Hiểu các dự án 5 giai đoạn của một dự án

Trong khi một số phương pháp luận dự án như cách tiếp cận nhanh nhẹn nén hoặc lặp lại các giai đoạn sau trong các chu kỳ lặp đi lặp lại nhanh hơn, công việc của từng giai đoạn có thể nhìn thấy và khác biệt trong mỗi dự án.

Các dự án chính thức Thực hiện theo 5 bước như sau

1. Khởi đầu: hình thành đội dự án, điều lệ dự án và khởi công.
2. Lập kế hoạch: hoàn thiện phạm vi dự án, xác định phân loại công việc chi tiết, đánh giá rủi ro, xác định các yêu cầu về nguồn lực, hoàn thiện tiến độ và chuẩn bị cho công việc thực tế.

1. Thi công: thực hiện công việc thực tế theo yêu cầu của định nghĩa và phạm vi dự án.
2. Theo dõi và kiểm soát: quản lý thực tế, báo cáo và kiểm soát các nguồn lực và ngân sách trong giai đoạn thực hiện.
3. Đóng dự án: phân phối dự án, đánh giá các bài học kinh nghiệm, hoãn của nhóm dự án.

Lưu lượng dự án truyền thống

Bất kể kích thước của dự án, sự chuyển động qua các giai đoạn là như nhau. Dự án được bắt đầu hoặc bắt đầu bằng một điều lệ xác định người quản lý dự án và mô tả tầm quan trọng của dự án.

Một khi dự án đã được bắt đầu, nó sẽ chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch. Ở đây, các nhóm làm việc và cốt lõi xác định các công việc cần thiết để hoàn thành để đạt được phạm vi dự án và phát triển dự toán và đánh giá về thời gian, chi phí, nguồn lực và rủi ro.

Sau giai đoạn quy hoạch, công việc bắt đầu và xảy ra theo một trật tự nhất định cần thiết để di chuyển từ người tiền nhiệm hoặc các hoạt động trước sang hoạt động kế nhiệm.

Sự phụ thuộc dự án đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn này.

Trong khi việc thực hiện đang được tiến hành, người quản lý dự án và các thành viên trong đội sẽ theo dõi, báo cáo và kiểm soát toàn bộ dự án, nhấn mạnh vào các hoạt động của các hành trình quan trọng. Công việc này tiếp tục cho đến khi giai đoạn thực hiện hoàn tất và dự án được chuyển đến khách hàng.

Giai đoạn cuối, đóng cửa của dự án bao gồm việc đóng gói, đánh giá các bài học kinh nghiệm và hoãn nhóm dự án để các thành viên có thể tiếp tục sáng kiến ​​tiếp theo.

Đối với các dự án loại phát triển nhanh hoặc lặp đi lặp lại, việc lập kế hoạch và thực hiện diễn ra trong thời gian ngắn hoặc khi chạy nước rút, với các giai đoạn lặp đi lặp lại cho đến khi dự án hoàn thành theo sự hài lòng của khách hàng.

Giải thích chi tiết cho mỗi giai đoạn

Khởi xướng:

Việc khởi đầu dự án chắc chắn sẽ không chỉ đặt dự án của bạn thành công, mà nó còn là nền tảng cho tất cả các giai đoạn trong tương lai. Trong quá trình bắt đầu, bạn sẽ nhận được các thành viên của nhóm dự án được giao, giới thiệu ngắn gọn về các mục tiêu của dự án và yêu cầu khách hàng hoặc chủ dự án càng nhiều câu hỏi càng tốt để bạn có thể lên kế hoạch cho dự án hiệu quả.Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để xây dựng sự nhiệt tình của đội về dự án và thu thập bất kỳ thông tin phút cuối nào có thể ảnh hưởng đến kế hoạch dự án. Các bước bổ sung bao gồm: Phân tích các bên liên quan

• Phân công nhà tài trợ
• Phát triển và phát triển tài liệu điều lệ
• Họp khởi tạo chính thức
• Lập kế hoạch

