ROI và ROO: Đo lường sự kiện và các cuộc họp

Khi lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện hậu cần, các nhà hoạch định cuộc họp và sự kiện thường biết quá trình sự kiện của họ lạnh. Đồng thời, hầu hết các tổ chức đang nhận ra giá trị của việc xây dựng mối quan hệ với các thành phần chính của họ thông qua nhiều sự kiện. Đó là một điều tốt cho nghề nghiệp.

Một số nhà hoạch định sự kiện cảm thấy nhẹ nhõm ở giai đoạn này, cuối cùng được công nhận hoặc phát huy vào vai trò điều hành nhiều hơn cho những đóng góp của họ.

Nhưng trong nhiều trường hợp, không chỉ đơn giản là lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện kinh doanh tuyệt vời. Các sự kiện kinh doanh thường được coi là đầu tư cho một mục đích nhất định, và các nhà hoạch định sự kiện nên hiểu cách đo lường giá trị của các chương trình của họ.

Sự đo lường sự kiện cho lợi tức đầu tư (ROI) hoặc lợi nhuận trên mục tiêu (ROO) có thể là lãnh thổ mới cho một số nhà quy hoạch, nhưng đó là loại nỗ lực giúp mở rộng sự tham gia và đóng góp chung cho một tổ chức, Tony Lorenz, cựu CMM, chủ tịch ProActive, Inc, một công ty Freeman ở Chicago. ProActive là một cơ quan chiến lược và sự kiện tập trung vào các dịch vụ tiếp thị kinh nghiệm. Lorenz hiện là Giám đốc điều hành của AlliedPRA.

Các sự kiện cơ bản về sự kiện Sự kiện Các chuyên gia về sự kiện nhận ra rằng đo lường các chương trình của họ sẽ thay đổi từ tổ chức này sang tổ chức khác. Một lý do cho điều này là các mô hình kinh doanh khác nhau rất nhiều giữa các công ty, hiệp hội, phi lợi nhuận và các công ty khác.

Vậy một số cách mà các nhà hoạch định sự kiện dự kiến ​​đo lường sự kiện của họ là gì?

Nếu một chuyên gia tổ chức sự kiện hoạt động về phía tài chính của một tổ chức, người đó có thể được dự kiến ​​đo sự kiện dựa trên tiết kiệm tài chính. Ví dụ: Tổng số tiền tiết kiệm được tổng hợp cho phòng khách sạn, không gian hội họp, phục vụ ăn uống, v.v …?

Nếu một chuyên gia sự kiện hoạt động về phía doanh nghiệp của một tổ chức, người đó có thể được dự kiến ​​đo sự kiện dựa trên đóng góp của chương trình vào kế hoạch kinh doanh tổng thể. Ví dụ, tổ chức một buổi hội thảo như là một phần của sự ra mắt sản phẩm tổng thể bao gồm nhiều đơn vị kinh doanh.

Và gần như tất cả các nhà hoạch định sự kiện sẽ có một cái nhìn phê bình về những gì đã diễn ra tốt và những gì có thể được cải thiện trong tương lai. Sự kiện này có nằm trong ngân sách không? Khách hàng hài lòng với kết quả?

Và trong khi mỗi phương pháp tiếp cận chắc chắn là một hình thức đo lường hợp lệ, chúng chỉ tập trung vào các phép đo ở các mức độ chiến thuật nhất định. Các chuyên gia về sự kiện ngày nay nên tìm cách thiết lập các cách để đóng góp sự kiện của họ nhiều hơn nữa chiến lược.

Lorenz giải thích rằng ROI từ ROI có thể được xem theo hai chiều khác nhau: ở cấp độ tổ chức và người tham gia:

Tổ chức có thể xem ROI bằng cách tổng hợp tất cả các chi phí và so sánh với giá trị ước tính bởi tổ chức.Và sau đó xác định lợi ích tài chính của sự kiện. cấp độ tổ chức và ở cấp độ người tham gia.

ROI ở cấp độ người tham gia có thể được đo ở cấp độ cá nhân và ước tính giá trị trên cơ sở mỗi người tham gia.

ProActive khuyên khách hàng phải tuân theo quy trình sáng tạo mang tính chiến lược để tác động đến các sự kiện, và Lorenz khuyên nên tập trung vào đo lường thái độ. Điều này đặc biệt hiệu quả đối với các sự kiện quy mô lớn:

1. Discovery.
   Phát hiện nên xuất hiện sớm trong quá trình để các nhà quy hoạch có thể liên quan đến các bên liên quan chủ chốt để xác định rõ ràng nội dung cuộc họp, các diễn giả … Các nhà hoạch định cần liên quan đến các bên liên quan chính có thể xác định các mục tiêu chiến lược cho cả tổ chức tổ chức sự kiện và những người tham dự cuộc họp. Điều này có thể đạt được bằng cách yêu cầu họ hoàn thành một, ngắn gọn 6-8 câu hỏi mở.
2. Khảo sát trước sự kiện.

