ĐIều khoản Quản lý Dự án Biết-Biết

Lĩnh vực quản lý dự án, giống như bất kỳ lĩnh vực chuyên môn khác, có một từ vựng độc đáo chứa đầy từ viết tắt và thuật ngữ chuyên ngành. Ba điều khoản và khái niệm cơ bản mà bạn phải hiểu bao gồm:

• Phạm vi
• Rủi ro
• Giả định

Bài viết này đưa ra đề cương về ba điều khoản quản lý dự án quan trọng này và bao gồm các liên kết và đề xuất để đọc thêm.

Phạm vi

Trong quản lý dự án, phạm vi là tập hợp các ranh giới xác định phạm vi của một dự án.

Phạm vi mô tả những gì sẽ được giao cho khách hàng như là một kết quả của sáng kiến ​​dự án.

Hiểu được phạm vi cho phép người quản lý dự án và nhóm dự án hiểu được những gì nằm bên trong và bên ngoài ranh giới của dự án. Nếu cái gì đó "không nằm trong phạm vi" thì nó không phải là yếu tố trong công việc lập kế hoạch của dự án. Các hoạt động nằm trong ranh giới của tuyên bố phạm vi được coi là "nằm trong phạm vi" và được tính vào kế hoạch và ngân sách. Nếu một hoạt động nằm ngoài ranh giới, nó được coi là "ngoài phạm vi" và không phải là kế hoạch cho.

Cho dù bạn là người quản lý dự án hoặc một phần của nhóm dự án, bạn sẽ cần phải cân nhắc xem điều gì đó có nằm trong phạm vi hoặc ngoài phạm vi khi bạn tiến lên phía trước.

Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng khách hàng đã yêu cầu bạn xây dựng một trang web. Khi bạn phác thảo phạm vi (hoặc thiết lập các ranh giới) của dự án, bạn chỉ ra các mục dưới đây như trong phạm vi:

• Thiết kế trang web và sơ đồ khung
• Thiết lập một giường thử nghiệm
• Coding to wireframe đã được phê duyệt < Phát triển đồ họa cho chủ đề trang web
• Thử nghiệm và gỡ lỗi trước khi làm cho trang web công khai

Trong quá trình thực hiện dự án, khách hàng yêu cầu bạn đưa ra một tổng quan về video của công ty. Video không được xác định trong phạm vi của dự án và do đó nằm ngoài phạm vi.

Mặc dù bạn có thể vui lòng thực hiện tác phẩm video với một khoản phí bổ sung, điều này sẽ yêu cầu sửa đổi phạm vi và dự toán chi phí và thời gian cho dự án.

Trong trường hợp không có tài liệu phạm vi rõ ràng và đồng ý, vấn đề video có thể trở nên gây tranh cãi giữa nhóm của bạn và đại diện của khách hàng. Một tuyên bố phạm vi rõ ràng cho phép bạn gỡ rối tình hình và đối phó với một sự thay đổi một cách có trật tự.

Vì vậy, làm thế nào để bạn xác định những gì là trong hoặc ngoài phạm vi? Đầu tiên bạn sẽ muốn phác thảo tất cả các chi tiết của dự án bạn hiện đang biết dựa trên các cuộc thảo luận với khách hàng hoặc chủ dự án. Sau đó, bạn sẽ muốn đưa ra các giả định chính sẽ thúc đẩy những gì được xem xét trong hoặc ngoài phạm vi.

Giả định

Tại một thời điểm nào đó trong cuộc đời bạn có lẽ bạn đã được nói, "Đừng bao giờ giả định. "Tuy nhiên, việc đưa ra các giả định trong quản lý dự án là một hoạt động hàng ngày.Giả định giúp bạn xác định phạm vi và rủi ro và tinh chỉnh các ước tính của bạn về thời gian và chi phí. Tất nhiên, nó là điều cần thiết để tài liệu và xác nhận các giả định của bạn.

Xem xét một cái gì đó đơn giản, chẳng hạn như tạo ra một quyển sách. Hãy nói rằng bạn của bạn có ý tưởng về một cuốn sách bàn cà phê và đã yêu cầu bạn quản lý dự án. Yêu cầu đầu tiên của ông là dành ngân sách để ông có thể đảm bảo kinh phí.

Khi bạn xác định phạm vi, rõ ràng rằng bạn của bạn không chắc chắn về nhiều chi tiết, bao gồm số trang, hình ảnh bao gồm, phong cách trang bìa và trọng lượng của giấy được sử dụng cho các trang. Vì tất cả các yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến chi phí và sự phức tạp về sản xuất, bạn sẽ phải đưa ra các giả định về các thông số kỹ thuật và xác nhận những giả định này là chấp nhận hoặc không thể chấp nhận được với bạn của bạn.

Sau khi thảo luận thêm, bạn của bạn cho bạn biết anh ta có kế hoạch bao gồm 50 bức ảnh trong cuốn sách. Bạn có thể dựa vào giả định của bạn trên 50 hình ảnh hoặc, dự đoán con số này sẽ tăng theo thời gian, bạn có thể giả định rằng sẽ có từ 75-90 trang với hình ảnh.

