Vận hành Thẻ Thẻ Mua sắm

Thẻ mua sắm, hoặc P-card, là một hình thức thẻ tín dụng của công ty cấp cho nhân viên sau đó có thể mua hàng hoá và dịch vụ mà không cần phải xử lý giao dịch thông qua thủ tục mua sắm truyền thống, như sử dụng yêu cầu mua hàng hoặc đặt hàng.

Có một số chương trình mua sắm thẻ khác nhau, một số chỉ liên quan đến việc sử dụng các nhà cung cấp được công ty chấp thuận, trong khi một số khác cho phép bất kỳ nhà cung cấp nào được sử dụng.

Việc mua sắm được thực hiện bởi một nhân viên sử dụng thẻ mua sắm thường có giá trị nhỏ và thấp. Rất nhiều phản ứng tiêu cực về các chương trình mua sắm thẻ đã được nhắm mục tiêu cụ thể để lạm dụng thẻ bởi nhân viên. Tuy nhiên, lợi ích của các chương trình mua sắm lớn hơn rất nhiều so với rủi ro và chi phí liên quan đến hoạt động của chương trình.

Chính phủ Hoa Kỳ phát hiện ra rằng việc mua sắm dưới 2500 đô la chỉ chiếm 2% tổng chi tiêu của chính phủ, nhưng chiếm 85% tất cả các khoản mua. Vì chi phí quản lý của những khoản mua nhỏ này thường vượt quá chi tiêu đô la thực tế nên việc sử dụng thẻ mua sắm tăng lên ở nhiều cơ quan của chính phủ. Một cơ quan chính phủ, Bộ Thương mại, ước tính rằng việc sử dụng thẻ mua sắm đã tiết kiệm được hơn 22 triệu USD mỗi năm cho chi phí hành chính và giảm thời gian mua.

Việc sử dụng thẻ đã cho phép các bộ phận thu mua tập trung các nỗ lực của mình vào 15 phần trăm của tổng chi tiêu mua sắm chiếm 98 phần trăm tổng chi tiêu.

Thực hiện kiểm soát nội bộ

Việc lạm dụng thẻ mua sắm là tin tức tiêu đề nhưng thường những lạm dụng này, đặc biệt là ở các cơ quan của Chính phủ, thường có giá trị đồng đô la cao, nhưng thường ít hơn một nửa trong tổng chi tiêu.

Tuy nhiên lạm dụng xảy ra nhưng nó có thể được kiểm soát bằng cách thực hiện kiểm soát nội bộ thích hợp để giảm lãng phí và lạm dụng.

Định hướng quản lý mạnh là điều quan trọng cho một chương trình mua sắm thành công. Quản lý nên xác định rõ những gì được cho phép sử dụng cho thẻ là và xác định, và áp đặt, các hình phạt của họ cho thanh toán nợ xấu, gian lận và lạm dụng. Tất nhiên, thủ tục back office và các nguồn lực phải được đặt đúng chỗ để thực hiện việc kiểm soát. Nếu không có đủ nguồn lực để giám sát và xử lý vi phạm thẻ mua sắm thì lạm dụng sẽ tiếp tục và tăng lên do người sử dụng không có cam kết trong chương trình.

Ai được nhận thẻ?

Một tiêu cực khác trong các chương trình mua sắm thẻ là các công ty nghĩ rằng họ cần cung cấp thẻ cho tất cả nhân viên của họ mua hàng. Đây không phải là trường hợp; được cấp một thẻ mua sắm đang được tin tưởng.Một công ty phải có khả năng tin tưởng người sử dụng thẻ vì thực tế họ đang chi tiêu tiền của công ty. Cần phải có quy trình phê duyệt tại nơi nhân viên phải được lựa chọn, xem xét và phê duyệt. Nếu một nhân viên có tín dụng xấu sau đó họ nên được cấp một thẻ mua sắm công ty?

Áp dụng giới hạn chi tiêu

Giống như bất kỳ thẻ tín dụng nào, cần có giới hạn tín dụng cho người dùng.

Các công ty thẻ tín dụng cung cấp cho chủ thẻ một hạn mức dựa trên khả năng thanh toán của họ. Đối với chủ thẻ mua sắm, các công ty nên cung cấp cho chủ thẻ một hạn mức chi tiêu phù hợp với vị trí của họ và khả năng chi tiêu của họ. Ví dụ, một người làm việc như là một nhà phân tích CNTT chỉ có thể được yêu cầu mua mực máy in và thiết bị ngoại vi máy tính nhỏ mà chỉ có thể tổng cộng một vài trăm đô la một năm. Giới hạn chi tiêu cho nhân viên này nên phản ánh điều này và không được giới hạn chi tiêu 2500 đô la cho tất cả nhân viên CNTT. Giới hạn chi tiêu cần được xem xét theo định kỳ để mức lương phù hợp được trao cho nhân viên dựa trên chi tiêu thực tế của họ.