Công việc Hồ sơ: Làm thế nào để phát triển và sử dụng

Nhân viên của bạn có cần một phương pháp dễ dàng để phát triển để xác định các thành phần chính của công việc của họ? Xem xét việc sử dụng một hồ sơ công việc thay vì một mô tả công việc để tuyển dụng, đăng việc làm và hướng rõ ràng và các thông số cho nhân viên.

Hồ sơ công việc được phát triển tốt nhất bởi một nhóm nhân viên hiểu được nhu cầu của tổ chức đối với nhân viên làm việc ở vị trí này. Đây thường là điểm khởi đầu cho cuộc thảo luận trong cuộc họp hoặc quá trình lập kế hoạch tuyển dụng.

Hồ sơ công việc phác thảo các chi tiết về công việc của nhân viên. Đây là những thành phần chính mà bạn đã thuê nhân viên để hoàn thành. Trong một định dạng thẳng, khả thi, hồ sơ công việc trình bày một hình ảnh về nhiệm vụ chính của nhân viên.

Hồ sơ công việc sẽ bao gồm tổng thể về:

• trách nhiệm của công việc,
• kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc,
• kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc,
• giáo dục và các yêu cầu,
• nhu cầu về công việc và môi trường làm việc, phân công báo cáo
• và
• thông tin phạm vi giá.

Thông thường được sử dụng gần như hoán đổi cho nhau với mô tả công việc, cả từ ngữ, và nội dung, tôi phân biệt một hồ sơ công việc từ mô tả công việc. Sự khác biệt chính là mức độ chi tiết. Một hồ sơ công việc cho phép nhiều vĩ độ cho các mục tiêu hiện tại và mong đợi.

Mô tả công việc cung cấp một mức độ chi tiết cao sao cho sự hiểu lầm của nhân viên về trách nhiệm công việc của người đó không bao giờ có gì nghi ngờ.

Mặc dù mô tả công việc xác định tất cả các yêu cầu của từng lĩnh vực trách nhiệm chính, hồ sơ công việc chỉ liệt kê trách nhiệm. Ví dụ, một Giám đốc Nhân sự, trong một hồ sơ công việc, có thể chịu trách nhiệm về đào tạo và phát triển của nhân viên.

Trong mô tả công việc, sáu tám mô tả chính về trách nhiệm này có thể xác định trách nhiệm tổng thể.

Hồ sơ công việc mẫu và mô tả công việc

Sử dụng mô tả công việc của giám đốc nhân sự nói trên, dưới đây là so sánh một thành phần giữa hồ sơ công việc và mô tả công việc.

Hồ sơ công việc:

Đào tạo và Phát triển

Chịu trách nhiệm phát triển chương trình đào tạo và phát triển nội bộ bao gồm định hướng nhân viên mới, phát triển quản lý, kế hoạch phát triển hoạt động cho từng nhân viên, đánh giá nhu cầu đào tạo, các hệ thống phân phối và phương pháp đào tạo thích hợp, và quản lý ngân sách cho đào tạo và phát triển.

Mô tả công việc:

Đào tạo và Phát triển

• Xác định tất cả các chương trình đào tạo nhân sự, và phân quyền / trách nhiệm của nhân sự và các nhà quản lý trong các chương trình đào tạo đó. Cung cấp đào tạo cần thiết và củng cố tài liệu cho người quản lý và nhân viên bao gồm các hội thảo, hướng dẫn sử dụng, sổ tay nhân viên, và các báo cáo chuẩn.
• Dẫn đầu việc thực hiện hệ thống quản lý hiệu suất bao gồm các kế hoạch phát triển hiệu quả (PDPs) và các chương trình phát triển nhân viên.
• Thiết lập một hệ thống đào tạo nhân viên nội bộ để xác định và cung cấp cho nhu cầu đào tạo của công ty. Những điều sau đây được bao gồm trong hệ thống đào tạo: đánh giá nhu cầu đào tạo, định hướng nhân viên mới hoặc triển khai dự án, phát triển quản lý, đào tạo liên kết sản xuất, đo lường tác động đào tạo và các phương pháp chuyển giao đào tạo tốt nhất.
• Giúp các nhà quản lý lựa chọn và ký hợp đồng với các chương trình đào tạo và tư vấn bên ngoài.
• Hỗ trợ phát triển và giám sát việc chi tiêu ngân sách đào tạo của công ty.

Làm thế nào và khi nào để sử dụng hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích. Đặc biệt trong việc tuyển dụng và đăng việc, bản mô tả công việc cung cấp quá nhiều thông tin. Việc cắt hồ sơ công việc để các yếu tố quan trọng để cung cấp một hình ảnh của một công việc. Sử dụng hồ sơ công việc khi cần thiết để mô tả công việc của bạn. cho các ứng cử viên tiềm năng.

Hồ sơ công việc cung cấp một lời giải thích tốt về các thành phần của một công việc và những gì bạn đang tìm kiếm trong một nhân viên khi họ được đăng với công việc của bạn mở trên trang web tuyển dụng của bạn.

Nhân viên tiềm năng sẽ lưu ý các thành phần và yêu cầu của một công việc trong bài đăng công việc của bạn. Hồ sơ công việc cung cấp cho họ đủ thông tin để xác định xem họ có đủ điều kiện và quan tâm đến công việc của bạn.

Điều này giúp tiết kiệm cả người sử dụng lao động và thời gian tìm việc và thất vọng.

Được sử dụng khi có hiệu quả, hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích khác trong hộp công cụ Nhân sự.

Muốn có thêm thông tin về các mô tả công việc?

• Nhân sự Quản lý Nhân sự
• Nhân sự tuyển dụng