Lời khuyên về Cách Chuẩn bị Hoá đơn Proforma

Hóa đơn mẫu có tất cả các thành phần quen thuộc của một hoá đơn nội địa thông thường - mô tả sản phẩm, liệt kê các khoản phí, và các điều khoản bán hàng - trừ trường hợp nó nêu rõ "Hoá đơn Proforma". " Trong bài viết này, tôi sẽ nói về một hoá đơn mẫu là gì, tại sao bạn nên sử dụng một, và làm thế nào để chuẩn bị nó.

Hoá đơn Proforma là gì?

Hoá đơn được coi là một tài liệu hướng dẫn trước và là hướng dẫn hành động đối với những kỳ vọng về việc xuất khẩu.

Nó cũng đặt ra giai đoạn cho quá trình đàm phán. Có một giải thích chi tiết về chủ đề này trong cuốn sách "Xuất khẩu: Hướng dẫn phân biệt để bán ở nước ngoài có lợi".

Tại sao nên sử dụng một Hóa đơn Proforma?

Hoá đơn mẫu sẽ giúp thắt chặt việc bán hàng xuất khẩu. Dưới đây là một số cách thức hóa đơn proforma hữu ích:

• Giảm thiểu sai sót.
• Phục vụ như là một thỏa thuận hợp pháp, ràng buộc.
• Phác thảo tất cả các thông tin có liên quan đến giao dịch xuất khẩu.
• Được chấp nhận rộng rãi trong cơ cấu tài liệu bán hàng trong ngành xuất khẩu.
• Cho phép các ngân hàng thay mặt cho nhà nhập khẩu thiết lập một phương thức thanh toán.

Giả sử bạn muốn đưa khách hàng của bạn báo giá về lô hàng của bàn chải tóc vào cổng nhập cảnh của họ, trong trường hợp này là CNF (chi phí và vận tải) Rotterdam. Đây là cách bạn chuẩn bị hóa đơn.

Cách Chuẩn bị Hóa Đơn Proforma

Ví dụ:

Hoá đơn Proforma
U. S. A. Các vật dụng cho Rotterdam qua đại dương - Tính giá Landed price per unit

Bạn có 100 trường hợp râu tóc, đóng gói 12 chiếc cho một trường hợp. Mỗi trường hợp có giá $ 120, hoặc $ 12 mỗi đơn vị. Tổng chi phí cho đơn đặt hàng là $ 12,000.

• Giá bán: $ 12,000 - Cửa FOB tại Hoa Kỳ
• Vận tải nội địa: $ 700
• Vận tải đường biển: $ 1, 500
• Nhiệm vụ: $ 300 > CAF: $ 1, 250
• Tài liệu: $ 125
• Tổng Giá Đúng (hoặc Tổng CNF Rotterdam)

Giá bán là chi phí của bạn để mua sản phẩm từ nhà sản xuất, cộng với đánh dấu của bạn.

Thêm con số đó vào tổng chi phí vận chuyển và chia tổng số đó cho số trường hợp. Điều đó giúp bạn có được giá bán cho mỗi trường hợp của bạn. Chia con số đó cho số đơn vị trong một trường hợp. Điều đó giúp bạn có được giá bán của bạn trên mỗi đơn vị. Ở phía trước từ "hóa đơn", nhập "proforma".

Bạn đã hoàn tất báo giá và tạo một hóa đơn mẫu. Đừng quên chỉ định một khoảng thời gian chính xác trong đó giá trị của bạn là hợp lệ, và thêm số tham chiếu trích dẫn của chuyên gia phân phối.

Có sự khác biệt giữa báo giá và hóa đơn mẫu? Có rất ít sự khác biệt giữa hai người. Hoá đơn mẫu được phục vụ như là một báo giá trong một mẫu hoá đơn. Một báo giá được soạn thảo giống như một bức thư kinh doanh hoặc email chi tiết mô tả một đề nghị đã được thỏa thuận, thường là bằng văn bản, trong khi một hóa đơn proforma xuất hiện chính xác giống như một hoá đơn, ngoại trừ tuyên bố của "Hóa đơn Proforma" ở trên cùng.

Khi khách hàng của bạn chấp thuận hóa đơn mẫu, nó sẽ trở thành hóa đơn thực tế của bạn cho đơn đặt hàng. Khách hàng cũng sẽ sử dụng hóa đơn mẫu để nhận được bất kỳ giấy phép tài trợ hoặc giấy phép nhập khẩu cần thiết. Khách hàng của bạn nên truyền đạt sự chấp nhận bằng một hoặc hai câu văn ngắn như sau (thường qua email hoặc fax), có chữ ký: "Chúng tôi chấp nhận hoá đơn proforma của bạn số <1 1234 đối với P. O. No. ABCD của chúng tôi." Sau đó bạn sẽ trả lời: "Xác nhận và xác nhận số P. O. No. ABCD của bạn đối với hóa đơn Proforma của chúng tôi số 1234".

Đó là điều đó. Bạn có bán. Bạn đang kinh doanh! Từ thời điểm này, bạn hoặc khách hàng của bạn sẽ không phải thay đổi gì thêm cho đến sau ngày hết hạn trên mẫu đơn. Tuy nhiên, trước khi bạn phát hành đơn đặt hàng, bạn và khách hàng của bạn phải thương lượng điều khoản thanh toán. Có nhiều yếu tố cần xem xét khi chọn phương thức thanh toán xuất khẩu. Hãy chắc chắn kiểm tra tất cả chúng trước khi hoàn tất giao dịch của bạn.