Phi lợi nhuận Thay Đội ngũ với Tình nguyện viên

Việc cắt giảm cán bộ nhân viên phải trả là điều rất hấp dẫn và biến những vị trí đó thành những tình nguyện viên. Nhưng đúng không? Nó hoạt động? Những sai lầm hay những lợi ích gì?

Sử dụng tình nguyện viên để thực hiện các nhiệm vụ hoặc công việc mà nhân viên có trả lương có thể thực hiện được (thường được gọi là thay thế việc làm) chỉ nên là một phần của chiến lược chung để giảm chi phí trong thời gian khó khăn. Dưới đây là một số mẹo để thực hiện đúng:

Đừng đặt bất cứ ai ra với ý định thay thế một tình nguyện viên cho nhân viên được thanh toán. Hành động như vậy là buộc các nhân viên khác được trả lương phải sợ hãi về vị trí của họ và căm thù và chống lại việc làm việc với các tình nguyện viên, sợ rằng họ có thể làm công việc của họ. Tuy nhiên, khi có sự suy thoái tự nhiên hoặc tái tổ chức nói chung, hãy sử dụng cơ hội đó để suy nghĩ lại cách tổ chức của bạn và cách bạn có thể định cấu hình lại công việc để một số nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi các tình nguyện viên.

Chẳng hạn, bạn vừa thăng chức tiếp tân của mình lên vị trí trợ lý hành chính làm việc với giám đốc phát triển. Việc này khiến công việc tiếp tân trở nên cởi mở. Vị trí đó có thể được điền bởi các tình nguyện viên? Một tổ chức mà tôi viếng thăm gần đây đã giới hạn số giờ mở cửa cho công chúng đến 5 lần mỗi ngày (10 m 3 - 3 m.) Và sử dụng tình nguyện viên cho lễ tân. Có một tình nguyện viên khác nhau mỗi ngày. Tình nguyện viên đó trả lời điện thoại, chào đón du khách, và thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư được xác định rõ ràng và được xác định rõ ràng.

Cuối cùng, người tình nguyện sử dụng một mẫu để tóm tắt những điều quan trọng xảy ra vào ngày đó và bất kỳ vấn đề nào có thể cần phải được giải quyết bởi tình nguyện viên của ngày hôm sau.

Tổ chức này có hầu hết các lỗi phát sinh, và tình nguyện viên vui vẻ và trung thành. Hiện nay có đủ tình nguyện viên đã được đào tạo để có thêm một số tình nguyện viên trong văn phòng làm nhiệm vụ khác của văn phòng, giúp cho tổ chức nhiều hơn.

Đừng chỉ sử dụng tình nguyện viên cho các công việc thường xuyên nhất

Nhiều tình nguyện viên vui vẻ làm công việc văn thư hoặc nhận thư từ cửa ra vào hoặc chạy công việc vặt, nhưng bất cứ khi nào có một công việc mà nhân viên của bạn thực sự muốn làm nhưng không có thời gian, hãy nghĩ đến việc sử dụng một tình nguyện viên. Một tình nguyện viên có thể là một điều phối viên tình nguyện, giúp viết các khoản tài trợ hoặc trợ cấp nghiên cứu, chịu trách nhiệm cho một bản tin, đào tạo các tình nguyện viên khác hoặc thậm chí nhân viên, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện đặc biệt, hoặc một loạt các thứ khác. Suy nghĩ sáng tạo và tìm kiếm những tình nguyện viên có tài năng hoặc kinh nghiệm đặc biệt.

Xem xét việc tìm và sử dụng tình nguyện viên "có kỹ năng"

Tình nguyện viên lành nghề thường là chuyên gia trong những lĩnh vực mà một tổ chức phi lợi nhuận không phải là, chẳng hạn như tài chính, nhân sự hoặc tiếp thị.Họ thường là nhân viên tại các công ty, một phần trong chương trình trách nhiệm xã hội của người sử dụng lao động. Họ được các công ty của họ dành thời gian để dành thời gian làm việc với các tổ chức phi lợi nhuận. Trong thời kỳ suy thoái này, cũng có những người tình nguyện giỏi giữa những công việc có thể rất quan tâm đến việc giữ kỹ năng của họ sắc bén và thêm vào hồ sơ của họ.

