Việc nộp đơn Lời khuyên dành cho những người ghét việc nộp đơn

Có gì đó về việc nộp hồ sơ mà làm cho đôi mắt tôi sáng lên - và việc nộp đơn trong một khoảng thời gian sẽ khiến tôi rơi vào tình trạng hôn mê.

Nhưng thật không may, ghét nó hay không, khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, việc nộp đơn phải được thực hiện, hoặc bạn sẽ sớm thấy bàn của bạn sụp đổ dưới sức nặng của tất cả các giấy vẫn tiếp tục đọng lại. Người ghét việc nộp đơn là gì?

Có hai cách tiếp cận vấn đề có thể giúp ích.

Bạn có thể cố gắng sắp xếp thời gian của bạn càng ngắn càng tốt (một phương pháp mà tôi đã hoàn thiện trong nhiều năm của văn phòng) hoặc làm cho thời gian của bạn nộp đơn càng nhiều niềm vui càng tốt (cái gì đó tôi giữ cố gắng để hoàn thành). Hãy nhìn vào các mẹo để cắt giảm thời gian bạn thực sự chi tiêu nộp đơn đầu tiên.

Làm thế nào để giảm thời gian bạn dành thời gian nộp đơn

1. Rải và tái chế khi có thể.

Câu hỏi đầu tiên về bất kỳ mảnh giấy nào nhìn chằm chằm vào bạn chờ đợi để được nộp là "Liệu tài liệu này có cần được nộp? "(Tìm hiểu 3 bước để tạo một hệ thống quản lý tài liệu.)

Rất nhiều tài liệu gửi qua thư có thể trực tiếp vào máy hủy. Điểm nổi bật trong việc viết quảng cáo hoặc thư từ thông tin từ các công ty khác là gì? Khi bạn đang đối phó với thư, hãy đọc một mẩu thư một lần, hãy quyết định xem bạn có cần một năm sau đó hay không.

Rất có khả năng bạn cũng đang nộp nhiều bản sao của tài liệu mà bạn không cần phải nộp - và thậm chí không nên in ấn ở nơi đầu tiên.

Không cần phải nộp bản sao giấy tờ của hoá đơn hoặc thư, ví dụ: nếu tệp điện tử của bạn được sắp xếp và bạn đang làm theo các thủ tục sao lưu thích hợp. (Xem 6 Quy tắc Bảo vệ Dữ liệu Kinh doanh và Thiết lập Hệ thống Sao lưu Thành công để biết chi tiết về cách thực hiện việc này)

Vì vậy, khi bạn giải quyết vấn đề nộp đơn, hãy hủy "giấy bạn có thể sống mà không có".

2. Sử dụng một hệ thống hồ sơ mà làm cho văn phòng làm việc khác dễ dàng hơn, không khó hơn.

Hầu hết các giấy tờ mà tôi cần phải nộp là có liên quan đến quá trình kinh doanh - và các tài liệu này cần phải được nhập vào hệ thống kế toán trước khi bất cứ điều gì khác được thực hiện với họ. Vì vậy, thay vì lấy biên nhận cho một hộp mực máy in và nộp nó theo "P" trong hệ thống nộp đơn chính của tôi, tôi nộp nó trong hệ thống "đầu tiên" của tôi nộp đơn, một loạt các thư mục được dán nhãn theo tháng và năm.

Chẳng hạn, nếu tôi mua hộp mực vào tháng 9 năm 2014, đó là tệp mà nó đi kèm, cùng với tất cả hóa đơn, biên lai và tài liệu kinh doanh khác đã xảy ra trong tháng đó. Sau đó, sẽ là một việc đơn giản để làm việc thông qua thư mục vào cuối tháng và làm cho tất cả các mục nhập kế toán cần phải được thực hiện (hoặc nếu bạn không làm nó, giao thư mục hàng tháng cho kế toán hoặc nhân viên kế toán của bạn) .

Lưu ý rằng tôi điều hành kinh doanh dịch vụ, không phải là doanh nghiệp bán lẻ, vì vậy ngồi và làm việc trên các tài khoản mỗi tháng một lần làm việc cho tôi. Bạn cần sửa đổi ý tưởng thư mục hàng tháng cho phù hợp nếu bạn cần cập nhật tài khoản của mình thường xuyên hơn.

3. Suy nghĩ trước khi bạn nộp đơn.

Điều gì xảy ra sau khi tôi đã sử dụng các thư mục hàng tháng để làm kế toán?

Các tài liệu cần được chuyển sang hệ thống lưu trữ "chính". Nhưng thay vì chỉ nộp từng tài liệu riêng lẻ tùy thuộc vào tiêu đề của nó, tôi đưa ra một cách hợp lý theo nhóm, thủ tục nộp hồ sơ tôi tìm thấy nhanh hơn nhiều.