: Một khi bạn đã bắt đầu dự án tất cả các thông tin liên quan, sau đó bạn sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho dự án của bạn. Giai đoạn lập kế hoạch phụ thuộc vào quy mô dự án của bạn, số lượng thông tin bạn phải sắp xếp và số lượng nhóm của bạn. Kết quả cuối cùng của kế hoạch cần phải là một kế hoạch dự án rõ ràng hoặc tiến độ, từ đó tất cả mọi người sẽ làm theo các nhiệm vụ được giao. Sử dụng một chương trình lập kế hoạch dự án như Microsoft Project hay Basecamp rất hữu ích khi lập kế hoạch cho một dự án. Nếu bạn không có quyền truy cập vào một trong các chương trình này, hãy thực hiện tìm kiếm trực tuyến thông thường cho phần mềm lập kế hoạch dự án miễn phí. Mặc dù việc sử dụng một chương trình quy hoạch dự án rất hữu ích, nhưng nó không phải lúc nào cũng cần thiết. Sử dụng Excel và Word để tạo ra kế hoạch của bạn và truyền đạt nó cho nhóm cũng hiệu quả như nhau. Các nhiệm vụ cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:

Tạo kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan

• Phát triển cấu trúc phân tích công việc chi tiết.
• Xác định đường dẫn quan trọng.
• Lập các tài nguyên về kế hoạch dự án và tinh chỉnh trình tự công việc dựa trên sự phụ thuộc dự án và các ràng buộc về nguồn lực.
• Phát triển một lịch trình chi tiết.
• Đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch ưu tiên và giảm thiểu rủi ro.
• Thực hiện:

Bây giờ bạn đã có một kế hoạch dự án vững chắc, nhóm có thể bắt đầu thực hiện dự án đối với nhiệm vụ được giao. Đây là giai đoạn mọi người bắt đầu thực hiện công việc. Bạn sẽ muốn chính thức khởi động giai đoạn thực hiện với các cuộc họp trực tiếp để đảm bảo mọi người có những gì họ cần để bắt đầu thực hiện phần của họ trong dự án. Bắt nhóm bắt đầu đi đúng hướng là một phần không thể thiếu cho thành công của dự án vì vậy hãy nêu rõ lịch trình và kế hoạch truyền thông rõ ràng. Giám sát và Kiểm soát:

Trong khi dự án đang trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ bắt đầu theo dõi và kiểm soát nó để đảm bảo nó đang di chuyển theo kế hoạch. Có nhiều cách bạn có thể theo dõi và kiểm soát một dự án. Các cuộc kiểm tra ngẫu nhiên với các nhà lãnh đạo nhóm, được tổ chức hàng ngày "đứng lên", hoặc các cuộc họp chính thức hàng tuần chính thức hơn có hiệu quả. Thông tin xuất phát từ các cuộc họp này hoặc các kênh truyền thông sẽ thông báo cho vòng lặp phản hồi và cuối cùng là bất kỳ tái quy hoạch và điều chỉnh cần thiết cho dự án. Các hoạt động quan trọng khác trong giai đoạn này bao gồm: Tuân theo kế hoạch truyền thông đã được xác lập trước để đảm bảo nhận thức của các bên liên quan về tình trạng dự án.

• Theo dõi các nhóm làm việc và các hoạt động làm việc trên con đường quan trọng.

• Xác định cơ hội để cải thiện hiệu suất của lịch biểu bằng cách theo dõi nhanh hoặc hoàn thành các hoạt động song song hoặc khi cần thiết, làm tràn ngập lịch trình bằng cách thêm tài nguyên.

• Theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch.

• Trong một số trường hợp, theo dõi, tính toán và báo cáo về giá trị thu được cho kế hoạch dự án.

• Giám sát và giảm thiểu rủi ro và tinh chỉnh kế hoạch rủi ro khi cần.

• Đóng dự án:

Khi tất cả các chi tiết và nhiệm vụ của dự án của bạn đã được hoàn thành và được chấp thuận bởi khách hàng hoặc chủ dự án; cuối cùng bạn có thể đóng dự án của bạn. Việc đóng cửa một dự án cũng quan trọng như việc bắt đầu, lập kế hoạch và thực hiện. Bạn sẽ muốn ghi lại tất cả các thông tin từ dự án và tổ chức nó một cách gọn gàng để bạn có thể quay trở lại nó nếu cần. Đây cũng là thời điểm tốt để tổ chức một cuộc mưu sát về dự án để tất cả các thành viên trong nhóm có thể phản ánh về những gì đã đi đúng, hoặc sai trong suốt dự án. Nó cũng nên được ghi lại để kết quả có thể được chia sẻ với các thành viên dự án khác và nộp trong một thư mục lịch sử dự án. Cuối cùng, điều quan trọng là chính thức hoãn nhóm dự án, cung cấp phản hồi và đánh giá hiệu suất theo chính sách của công ty bạn. -

Cập nhật bởi Art Petty