Lời khuyên cho việc thuê nhà tổ chức sự kiện hoặc nhà sản xuất hay nhất

Việc thuê một nhà hoạch định sự kiện bên ngoài hoặc nhà sản xuất không nhất thiết phải là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng bạn nên đảm bảo rằng bạn dành thời gian tìm kiếm các nhà hoạch định sự kiện tốt nhất và sàng lọc chúng cẩn thận trước khi cam kết làm một cho công ty của bạn biến cố.

Có nhiều yếu tố cần lưu ý khi thực hiện lựa chọn của bạn bao gồm mục tiêu của sự kiện, ngân sách bạn đang làm việc, lý do thuê bên ngoài, và các ứng viên có sẵn cho công việc, và may mắn thay, có một số lượng các công ty lớn mà các công ty có thể sử dụng để lựa chọn nhà hoạch định sự kiện hoặc nhà sản xuất tốt nhất để giúp tạo ra sự kiện công ty của họ.

Sử dụng hướng dẫn sau đây để giúp bạn xác định liệu bạn có cần một nhà hoạch định sự kiện cho sự kiện công ty tiếp theo của bạn và nếu bạn làm như thế nào, làm thế nào để chọn ứng cử viên tốt nhất cho công việc.

Xác định mục tiêu sự kiện của bạn và nhu cầu lập kế hoạch sự kiện

Hầu hết mọi người nghĩ rằng thuê một nhà hoạch định sự kiện bên ngoài hoặc nhà cung cấp dịch vụ ăn uống bắt đầu bằng cách xác định ngân sách của sự kiện, nhưng sự thật là điều quan trọng hơn là bắt đầu bằng cách xác định lý do bạn muốn giữ một sự kiện ở nơi đầu tiên. Trước khi bạn tìm ra nguồn nhân lực bên ngoài hoặc nội bộ, người sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho sự kiện đó, bạn muốn có một vị trí để chia sẻ các mục tiêu quan trọng của sự kiện. Trả lời những câu hỏi có liên quan của bạn về người, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào-sẽ có nhiều thời gian để thực hiện các điều chỉnh sau này.

Khi bạn đã xác định mục tiêu của mình, một vài ý tưởng rõ ràng sẽ bắt đầu xuất hiện về chủ đề và thông điệp bạn muốn truyền đạt tại sự kiện của bạn, nhưng quan trọng nhất, bạn sẽ muốn xác định hoạt động nào và các dịch vụ mà bạn cần nguồn lực bên ngoài để xử lý thay cho bạn.

Bạn sẽ muốn xác định ngân sách dành cho người lập kế hoạch và nếu họ giúp chọn địa điểm, xây dựng các thực đơn và đưa ra các đề xuất về các lựa chọn thực phẩm và nước giải khát, loa nguồn và giải trí, hãy tại chỗ trong ngày nhu cầu sản xuất và / hoặc giúp tạo ra các tài liệu truyền thông quan trọng như lời mời và danh sách khách mời.

Nếu bạn đang lập kế hoạch cho sự kiện của mình và vẫn có bất kỳ nhu cầu nào trong số này, thì rất có thể bạn sẽ muốn thuê một nhà tổ chức sự kiện để quản lý các nhiệm vụ và trách nhiệm này.

Sử dụng các nguồn địa phương để tìm một người lập kế hoạch sự kiện

Thường thì mọi người nghĩ rằng truyền miệng là cách tốt nhất để thuê một người tổ chức sự kiện cho bữa tiệc kỷ niệm của họ, cuộc họp kinh doanh ăn sáng, nghỉ lễ cuối tuần hoặc một sự kiện khác, và trong khi nó chắc chắn sẽ giúp ích, đây có lẽ không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm cách lập kế hoạch sự kiện tốt nhất cho mối quan hệ của mình, tốt nhất nên tìm kiếm những người có kinh nghiệm và có tiếng tăm trong cộng đồng của các nhà hoạch định sự kiện.Truyền miệng tạo cơ hội cho việc bán hàng dễ dàng cho người hoạch định muốn tìm khách hàng mới, nhưng uy tín của bạn là rất hiệu quả.

Bất kể đó là một sự kiện xã hội hay một cuộc họp của công ty, nói chung, các quy tắc thuê một nhà hoạch định sự kiện hoặc cơ sở cung cấp thực phẩm vẫn giữ nguyên: bạn muốn thuê một người có chuyên môn trong việc tạo ra loại sự kiện của bạn.