Chúng ta hãy nhìn vào ví dụ về hộp mực máy in. Thay vì nộp đơn này dưới "P" cho hộp mực máy in, tôi sẽ nộp đơn này dưới Thiết Bị Văn Phòng - Biên Nhận, cùng một địa điểm mà tôi sẽ nộp các giấy tờ như biên lai cho một bộ sưu tập các phiếu ghi chú sau đó hoặc biên lai cho máy in giấy. Điều này không chỉ làm cho nộp đơn nhanh hơn, nhưng làm cho nó dễ dàng hơn để tìm các tài liệu sau đó.

4. Sử dụng toàn bộ từ và cụm từ trên nhãn thư mục tệp tin của bạn chứ không chỉ các chữ cái.

Không có quy tắc cho biết rằng bạn chỉ giới hạn trong các chữ cái đơn khi tạo các đơn vị của hệ thống lưu trữ hồ sơ của bạn.

Và nếu bạn làm vậy, bạn đang làm hồ sơ của bạn không cần thiết chậm và phức tạp. Tùy chỉnh hệ thống hồ sơ của bạn để bạn có thể được lợi từ việc nộp đơn theo nhóm và tìm đúng vị trí để đặt một tài liệu nhanh hơn.

Ví dụ, thay vì chỉ có một phần của hệ thống lưu trữ của tôi được dán nhãn "C", tôi cũng có một phần có nhãn "Client Files". Các tệp trong "Hồ sơ Khách hàng" được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Vẻ đẹp của việc tùy chỉnh hệ thống nộp đơn của bạn theo cách này là nó luôn có thể được chia nhỏ và tổ chức nếu bạn cần. Vì vậy, một khách hàng lớn có thể có một bộ chia tệp hệ thống được gắn nhãn với tên của cô ấy trong phần "Client Files" để tìm kiếm các tài liệu liên quan đến cô ấy dễ dàng hơn.

Trong ví dụ này, các nhãn trên hệ thống hồ sơ sẽ đọc "B", "C", "Client Files", "D" … Xem cách nộp hồ sơ của bạn trở nên dễ dàng như thế nào? Thay vì chỉ có phần "M", hãy dán nhãn "Mc" nữa.

5. Giữ hệ thống hồ sơ "đầu tiên" gần và thuận tiện Một điều tuyệt vời khác về việc sử dụng một hệ thống hồ sơ gồm hai giai đoạn như tôi đã mô tả ở trên là nó sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều để giữ cho giai đoạn đầu tiên của hệ thống hồ sơ của bạn (các thư mục hàng tháng) gần vật lý của bạn để làm việc. sẽ có nhiều xu hướng nộp các giấy tờ ngay lập tức thay vì để cho họ đống lên nếu bạn có một nơi gần gũi, tổ chức để nộp cho họ.

Vì vậy, đặt cuối cùng, hiện tại của bạn, và các thư mục hàng tháng của tháng tới trong một khay hoặc sử dụng một tập tin concertina và đặt nó trong phạm vi của cánh tay trong không gian làm việc của bạn. nó trong việc đưa ra lời khuyên 3) có thể được qua phòng hoặc thậm chí trong một căn phòng khác nhau hoàn toàn, nhưng vì lợi ích của tiết kiệm thời gian, bạn không nên phải nhận được để làm các bước đầu tiên của bạn nộp đơn.

Cách Đặt Niềm vui

Những lời khuyên nộp hồ sơ mà tôi đã cung cấp cho bạn cho đến thời điểm này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian bạn nộp hồ sơ và ngăn chặn sự đông cứng của não. Nhưng điều gì làm bạn dành thời gian thêm vui vẻ?

Trong thực tế, chiến lược duy nhất tôi đưa ra là hối lộ hoàn toàn, thưởng cho tôi một cookie nếu tôi nộp trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này sẽ làm việc nhưng có thể dẫn đến việc đưa ra nhiều cân Anh nếu bạn có rất nhiều nộp để làm.

Hoặc bạn có thể áp dụng cách tiếp cận nghệ thuật hơn, sử dụng tất cả các màu khác nhau cho các thư mục tập tin của bạn và sử dụng phông chữ hoặc thư pháp bất thường cho nhãn. Cho dù việc này có làm cho việc bạn gửi thư vui vẻ hơn hay không, điều đó chắc chắn làm cho nó hấp dẫn hơn.

Và ai biết? Có lẽ chỉ là thực tế là việc nộp đơn của bạn nhanh hơn rất nhiều khi nó được tổ chức như vậy sẽ làm cho việc làm thêm vui vẻ hơn rất nhiều.