Những tình nguyện viên có tay nghề không thể thay thế nhân viên, nhưng họ có thể thay thế các cơ quan gia công đắt tiền và tư vấn bên ngoài.

Họ có thể giúp bạn tổ chức lại, tiến hành kiểm toán tổ chức, phát triển dữ liệu cần thiết để giúp hội đồng đưa ra các quyết định về tổ chức, tìm cách tiết kiệm tiền cho các dịch vụ thiết yếu hoặc giúp nhân viên tập trung vào những gì là quan trọng nhất trong công việc của họ.

Nghiên cứu cho thấy các tổ chức phi lợi nhuận không sử dụng các tình nguyện viên chuyên môn (hay còn gọi là công việc pro bono) thường xuyên như họ cần. Hỏi các cơ sở doanh nghiệp địa phương của bạn nếu họ có một chương trình tình nguyện viên có tay nghề, hoặc xin một khoản trợ cấp pro bono thông qua Taproot Foundation.

Tổng công ty Dịch vụ Quốc gia và Cộng đồng có một bộ công cụ giúp đỡ các tổ chức phi lợi nhuận sẵn sàng sử dụng các tình nguyện viên dựa trên kỹ năng. Bạn cũng có thể đăng các phần mở đầu của bạn cho các tình nguyện viên có kỹ năng chuyên nghiệp tại Catchafire, một dịch vụ kết hợp trực tuyến.

Tôi không thấy các văn phòng nơi các nhà quản lý trả lương đi ăn trưa mỗi ngày, thường là cùng nhau, trong khi nhân viên văn phòng và tình nguyện viên ăn bánh sandwich xào trứng trong phòng nghỉ, trong khi đó đang giữ xuống pháo đài cho đến khi các nhà quản lý quay trở lại.

Làm cách nào để nhân viên văn phòng và tình nguyện viên cảm thấy như những công dân hạng nhì. Tìm cách để được bao gồm và làm cho mọi người cảm thấy rằng họ là quan trọng đối với một cái gì đó rất quan trọng.

Hành động nhanh Khi tình nguyện viên thể hiện sự quan tâm

Tình nguyện viên có rất nhiều cơ hội ở nhiều tổ chức. Hành động nhanh chóng khi họ thể hiện sự quan tâm đến bạn, hoặc họ sẽ đi đến một nơi khác. Thông thường các tình nguyện viên tiềm năng sẽ nhận được sự kiểm tra kém của các tổ chức phi lợi nhuận. Người quản lý tình nguyện có giọng điệu điếc với những gì tình nguyện viên nói về khoảng thời gian của mình (cảm giác bị choáng ngợp thường là lý do cho chuyến bay tự nguyện vì cảm thấy không sử dụng); hoặc tình nguyện viên nhận được một cuộc phỏng vấn bề ngoài mà không khám phá những khả năng và kinh nghiệm có thể là manh mối trong việc giải quyết tình nguyện viên vào một tình huống bổ ích.

Vâng, bạn có thể có một danh sách các vai trò cơ bản mà bạn luôn mua sắm, nhưng khi cuộc phỏng vấn của bạn cho thấy các khả năng khác, đừng bị ràng buộc bởi tiền lệ và các quy tắc. Đừng ngần ngại tạo ra một công việc tình nguyện phù hợp với người cụ thể, tài năng và sở thích của mình. Bạn có thể giải tỏa được một nhân viên được trả lương trong một số công việc và chuyển nó cho tình nguyện viên. Điều đó sẽ cho phép nhân viên được thanh toán của bạn dành thời gian để dành thời gian vào các nhiệm vụ khẩn cấp khác. Tuy nhiên, nó không bao giờ nên phơi bày một nhân viên trả tiền để mất việc làm có thể.

Điểm mấu chốt là không ai lợi ích để cắt giảm chi phí bằng cách cố tình cắt giảm nhân viên và thay thế họ bằng tình nguyện viên, nhưng có thể có những cách sáng tạo để cho phép tình nguyện viên lấp đầy một số vai trò nếu bạn làm điều đó một cách khôn ngoan.