Xem xét các chương của các nhóm thành viên chuyên nghiệp hoặc kiểm tra với chương quốc gia hoặc địa phương của Tổ chức Các chuyên gia Quốc tế, Hiệp hội Các Tổ chức Sự kiện Quốc tế, Hiệp hội các Nhà quản lý Dịch vụ Ăn uống Quốc gia, hoặc Hiệp hội Các Chuyên gia Cưới; nó cũng có liên quan để tìm ra những người đang xuất bản các bài báo trong ngành công nghiệp của họ.

Nếu bạn muốn biết ai là người có uy tín trong việc cung cấp dịch vụ hoặc chuyên môn trong một thị trường cụ thể, hãy kiểm tra với các cơ quan địa phương và phòng khách vì nhiều nhà hoạch định sự kiện là thành viên tích cực, và họ cũng duy trì các mối quan hệ với các phòng thương mại địa phương; một cách khác để các chuyên gia về nguồn là liên lạc với phòng bán hàng quy ước khách sạn-họ sẽ chia sẻ với bạn những người mà họ tin tưởng.

Các cuộc phỏng vấn và thảo luận về nhu cầu sự kiện với người nộp đơn

Hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đều mong muốn nghe về sự kiện cụ thể của bạn, nhưng trước tiên bạn hãy cung cấp cho họ những thông tin chi tiết và tập trung nhiều hơn vào chuyên môn của họ trong vòng phỏng vấn đầu tiên, trong thời gian đó bạn nên giảm số lượng ứng viên xuống ba ứng viên mạnh nhất.

Sau đó, bạn nên yêu cầu từng nhà hoạch định sự kiện hoặc công ty của họ chia sẻ thông tin về kinh doanh, kinh nghiệm với các sự kiện trong quá khứ và cách họ dự trù cho các tình huống khẩn cấp, chú ý đến cách trả lời của ứng viên và bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào cô ấy có thể có cho công ty của bạn, sự kiện, hoặc mục tiêu của nó.

Những người lập kế hoạch giỏi sẽ hướng dẫn bạn qua cuộc thảo luận để tìm hiểu về các mục tiêu, thời gian, ngân sách, số lượng khách và sở thích cá nhân của sự kiện của bạn. Những người lập kế hoạch giỏi sẽ hỏi bạn về tổ chức của bạn và tìm hiểu về các mục tiêu và sự kiện cụ thể của bạn - hãy tìm những dấu hiệu này khi phỏng vấn để tìm ứng viên đứng ra ngoài phần còn lại.

Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể gặp ai đó trực tiếp trong vòng phỏng vấn đầu tiên, đặc biệt nếu chương trình của bạn ở ngoài thị trấn, điều này có thể là một bước quan trọng trong việc lựa chọn nhà hoạch định hoặc nhà sản xuất phù hợp cho sự kiện và công ty của bạn.

Các cuộc họp trực tiếp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn kinh nghiệm hay kinh nghiệm của một người lập kế hoạch vào mối quan hệ của họ với đội ngũ trong công ty của bạn mà sẽ giúp tạo ra sự kiện này-bạn sẽ muốn chọn một ứng cử viên không chỉ có một hồ sơ theo dõi để tạo ra các sự kiện chất lượng, nhưng cũng là một trong những người được cùng với đội của bạn.

Thu hẹp lựa chọn và chọn lựa

Không đủ để bạn có thể hiểu được bản năng ruột, lời khuyên của bạn bè hoặc thậm chí đồng nghiệp và đồng nghiệp, hoặc cuộc họp nội bộ một mình-đây là sự kiện của bạn, và < tên của bạn

và danh tiếng của bạn sẽ liên quan đến nó - bạn cũng cần phải kiểm tra các tài liệu tham khảo của ứng viên.Hãy chắc chắn hỏi tên khách hàng mà ứng viên đã từng làm việc với họ trước đây, nhưng cũng có thể tìm hiểu lịch sử của từng nhà lập kế hoạch để tìm các sự kiện mà họ có thể không đề cập đến - bạn có thể nhận ra rằng họ đã làm hỏng một vài sự kiện với một khách hàng cụ thể mà không làm 't làm cho hồ sơ của mình. Một khi bạn đã xác minh rằng một ứng viên đã làm tốt công ty của bạn, chứng tỏ sự chuyên môn trong lĩnh vực này, và có một sự hiểu biết khá rõ về sự kiện bạn muốn sản xuất với anh ta, thì đã đến lúc thu hẹp lựa chọn của bạn thành một và lắng nghe ý kiến ​​của họ về sự kiện này. Dựa vào mục tiêu và ý tưởng của bạn, một nhà hoạch định sự kiện tốt sẽ giới thiệu cho bạn một kế hoạch sẽ giúp đạt được chủ đề của bạn-nếu đó là buổi tối riêng và bữa ăn tối cho một nhóm người thân mật, người lập kế hoạch sẽ đến với bạn với những ý tưởng bao gồm nhiều chi tiết cho chương trình của bạn. Tại thời điểm này, người lập kế hoạch sự kiện nên trình bày cho bạn những ý tưởng sẽ làm cho bạn cảm thấy như họ đã lấy ngân sách của bạn và tăng gấp đôi giá trị của nó. Điều này rõ ràng trong cách họ phân chia tầm nhìn của họ cho sự kiện của bạn.

