Làm thế nào để Thực hiện một To-Do List: Mẹo Quản lý

Chúng tôi có tất cả các danh sách việc cần làm. Bằng cách nào đó không bao giờ có vẻ là đủ giờ trong ngày để hoàn thành tất cả những thứ trong danh sách việc cần làm của bạn. Đây là một hệ thống hoạt động - và nó có thể làm việc cho bạn quá.

Một danh sách không đủ

Việc "làm những việc phải làm" là không đủ. Bạn phải xếp hạng chúng. Bạn phải biết nhiệm vụ nào quan trọng hơn để bạn có thể tập trung vào họ. Sau đó, bạn phải phân bổ các nguồn lực cho các mục đó, đánh giá tiến trình của bạn và tự thưởng cho những thành công của bạn.

Xếp hạng

Liệt kê tất cả các mục công việc của bạn trong một bảng tính, mặc dù bạn cũng có thể làm chúng trên giấy. Bạn cũng có thể đặt chúng trong máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn, ghi chúng vào lịch của bạn, hoặc nhập chúng vào một phần mềm quản lý thời gian.

Bước đầu tiên là liệt kê tất cả những gì bạn phải làm. Sau đó chỉ định xếp hạng cho họ để bạn có thể tập trung vào các mục quan trọng. (Xem bài viết Nguyên tắc của Pareto - Quy tắc 80-20 để làm mới lại lý do tại sao điều này lại quan trọng.)

Sử dụng xếp hạng A, B, C. Danh sách A là những điều tôi phải làm ngay hôm nay trước khi tôi rời đi. Danh sách B là những thứ bạn cần để thực hiện, nhưng không nhất thiết phải ngày hôm nay. Cuối cùng, danh sách C là những điều bạn cần để tìm thời gian để làm ngay.

Bạn có thể tìm thấy khá nhanh chóng những thứ trong danh sách C, và thậm chí cả danh sách B, chỉ cần không bao giờ làm được. Trong một vị trí Quản lý Điều hành một vài năm trước đây, tôi thấy mình càng ngày càng thất vọng với danh sách A của mình. Không chỉ tôi không nhận được thông qua nó mỗi ngày, như tôi đã từng có trước đó, nhưng danh sách A tiếp tục phát triển.

Đó là khi tôi tính toán những gì tôi phải làm để làm cho công việc làm việc của tôi thành công đối với tôi, và tôi đã phát triển một hệ thống làm việc .

Quản lý thời gian

Không đủ để biết điều gì là quan trọng; những gì làm cho một danh sách. Tôi cũng cần phải biết bao lâu sẽ mất và bao nhiêu thời gian tôi đã phải cống hiến cho họ. Tôi đã thêm một cột vào danh sách việc cần làm của tôi với thời gian ước tính mỗi nhiệm vụ nên thực hiện và một cột liền kề với tổng số tích luỹ.

Sau đó tôi học một thời gian đơn giản. Như tôi đã làm từng nhiệm vụ, tôi đã viết ra những gì tôi đã làm và thời gian bắt đầu và kết thúc. Tôi theo dõi suốt cả ngày. Sau đó, tôi lặp lại nó một vài tuần sau đó vào một ngày khác. Nó không phải là một cuộc khảo sát toàn diện bằng bất kỳ phương tiện nào, nhưng nó đã cho tôi một cái nhìn sâu sắc. Là Giám đốc Điều hành, phần lớn thời gian của tôi bị gián đoạn - giải quyết các sự kiện đã xảy ra, những cuộc khủng hoảng đã xảy ra hoặc những vấn đề cần được giải quyết. Trung bình các gián đoạn này tiêu thụ bốn giờ một ngày. Vì tôi thường làm việc 10 tiếng đồng hồ, điều đó khiến tôi phải nghỉ sáu tiếng mỗi ngày để có được những thứ cần làm trong danh sách công việc.

Mỗi đêm, trước khi tôi rời văn phòng, tôi sẽ cập nhật danh sách việc cần làm của tôi. Tôi sẽ xóa những điều tôi đã hoàn thành, ủy thác hoặc hạ cấp, thêm vào những điều mới đã đưa ra, sắp xếp lại các ưu tiên để có được những nhiệm vụ quan trọng nhất trên đầu trang, và chỉ định thời gian ước tính cho mỗi người.Sau đó tôi đi xuống danh sách để đánh dấu sáu giờ và vẽ một đường. Điều đó đã trở thành mục tiêu của tôi cho ngày hôm sau.

Tự thưởng

Thông thường, dòng đó rơi vào đâu đó trong danh sách A của tôi. Hiếm khi nó ở bất cứ đâu gần đáy. Tuy nhiên, đó là mục tiêu của tôi. Nếu tôi đánh hoặc vượt qua đường dây, tôi về nhà cảm thấy như đã là một ngày hiệu quả và thành công.

Thay vì đánh bại bản thân mình qua những điều tôi không thể đạt được, tôi thừa nhận thành công của mình khi gặp hoặc đánh bại mục tiêu của mình. Ngày hôm sau, tôi phải bắt đầu lại từ đầu và đạt được mục tiêu mới, nhưng tôi đã làm nó từ quan điểm xây dựng thành công trước đó chứ không phải từ sự thất vọng liên tục có nhiều hơn để làm việc đó tôi đã có thời gian để hoàn thành.

Bạn cần một hệ thống

Để thành công, bạn phải phát triển một hệ thống để quản lý thời gian để bạn có thể làm nhiều hơn trong thời gian bạn có. Nếu dòng mục tiêu của bạn trong danh sách công việc phải ở gần đầu, ông chủ của bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm một người nào khác có thể làm việc xa hơn một chút trong danh sách mỗi ngày. Dưới đây, hãy kiểm tra một số tài nguyên để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

Quản lý Sự cố này

Liệt kê các tác vụ bạn phải làm. Ưu tiên những người quan trọng, không chỉ khẩn cấp.

Có một kế hoạch cho những gì để hoàn thành mỗi ngày. Làm việc theo kế hoạch đó. Tự thưởng cho mình khi bạn gặp hoặc đánh bại mục tiêu.

Quản lý thời gian và nâng cao năng suất

• Hệ thống quản lý thời gian thực sự hoạt động