Hệ thống quản lý thời gian thực sự hoạt động

Nhiều người lầm đường theo dõi thời gian để quản lý thời gian. Họ tôn giáo theo dõi mọi thứ họ làm hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng.

Và sau đó họ ngừng làm việc đó bởi vì họ chưa nhận ra bất kỳ sự thay đổi tích cực nào. Chắc chắn, họ đã loại bỏ một vài sự kiện và ưu tiên một số người khác. Nhưng họ đã không thực sự quản lý bất cứ điều gì; họ vừa sắp xếp lại nó. Vào cuối ngày họ vẫn bị làm phiền và thất vọng.

Nhưng theo dõi cách bạn dành thời gian của mình không phải là quản lý thời gian. Quản lý thời gian là về việc thay đổi cách bạn dành thời gian của mình.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải áp dụng một hệ thống quản lý thời gian để giúp bạn biết nơi nào có thể thay đổi và cần phải làm … điều đó có nghĩa là bước đầu tiên để quản lý thời gian là để phân tích cách bạn thực sự dành thời gian để có thể xác định những thay đổi bạn muốn thực hiện.

Phân loại để Quản lý Thời gian hiệu quả

Làm thế nào để bạn thực sự quản lý thời gian? Bí mật là trong các loại. Xem lịch của bạn cho ngày mai. Có thể nó đã có đầy đủ các sự kiện và hoạt động mà bạn đang hy vọng đạt được. Khi bạn làm việc hoặc sau đó, bạn sẽ được điền vào các không gian trống với các chi tiết về những gì bạn thực sự đã làm.

Vào cuối ngày, hãy nhìn vào danh sách và dán nhãn cho mỗi tác vụ và / hoặc sự kiện với một trong các loại sau. Bạn đã thực sự chi tiêu bao nhiêu thời gian trong ngày làm việc:

1) Đốt lửa. Một cú điện thoại bất ngờ. Một báo cáo cần thiết cho một cuộc họp đã được in ngày hôm qua. Một tập tin bị thiếu sẽ nằm trên bàn làm việc của bạn. Bao nhiêu ngày của bạn đã thực sự được sử dụng trong chế độ khủng hoảng? Đối với hầu hết mọi người, đây là một loại tiêu cực thải năng lượng của chúng và can thiệp vào năng suất của chúng.

- Làm thế nào để thiết lập một hệ thống quản lý tài liệu

Làm chủ hệ thống lưu trữ của bạn

10 thủ thuật để tổ chức các tệp tin điện tử

2) Xử lý gián đoạn.

Cuộc gọi điện thoại và những người bị bỏ rơi bởi văn phòng của bạn có thể sẽ đứng đầu danh sách khi bạn chỉ định sự kiện cho danh mục này. Một lần nữa, đối với hầu hết mọi người, đây là một loại phủ định bởi vì nó can thiệp vào (và đôi khi giết chết) năng suất.

Xử lý các cuộc gọi điện thoại đến Duy trì lịch trình khi làm việc

Chạy một doanh nghiệp thành công tại nhà với trẻ

3) Thực hiện các công việc đã lên kế hoạch.

Đây là cách sử dụng tích cực nhất vào thời gian trong ngày làm việc của bạn. Bạn đang kiểm soát và hoàn thành những gì bạn định để hoàn thành. Các tác vụ có thể bao gồm các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp với nhân viên, thậm chí là trả lời email - nếu đây là những công việc mà bạn đã đưa vào kế hoạch của mình.

4) Làm việc không bị gián đoạn.

Bạn có thể không được làm việc trên một công việc bạn đã lên kế hoạch để làm, nhưng bạn đang nhận được để thực hiện điều gì đó, và cho hầu hết mọi người, đây là một, chế độ làm việc tích cực rất hiệu quả.

5) Thời gian chết không bị gián đoạn. Những lần trong ngày làm việc được sử dụng để tiếp sức lại và tập hợp lại. Ăn trưa hoặc nghỉ giữa buổi sáng có thể

nếu chúng không bị gián đoạn.

Nếu bạn đủ may mắn để làm việc với một công ty cung cấp tiện nghi tại chỗ làm việc-out hoặc phòng ngủ (Fortune), mà sẽ đếm, quá. Mọi người cần một khoảng thời gian ngừng hoạt động không bị gián đoạn được xây dựng trong ngày để có năng suất trong thời gian làm việc. Một tuần của quá khứ của bạn là chìa khóa để tương lai Bây giờ bạn hiểu các danh mục của hệ thống quản lý thời gian này, đó là thời gian để sử dụng chúng để phân tích tuần làm việc của bạn "điển hình". Sử dụng bất kỳ hệ thống lịch nào bạn sử dụng để liệt kê các cuộc hẹn và các hoạt động trong cuộc sống hàng ngày của bạn, hãy quay lại và chọn một tuần điển hình gần đây. Xem qua các mục của mỗi ngày làm việc và phân loại chúng theo các phân loại quản lý thời gian ở trên nếu bạn chưa làm. Giữ một tổng số hoạt động ở dưới cùng của mỗi ngày sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy cách bạn dành thời gian làm việc mỗi ngày. Bây giờ bạn có dữ liệu bạn cần để thay đổi cách bạn dành thời gian làm việc. Bạn có dành quá nhiều thời gian để đưa ra đám cháy? Sau đó, bạn cần thực hiện các thay đổi về tổ chức hoặc thể chất để ngăn ngừa hoặc trì hoãn các cuộc khủng hoảng liên tục. Dọn dẹp và sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, ví dụ, vì vậy bạn có thể tìm thấy các tập tin bạn cần một cách dễ dàng, và thiết lập một thói quen đưa các tập tin bạn cần cho ngày hôm sau ra trên bàn của bạn trước khi bạn rời khỏi trong ngày.

Không bị gián đoạn liên tục trong ngày làm việc của bạn? Sau đó, bạn cần Thời gian biểu cho Bạn. Chẳng hạn, dừng ăn trưa tại bàn làm việc của bạn và rời khỏi tòa nhà trong thời gian ăn trưa theo quy định của bạn.

Bằng cách áp dụng loại công việc của tôi về quản lý thời gian, và làm cho những thay đổi bạn cần phải thực hiện để dành nhiều thời gian của bạn trong ngày làm việc của bạn trong các danh mục tích cực và ít thời gian trong các danh mục tiêu cực, bạn sẽ thực sự có thể có hiệu quả quản lý thời gian của bạn - và đạt được mục đích thực sự của quản lý thời gian, để cảm thấy tốt hơn.