Bạn cũng có thể thấy các giả định ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ như thế nào. Ví dụ, tưởng tượng bạn đang dẫn đầu một dự án tại một công viên có liên quan đến việc xây dựng một bộ swing.

Khi thiết lập dự án của bạn, bạn được cấp ngân sách và các thành viên trong nhóm được chỉ định, một người trong số đó phụ trách tài liệu. Khi bạn tạo lịch làm việc, bạn yêu cầu người phụ trách vật liệu khi xi măng sẽ đến. Người này trả lời rằng anh ta không chắc chắn khi xi măng sẽ đến nhưng anh ta tin rằng nó sẽ kéo dài từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 10 tháng 6. Khi bạn xây dựng phạm vi và tiến độ của mình, bạn sẽ giả định rằng xi măng sẽ đến nơi vào cuối ngày 10 tháng 6. Điều này ví dụ cho thấy hai lợi ích cho việc đưa ra các giả định.

Lợi ích đầu tiên là giả định nhận xi măng không muộn hơn ngày 10 tháng 6 cho phép bạn lên kế hoạch cho các hoạt động dựa vào xi măng đến. Lợi ích thứ hai là nó cung cấp cho người phụ trách vật liệu với một hạn chót để cung cấp xi măng, mà ông có thể sau đó chuyển tiếp đến nhà cung cấp của mình. Nó đã vô tình thiết lập một thời hạn chính cho dự án để di chuyển về phía trước.

Việc đưa ra các giả định đặt ra những điểm chuẩn thường được xem xét lại trong suốt dự án để hỗ trợ nhóm dự án ở trong phạm vi, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Nhưng những gì sẽ xảy ra khi giả định là sai? Đây là nơi rủi ro đi vào chơi.

Rủi ro

Khi bạn đã xây dựng được phạm vi của mình và xác định các giả định nằm trong phạm vi và các ước tính, bạn sẽ muốn bắt đầu đánh giá các lĩnh vực rủi ro. Rủi ro là như nhau trong quản lý dự án như trong thế giới thực; đó là một nguy cơ hoặc cơ hội có thể tạo ra thiệt hại. (Lưu ý: Viện Quản lý Dự án và Ban Quản lý Dự án về Kiến thức-PMBOK cung cấp các định nghĩa chi tiết về các loại rủi ro và xác định khuôn khổ cho việc quản lý rủi ro dự án)

Tất cả các dự án đều có rủi ro và nếu bạn là người quản lý dự án hoặc chủ dự án , nó không chỉ là trách nhiệm của bạn để dự đoán rủi ro mà còn là công việc của bạn để truyền đạt tác động tiềm ẩn của những rủi ro này đến nhóm dự án và chuẩn bị để giảm thiểu rủi ro.

Rủi ro có nhiều mức độ. Đôi khi rủi ro có thể chỉ có nghĩa là dự án sẽ chạy khác nhau một chút hoặc có một biến nhỏ không mong muốn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, rủi ro có thể dẫn đến các kết quả thảm khốc làm cho dự án của bạn trở nên trơn tru.

Hãy sử dụng kịch bản sân chơi từ ví dụ xi măng ở trên. Một trong những rủi ro là xi măng không đến đúng ngày giả định là ngày 10 tháng 6. Các tác động tiềm ẩn của rủi ro này là gì? Tất cả các hoạt động kế nhiệm sau khi xi măng đã được đổ đều bị trì hoãn do vấn đề này.

Rủi ro cũng có thể tích cực. Xem xét tác động đối với dự án nếu xi măng xuất hiện sớm hơn dự kiến. Mặc dù đây có vẻ như là một kết quả tích cực, nó vẫn tạo ra một vấn đề về thời gian và trình tự của tất cả các bước khác trong dự án.

Các nhà quản lý dự án làm việc với đội dự án của họ để động não và xác định các rủi ro tiềm ẩn. Họ tiến hành một bước xa hơn và xem xét mức độ nghiêm trọng tiềm ẩn của rủi ro và khả năng xảy ra của nó. Hơn nữa, họ xác định những cá nhân phù hợp nhất để xác định khi nào rủi ro xảy ra và họ đã đồng ý các kế hoạch giảm thiểu rủi ro.

Nhiều công ty có các mẫu rủi ro chi tiết họ đã phát triển theo thời gian và từ kinh nghiệm với các dự án khác. Một số ngành đã xây dựng các hồ sơ rủi ro được sử dụng làm điểm xuất phát cho phân tích rủi ro. Nhiều ngành công nghiệp thực hiện phân tích thống kê rất chi tiết cho quy hoạch rủi ro là tốt.

Dòng dưới cùng

Các thuật ngữ: phạm vi, giả định và rủi ro đều quan trọng trong quản lý dự án. Sử dụng bài viết này như một điểm khởi đầu để khám phá những điều này và các điều khoản quản lý dự án quan trọng khác cụ thể hơn.