Tìm hiểu Cách Mua Hệ thống Điện thoại Kinh doanh

Đối với hầu hết các tổ chức, thiết bị văn phòng quan trọng nhất là điện thoại. Hệ thống điện thoại hạng thương gia thường bắt đầu với chi phí vài nghìn đô la, và giá cả tăng tương ứng với sự gia tăng kích cỡ của hệ thống và số lượng các tính năng mà bạn muốn.

Các hệ thống điện thoại lớp kinh doanh được thảo luận ở đây là dành cho các văn phòng có từ mười người trở lên.

Những tính năng bạn cần

Các tính năng mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn và kết nối doanh nghiệp của bạn với thế giới sẽ làm tăng tổng chi phí của hệ thống điện thoại.

Một nhân viên bán hàng của hệ thống điện thoại sẽ cố gắng bán cho bạn tất cả các chuông và còi (đó là công việc của họ), nhưng bạn cần phải xem xét từng tính năng và quyết định nếu nó sẽ làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn hoặc tiết kiệm tiền.

Các tính năng cơ bản

Dưới đây là một số tính năng phổ biến hiện có trên hệ thống điện thoại công ty. Mỗi thương hiệu khác nhau, vì vậy hãy hỏi nhân viên bán hàng xem danh sách đầy đủ các lựa chọn.

Người tiếp tân tự động

thường lấy chỗ của nhân viên tiếp tân bằng cách giới thiệu người gọi với danh sách các tùy chọn để định tuyến cuộc gọi của họ (ví dụ: "Bấm 3 để trò chuyện với ai đó trong Bán hàng"). Nó cũng có thể cho phép người gọi quay số trực tiếp của một bên.

Các tính năng hội nghị truyền hình

• cho phép hai hoặc nhiều phần mở rộng kết nối để chia sẻ trong một cuộc trò chuyện. Thông thường, mặc định là hai. Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn hai, hãy hỏi số lượng người tham gia tối đa là bao nhiêu. Một số hệ thống chỉ cho phép kết nối bên trong. Nếu bạn cần các cuộc gọi hội nghị bên ngoài, hãy hỏi về điều đó. Directory tự động
• cho phép người gọi tìm kiếm phần mở rộng của nhân viên bằng cách nhập vài chữ cái đầu tiên của tên họ. Thư thoại
• cho phép thư được để lại cho nhân viên không có sẵn hoặc trên điện thoại. Một số hệ thống có thể chuyển tiếp thư thoại đến email của nhân viên và cho phép các thiết bị thư thoại riêng của bên thứ ba tương tác với thiết bị của họ. Tùy thuộc vào giá cả, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền. Giữ cuộc gọi
• là khả năng giữ cuộc gọi trong khi người dùng tham gia các sự kiện khác. Thường đi kèm với hệ thống. Chuyển tiếp cuộc gọi
• cho phép người dùng có thể chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến phần mở rộng khác hoặc để gọi bằng giọng nói tạm thời. Quay số nhanh
• lưu số điện thoại thường xuyên sử dụng và cho phép người dùng quay số bằng một hoặc hai nút. Đây là một tiết kiệm thời gian hữu ích cho số thường gọi là. Quay số lại
• cho phép số lần gọi cuối được gọi lại bằng một nút nhấn. Phân trang
• cho phép người dùng nói chuyện qua hệ thống địa chỉ công cộng để gọi nhân viên hoặc thông báo. Nhạc đang giữ
• cho người gọi của bạn nghe cái gì đó trong khi đang bị giữ. Nó có thể là các bài hát hoặc các tin nhắn được ghi trước khi quảng cáo công ty của bạn. Sao lưu điện
• sẽ cung cấp một nguồn điện luân phiên trong khoảng từ 10 đến 60 phút trong trường hợp cúp điện. Các tính năng nâng cao

Các tính năng nâng cao sẽ làm tăng chi phí đáng kể cho toàn bộ hệ thống và sẽ tăng chi phí liên tục trong suốt cuộc đời của hệ thống. Tuy nhiên, điều này có thể được bù lại bởi giảm dịch vụ khách hàng và lợi thế tiết kiệm thời gian mà họ mang lại.

Tính năng Vị trí Từ xa

• cho phép kết nối đơn giản với nhân viên bên ngoài hoặc các văn phòng nhỏ ở xa bằng cách chỉ cần gọi một phần mở rộng nội bộ. Tìm kiếm Tôi / Theo Tôi
• Cho phép người dùng chuyển tiếp điện thoại theo yêu cầu sang điện thoại khác, điện thoại di động, điện thoại nhà, thư ký, vv Tích hợp Điện thoại Máy tính (CTI)
• cho phép hệ thống Điện thoại tương tác với một hệ thống máy tính. Ví dụ bao gồm khả năng cho người dùng nhấp vào một số điện thoại trên màn hình và hệ thống điện thoại tự động quay số (giảm số lượng sai và tiết kiệm thời gian); hoặc chuyển số điện thoại của khách hàng sang máy tính khi họ gọi để kéo tài khoản của khách hàng và hiển thị nó trên màn hình cho nhân viên trước khi trả lời điện thoại. Tùy chọn này rất đắt. Làm thế nào lớn Hệ thống nên được

Câu hỏi tiếp theo bạn phải trả lời là nơi bạn muốn điện thoại. Danh sách sau đây xác định các địa điểm phổ biến mà bạn muốn tìm một phần mở rộng điện thoại:

Tiếp tân

• Mỗi văn phòng
• Máy Fax
• Thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng, cổng dữ liệu
• Phòng họp
• Khu vực công cộng (phòng chờ, hành lang, lối vào …)
• Tiếp theo, bạn sẽ phải xác định có bao nhiêu cuộc gọi điện thoại đồng thời sẽ được đưa vào và rời khỏi văn phòng. Tổng số cuộc gọi đến và đi vào bất kỳ thời điểm nào đó là số dòng (hoặc thân) mà bạn sẽ cần.

