buộc mình phải đi đến đó thường xuyên bằng cách lên lịch cho mỗi tuần. Thí dụ một buổi sáng hoặc buổi chiều, và dành nó để thực hiện cuộc gọi lạnh, trả lại yêu cầu thư điện tử không ưu tiên, làm cho các bài đăng trên mạng xã hội, bắt kịp kế toán hoặc cập nhật hồ sơ.
6. Đại diện và thuê ngoài.
Trong một thế giới hoàn hảo, mọi người chỉ có thể làm những gì họ có thời gian để làm và làm tốt. Vì thế giới không hoàn hảo, thay vào đó nhiều người đang làm những việc mà họ không có thời gian hoặc tài năng để làm tốt.
Việc ủy thác và gia công phần mềm có thể không chỉ cải thiện việc quản lý văn phòng của doanh nghiệp nhỏ mà còn giúp bạn tự do tập trung vào tài năng của mình, qua đó cải thiện kết quả kinh doanh. Một trợ lý bán thời hoặc trợ lý ảo có thể xử lý nhiều văn phòng hoặc các nhiệm vụ hành chính của bạn. Để biết thêm về việc ủy thác, hãy xem Quyết định ủy nhiệm.
7. Lập kế hoạch kinh doanh một cách ưu tiên.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dành cả ngày làm việc và phản ứng - và sau đó tự hỏi tại sao họ lại xoay bánh xe của mình. Lập kế hoạch kinh doanh là một thành phần quan trọng trong quản lý văn phòng tốt và cần phải là một phần trong quy trình quản lý văn phòng thông thường của bạn.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ thành công thường dành thời gian mỗi tuần để lập kế hoạch kinh doanh, và nhiều người sử dụng các buổi lập kế hoạch kinh doanh hàng ngày như một công cụ để đặt mục tiêu và tăng trưởng.
Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh này là một sự khởi đầu tuyệt vời cho việc thực hiện các nỗ lực lập kế hoạch kinh doanh của bạn; nó đưa ra một khuôn khổ lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn và cung cấp các nguồn lực cho mọi thứ từ viết một tuyên bố tầm nhìn thông qua các quy tắc để thiết lập các mục tiêu kinh doanh.
Nếu bạn có nhân viên, tham gia vào kế hoạch kinh doanh, chính thức hoặc không chính thức.
Bạn sẽ yêu sự khác biệt
Đừng để sự hỗn loạn can thiệp vào việc kinh doanh. Một khi bạn bắt đầu áp dụng bảy nguyên tắc quản lý văn phòng tốt, bạn sẽ ngạc nhiên trước sự quản lý văn phòng khác nhau mà bạn làm tốt hơn - và bạn làm việc nhiều hơn thế.
Tại sao máy tính đám mây là lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ
Làm chủ hệ thống lưu trữ của bạn
Cách tạo một hệ thống quản lý tài liệu
10 mẹo để tổ chức các tệp tin máy tính
Thẻ tín dụng doanh nghiệp tốt nhất cho chủ doanh nghiệp nhỏ
Thẻ tín dụng kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ là gì chủ sở hữu? Khám phá các thẻ tín dụng kinh doanh khác nhau có sẵn và cái nào là lý tưởng.
Doanh nghiệp nhỏ Bán? Làm thế nào để mua một doanh nghiệp nhỏ
Có một doanh nghiệp nhỏ để bán bắt mắt của bạn? Tìm hiểu làm thế nào để tìm ra nếu nó là một việc tốt hay không với lời giải thích này như thế nào để mua một doanh nghiệp nhỏ.
Phỏng vấn Phong cách: Lời khuyên cho Phỏng vấn Phỏng vấn
Bạn có biết rằng có rất nhiều kiểu phỏng vấn và cách tiếp cận khi bạn tìm kiếm một ứng viên hoàn hảo cho công việc của bạn? Tìm hiểu xem chúng là gì và khi chúng hữu ích.