So sánh ngân sách của bạn với Nhà tổ chức sự kiện

Dựa vào các mục tiêu sự kiện của bạn, có thể tạo ra một cảm giác chung về chi phí cho các yếu tố khác nhau của chương trình của bạn, nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại sự kiện bạn là lưu trữ và những gì nó bao gồm. Nhiều người tổ chức một sự kiện lần đầu tiên thường rơi vào bẫy của việc muốn lên kế hoạch một sự kiện sâm banh với ngân sách bia, đó là lý do tại sao nhiều người sẽ quay lại kế hoạch sự kiện của họ để được giúp đỡ.

Một ứng cử viên lý tưởng sẽ lấy ngân sách mà bạn đưa ra và biến nó thành một thứ huyền diệu, nhưng những ý tưởng đó sẽ có giá và điều quan trọng là bạn yêu cầu người lập kế hoạch tiết lộ tất cả các chi phí của họ và các nguồn tiềm năng của nó các khoản phí này sẽ được bao trả và kết hợp vào ngân sách tổng thể - kế hoạch tổ chức sự kiện lệ phí sẽ khác nhau từ kế hoạch để lập kế hoạch hoặc công ty sự kiện để công ty sự kiện.

Tùy theo tính chất sự kiện của bạn, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tiền đặt cọc, giấy tờ và hợp đồng cho người tổ chức sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện và dịch vụ mà họ cung cấp. Đây là một cách xử lý kinh doanh hoàn hảo nhưng lời khuyên tốt nhất vào thời điểm này là tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp và không bao giờ ký hợp đồng chưa được xem xét bởi luật sư riêng của bạn-đặc biệt là khi giao dịch với cá nhân không có cùng một nguồn lực của một công ty lớn.

Ở lại với người lập kế hoạch của bạn và chuẩn bị để chữa cháy và Rehire

Hầu hết các câu chuyện xấu liên quan đến lập kế hoạch sự kiện thường là kết quả của việc thiếu thông tin tiếp theo. Kế hoạch tổ chức sự kiện đòi hỏi sự phối hợp hậu cần hiệu quả với hậu cần và trì hoãn việc này cho người thứ ba có thể bị phản đối nếu kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn thuê không phải là trách nhiệm hoàn toàn với mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn cho sự kiện.

Vì lý do này, bạn là người quản lý tuyển dụng nên làm việc chặt chẽ với người lập kế hoạch hoặc nhà sản xuất để đảm bảo rằng mọi yếu tố của sản xuất sẽ không còn xa lạ gì nữa - từ việc đảm bảo địa điểm và nhà cung cấp đã sẵn sàng cho sự kiện để đảm bảo thanh toán đã được được thực hiện cho từng nhà cung cấp trước và sau.Điều này không có nghĩa là hầu hết các nhà hoạch định sự kiện không cung cấp các dịch vụ đã hứa của họ, điều này đơn giản có nghĩa là bạn phải đảm bảo rằng hậu cần đã được xác nhận.

Nếu mọi thứ diễn ra theo kế hoạch, bạn sẽ có một sự kiện thành công và nguồn lực lập kế hoạch sự kiện xuất sắc cho tương lai, nhưng nếu quy trình lập kế hoạch không chạy trơn tru cho các dịch vụ đã đồng ý bằng văn bản, thì điều quan trọng là phải xem xét liệu dự án phù hợp với kế hoạch.

Mặc dù có thể hợp lý để kiên nhẫn và làm việc thông qua hậu cần và bất kỳ sự hiểu lầm tiềm ẩn trên đường đi, nếu bạn không nhận được dịch vụ mà bạn muốn thì bạn nên sẵn sàng để có một số cuộc thảo luận nghiêm túc. Nếu bạn phải, hãy sẵn sàng để bắn một kế hoạch xấu và có một tùy chọn sao lưu tại mọi thời điểm.