Đây là thời điểm mà người tổ chức cuộc họp hoặc tổ chức sự kiện có thể xác định một số biện pháp định lượng cho ROI và ROO. Khảo sát một mẫu rộng của người được mời để xác định các vấn đề, mối quan tâm của họ, và nhu cầu trên nhiều cấp độ. Điều này sẽ giúp người lập kế hoạch xác định tiêu chuẩn đo lường cho những người tham dự cuộc họp.

• Chuẩn bị cơ bản về Core-7 trước cuộc họp. Bước này cho phép đánh giá nhận thức tâm lý và hành vi của người tham dự cuộc họp về các mục được xác định trong quá trình khám phá.
• Sự hiểu biết / nhận thức / niềm tin ("Tôi đồng ý") Cảm giác / thái độ ("Tôi muốn")
• Khả năng / Kỹ năng ("Tôi có thể" ) Các ý định / cam kết ("Tôi sẽ")

1. Hành vi ("Tôi đang làm")
2. Các kết quả / tác động kinh doanh - ROI ("Tôi cung cấp giá trị")
3. Thiết kế cuộc họp.
4. Với sự hiểu biết về các mục tiêu của các bên liên quan và nhận thức của người tham dự, các nhà lập kế hoạch bây giờ có thể xác định các mục tiêu chính cho cuộc họp và những thông điệp đó sẽ được trình bày ra sao. Những bài thuyết trình nào? Nên chương trình bao gồm các cuộc hội thảo tương tác? Sàn sàn thương mại có hữu ích trong việc giáo dục người tham dự không? Bạn sẽ sử dụng công cụ nào để truyền đạt và củng cố thông điệp của bạn? Ai sẽ phục vụ như là người nói?
5. Tổ chức cuộc họp hoặc sự kiện.
6. Khảo sát / đánh giá sau sự kiện.
7. Sau sự kiện này, điều quan trọng là phải đánh giá xem chương trình đã thực hiện tốt như thế nào trên những điểm chuẩn được xác định dựa trên các kết quả của khám phá và khám phá trước sự kiện. Chương trình có dẫn đến thay đổi thái độ, nhận thức, niềm tin, vv? Liệu những người tham dự có hành động với những thay đổi đó?

• Tác động kinh doanh theo dõi. Đo lường chiến lược đòi hỏi phải tập trung vào tác động dài hạn đối với các hành vi tham dự. Đây cũng là thời điểm tốt để xác định tác động tài chính và phi tài chính của chương trình.
• Đề xuất Tối ưu hoá Quy trình Đo lường Cuộc họp
• Lorenz đưa ra sáu hướng dẫn để giúp các nhà hoạch định kế hoạch tăng cường sự trở lại của họ đối với các sự kiện: Áp dụng quy trình trước cuộc họp / trước hội họp.
• Đo kích thước tâm lý, hành vi và tài chính. Sử dụng đo lường ROI cho các cuộc họp lớn, quan trọng

Đo lường và theo dõi các kết quả từ năm này đến năm.

Thiết lập tiêu chuẩn chuyên môn và kỹ năng nhân viên.

1. Cải thiện theo thời gian
2. Các đề xuất đo lường các sự kiện nhỏ hơn
3. Để chắc chắn, một chương trình đo lường chính thức cho một chương trình cá nhân sẽ hữu ích cho các sự kiện lớn, tốn kém. Nhưng còn những sự kiện kinh doanh khác được lên lịch trong năm - liệu có thể áp dụng các sự kiện đo lường cho hàng trăm sự kiện nhỏ hơn được lên kế hoạch trong suốt cả năm?
4. Tất nhiên.
5. Lorenz gợi ý rằng các tổ chức xác định năm hoặc sáu câu hỏi chuẩn có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức. Sau đó, đo lường các sự kiện khác nhau để xác định xem loạt sự kiện có ảnh hưởng về tâm lý, hành vi hoặc tài chính.
6. Kết hợp các kết quả. Ví dụ: nếu một tổ chức đang nắm giữ 30 sự kiện tương tự trong suốt năm ở các thị trường khác nhau với các tiêu chuẩn tương tự, điều này chắc chắn có thể cung cấp các biện pháp định tính và định lượng.

"Cô lập thành công và xây dựng các biện pháp từ đó," Lorenz khuyên.

Các bên liên quan chủ chốt trong tổ chức sẽ có tiếng nói cuối cùng về mức độ hiệu quả của những người tham gia vào một sự kiện hoặc hàng loạt các sự kiện sẽ xác định số tín chỉ cần được trao cho những người đã giúp lập kế hoạch cho các sự kiện.