Văn phòng Việc làm - thuê tiếp tân

Mô tả công việc

Nhân viên lễ tân là một cá nhân mà bạn thuê để chào đón mọi người vào địa điểm kinh doanh của bạn. Do đó, nhân viên tiếp tân là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng, nhà cung cấp và đối tác sẽ có trong kinh doanh mà bạn hoạt động. Thái độ, sự bình tĩnh và hiếu khách của nhân viên lễ tân sẽ truyền đạt những gì văn hóa kinh doanh là về và. Do đó, điều quan trọng là lập kế hoạch cẩn thận được sử dụng cả trong việc phác thảo mô tả công việc của nhân viên tiếp tân, nhưng cũng trong việc thuê một người có khả năng truyền tải cả bằng miệng, và không bằng miệng những gì kinh doanh là tất cả về.

-1->

Bên cạnh ấn tượng ban đầu quan trọng, nhân viên tiếp tân cũng chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của công ty và có thể hướng người gọi tới cá nhân thích hợp. Nhân viên tiếp tân cũng cần phải có kiến ​​thức cơ bản nhưng có thể sử dụng được về hoạt động kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin về công ty / sản phẩm cho tất cả người gọi và khách đến thăm.

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của bạn, nhân viên lễ tân cũng có thể là người xử lý tất cả các gói hàng gửi và bưu phẩm và do đó cần phải biết và xử lý điểm đến của họ trong công ty bằng cách định tuyến cho những nhân viên thích hợp. Trong các doanh nghiệp như y tế và các văn phòng luật, thường có thời gian nhạy. Do đó, đào tạo nhân viên tiếp tân để phân biệt giữa cấp bách và quan trọng là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh quan trọng.

Nhân viên lễ tân cũng có thể cần phải là "người giữ cửa" tổng thể trong việc xử lý các luật sư đến gọi điện thoại.

Điều này bao gồm các cuộc gọi sàng lọc, phân biệt bản chất và mục đích của chuyến thăm, liên lạc với nhân viên thích hợp khi khách đến và gọi các dịch vụ khẩn cấp (cảnh sát, cứu hỏa và xe cấp cứu) khi cần.

Có rất nhiều nhiệm vụ hành chính khác mà nhân viên tiếp tân có thể xử lý.

Nhà Điều hành Bảng Điều khiển

• Call Screener
• Đối với nhân viên lễ tân, một kích thước sẽ phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của doanh nghiệp của bạn. không phù hợp với tất cả, và như mô tả, bởi vì cá nhân này có vai trò quan trọng trong kinh doanh, nhiệm vụ công việc và đào tạo của nhân viên tiếp tân sẽ góp phần vào sự thành công của giao thông thích hợp cho doanh nghiệp. Có hai loại phân biệt được thực hiện liên quan đến cách thức nhiệm vụ tiếp tân được cấu trúc. Một là quy mô của công ty, và một là quy mô của công ty. Dưới đây là các hướng dẫn để thuê nhân viên lễ tân dựa trên quy mô của công ty.
• Nhân viên lễ tân trong văn phòng nhỏ
• Trong một văn phòng nhỏ, vai trò của nhân viên tiếp tân thường là một vị trí toàn thời gian.Tuy nhiên, vì đây là một doanh nghiệp nhỏ, nhân viên tiếp tân cũng phải có khả năng tham dự các nhiệm vụ khác. Trách nhiệm của nhân viên tiếp tân thường được chỉ định cho thư ký hoặc thư ký nằm gần lối vào công cộng của doanh nghiệp. Các tác vụ bổ sung được chỉ định có thể bao gồm nhận gói / thư, nhập, nhập lệnh, chuẩn bị thư hoặc bất kỳ tác vụ nào khác có thể bị gián đoạn khi khách đến.

Nhân viên lễ tân ở Văn phòng Trung cấp

Vị trí của nhân viên tiếp tân trong một văn phòng cỡ trung có thể là một cá nhân chuyên trách, toàn thời gian, vẫn luôn tận tụy chào đón mọi người khi họ tham gia vào hoạt động kinh doanh. Trong thời gian lưu thông thấp, công việc bổ sung thường do thư ký hoặc thư ký thực hiện có thể được giao cho nhân viên tiếp tân.

Nhân viên lễ tân trong một văn phòng lớn

Trách nhiệm của vị trí tiếp tân được xác định rất rõ trong một môi trường văn phòng lớn. Nhiệm vụ của công việc có thể bao gồm một danh sách chính thức các nhiệm vụ và các chức năng khác được mong đợi của cá nhân ở vị trí đó. Có khả năng cá nhân này dành riêng cho khách truy cập chào đón và chỉ đạo / định tuyến người gọi. Tuy nhiên, đây là một chức năng của khối lượng khách truy cập và người gọi và nếu khối lượng cao, sau đó một chức năng chuyên dụng như là người chào và gọi router là đủ.

Mục tiêu là để đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu chào mừng của văn phòng lớn đều được đáp ứng - và các nhiệm vụ khác, được lựa chọn chỉ được chỉ định nếu được chứng minh bằng việc giảm lượng lưu lượng truy cập.

Việc phân loại nhân viên lễ tân khác là các loại hình đặc sản như nhân viên lễ tân văn phòng y tế hoặc nhân viên lễ tân văn phòng luật sư. Nhiệm vụ của các nhân viên tiếp tân này sẽ bao gồm các nhiệm vụ công việc bổ sung hoặc chuyên biệt vì loại hình kinh doanh mà họ đang làm việc.

Một nhân viên tiếp tân khác là thủ quỹ tại một cửa hàng. Trong trường hợp này, vai trò của nhân viên tiếp tân không chỉ đòi hỏi tất cả các chức năng công việc chuyên dụng được mô tả mà còn yêu cầu cá nhân chuyên kinh doanh trong văn phòng. Một ví dụ điển hình của việc này là nhân viên tiếp tân tại Spa, hoặc các dịch vụ kinh doanh khác, nơi nhân viên lễ tân là người đón chào, chủ nhà, lên lịch và thủ quỹ.