Các cấu hình thông thường là 3, 8, 12, 16, 24 hoặc 48 dòng. Các hệ thống lớn hơn có khe cắm mở rộng để bạn có thể thêm nhiều dòng vào một ngày sau. Hãy nhớ tính đến sự tăng trưởng trong tương lai (25% không phải là hiếm). Quan trọng: nếu bạn đánh giá thấp điều này, người gọi sẽ nhận được một tín hiệu bận rộn nếu tất cả các đường dây đang được sử dụng.

Tìm đại lý hệ thống điện thoại

Tìm đại lý không phải là khó. Trước tiên, bạn có thể tìm kiếm Web cho "Điện thoại Thiết bị & Vật tư" để tìm đại lý gần bạn.

Các chương trình thương mại cho doanh nghiệp và văn phòng cũng là những nơi tốt để bắt đầu. Không chỉ bạn sẽ có thể đáp ứng được việc bán hàng và hỗ trợ mọi người, nhưng bạn cũng có thể thử một hệ thống.

Cuối cùng, cách tốt nhất là yêu cầu xung quanh. Hỏi những người bạn biết ai có kinh doanh với văn phòng. Bạn cũng có thể nhận được đánh giá của họ về chất lượng của thiết bị và mức độ dịch vụ đã được cung cấp.

Tính tổng chi phí

Tổng chi phí của hệ thống sẽ bao gồm các thành phần sau:

Cơ sở / Hệ thống

• là đơn vị kiểm soát toàn bộ cơ sở hạ tầng điện thoại.Chi phí phụ thuộc vào số tính năng mà bạn có, số lượng bộ điện thoại nó có thể xử lý và số lượng đường dây đến từ công ty điện thoại.
  Thiết bị cầm tay / Bộ bàn làm việc

• là những đơn vị ngồi trên bàn hoặc gắn trên tường. Chúng có nhiều kiểu dáng, khả năng và giá cả khác nhau. Giá có thể dao động từ $ 70 đến $ 1, 000. Các ví dụ bao gồm: Basic (rẻ nhất), Mid-level, Executive / High-End, Bộ tiếp tân (đắt nhất) và Conference Table Units. Các tùy chọn khác bao gồm tai nghe rảnh tay và kết nối không dây. Hầu hết các thiết bị cầm tay là độc quyền và sẽ chỉ làm việc với một hệ thống cơ sở từ nhà sản xuất đó. Nếu bạn thay thế một hệ thống điện thoại hiện có, chi phí của tất cả các thiết bị cầm tay mới (nếu bạn thay đổi thương hiệu) có thể nâng cấp lên mô hình cao cấp kế tiếp giải pháp hợp lý duy nhất mà bạn có. Đường dây

• là mạch máu của tổ chức và không được lề lối. Nếu bạn đang xây dựng một văn phòng, lắp đặt thêm dây và các ổ cắm trong bất kỳ khu vực nào bạn nghĩ rằng bạn có thể cần một điện thoại trong tương lai. Chi phí sẽ là một phần nhỏ của chi phí nếu bạn phải quay lại sau và đục lỗ trong trần nhà và tường. Nếu bạn đang cài đặt nó trong một tòa nhà với hệ thống dây điện hiện có, hãy yêu cầu đại lý kiểm tra tính tương thích của dây điện trước khi ký hợp đồng.
  Cài đặt và cấu hình ban đầu
• sẽ là phần tốn nhiều thời gian nhất của dự án. Hệ thống điện thoại không hoạt động đúng lúc và nhiều khả năng sẽ phải được cài đặt và cấu hình ban đầu bởi một kỹ thuật viên được đào tạo. Để bắt kịp và chạy nhanh nhất có thể, hãy đảm bảo điều này được bao gồm trong hợp đồng. Các lựa chọn khác có thể thương lượng là bảo trì, sửa đổi trong tương lai, và đào tạo cho nhân viên của bạn. Quyết định cuối cùng

Quyết định cuối cùng dựa trên vai của bạn. Nhân viên bán hàng hệ thống điện thoại có thể hiếu chiến, nhưng hãy nhớ rằng bạn là "khách hàng" và bạn là người phụ trách. Để có được mức giá tốt nhất cho hệ thống mà bạn muốn, hãy gửi yêu cầu của bạn tới một số công ty và để họ chào giá dự án. Đảm bảo bạn nhận được đề xuất chi tiết bao gồm tất cả các lĩnh vực nêu trên.

Bạn sẽ không lấy lại được so sánh táo-táo, vì vậy hãy yêu cầu chi phí của các tính năng được liệt kê riêng (hoặc chi tiết, nếu chúng được bao gồm dưới dạng gói tính năng). Điều này sẽ cho phép bạn xác định những gì đang gây ra sự khác biệt về giá cả. Nếu bạn vẫn không chắc chắn về một nhà lãnh đạo rõ ràng, hãy yêu cầu xem bản giới thiệu tại trang web của khách hàng hiện tại. Cuối cùng, hãy so sánh đề xuất và chọn đề xuất phù hợp với nhu cầu của bạn, cho phép tăng trưởng và quan trọng nhất là bạn cảm thấy thoải mái nhất.