Hóa đơn Hướng dẫn Tiêu bản cho Nhà xuất bản Tự do

Khi tôi thuê các nhà văn mới (đôi khi tôi làm việc cho khối lượng), tôi thường phải giải thích cho họ đơn giản hóa hóa đơn như thế nào. Thật khó để đọc được giai điệu trong một số email nhưng tôi nghĩ một số người trong số họ có thể hoảng sợ khi tôi nói rằng tôi muốn có hóa đơn. Không cần phải hoảng sợ!

Họ cần điều gì?

Hóa đơn phục vụ nhiều mục đích. Nó không chỉ là chất xúc tác mà bạn được trả tiền, mặc dù tôi muốn mạo hiểm để nói đó là vai trò số 1, huh?

Nhưng hóa đơn đó thường là cần thiết bởi người mua vì những lý do khác. Họ cần bản ghi đó. Họ cần phải chứng minh rằng họ trả tiền cho bạn, thường để họ có thể ghi lại thanh toán của bạn. Trong những năm viết lách, tôi chỉ có một khách hàng, một tạp chí, không cần hóa đơn. Tôi không chắc chắn tại sao hoặc làm thế nào họ quản lý đó.

Các loại hóa đơn / phần mềm

Trong bài viết ban đầu mà tôi đã viết về hóa đơn, tôi đã nói rằng tôi chỉ gắn bó với tài liệu Word. Nếu tôi có thời gian, tôi sẽ thay đổi nó thành PDF, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra. Một thực tế phổ biến khác mà tôi đã nhìn thấy là sử dụng một bảng tính Excel để tạo hóa đơn. Nhưng một điều quan trọng mà tôi đã không đề cập đến sau đó là sự đa dạng của phần mềm kế toán trên mạng. Do các tùy chọn nhắm mục tiêu theo doanh nghiệp nhỏ giá cả phải chăng như Freshbooks hoặc Quickbooks, bạn có thể không bao giờ tự mình tạo hóa đơn. Tôi đã nghe những điều tuyệt vời về các ứng dụng này, nhưng vẫn chưa kiểm tra chúng.

Suy nghĩ? Hãy chắc chắn để lại những suy nghĩ trong bài viết blog của tôi về chủ đề này.

Điều gì sẽ bao gồm

Kể từ bài báo ban đầu đó, tôi đã làm rõ một số phần quan trọng của một văn bản viết. Đó là, tất nhiên, thông qua thử và sai.

• Tên và địa chỉ gửi thư của bạn phải ở ngay trên đầu để kiểm tra có thể tiếp cận bạn rất nhanh và để bạn không gửi email một tuần từ bây giờ yêu cầu.
• Bao gồm một biểu trưng cho mục đích xây dựng thương hiệu (nếu bạn có).
• Ngày hóa đơn darn! Một số công ty và nhà xuất bản có thời gian chờ bắt buộc trên hóa đơn của bạn- 30 ngày, thậm chí 60 ngày- và bạn muốn có ngày chính xác trên đó. Một lần nữa, đây là tất cả về tránh sự chậm trễ trong thanh toán.
• Nếu bạn làm nhiều dự án cho khách hàng này, hãy đặt tên cho họ! Sử dụng một số cách diễn đạt biểu thị dự án này từ một trong những cách diễn đạt trước khi nó hoặc sau đó. Nó sẽ giới hạn sự hòa trộn và (bạn đoán nó) làm cho bạn trả tiền đúng thời gian.
• Làm rõ hướng dẫn thanh toán rõ ràng. Nếu bạn muốn kiểm tra bằng giấy, bạn nên làm gì với bạn hoặc công việc kinh doanh của bạn? Nếu bạn muốn thanh toán bằng Paypal, sau đó, bằng mọi cách, bao gồm thông tin có liên quan.
• Một số công ty và nhà xuất bản lớn hơn sẽ chỉ xem hóa đơn của bạn theo số hoá đơn. Đôi khi họ thậm chí chỉ ra con số đó hoặc các quy ước về số của bạn.Nếu không, tôi chỉ đơn giản sử dụng ngày: Hoá đơn # 112811.
• Ở trên cho thấy một vài năm của vũ điệu hoá đơn. Hãy chắc chắn đọc những điều cơ bản của những gì để đưa vào hóa đơn viết của bạn ở đây.

Lời khuyên cho các hoá đơn của nhà văn

Tôi đã nghe từ một số khách hàng rằng họ không nhất thiết cần sự phân loại dài mà tôi đã đưa vào trong hoá đơn trước đây. Đồng thời, tôi đã gặp các khách hàng yêu cầu tôi phá vỡ hoá đơn của tôi thành các phần rất cụ thể.

Khi tạo hóa đơn, điều quan trọng cần lưu ý là bạn không kiếm tiền bằng cách làm việc này. Vì vậy, giữ nó đơn giản và nhanh chóng. Tôi thích ý tưởng này từ Thứ Năm Bram tại Women on Writing. Cô ấy nói rằng cô ấy làm hóa đơn trong bộ, vào một ngày trong tuần. Bạn cũng có thể tạo mẫu, lưu và sử dụng lại nó.

Dưới đây là một số mẹo:

1. Giữ những gì bạn biết. Tôi không biết nhiều nhà văn không thể sử dụng Microsoft Word và / hoặc Nhà xuất bản khi ngủ, vì vậy hãy xem xét sử dụng một trong các mẫu được cung cấp với các hệ thống phần mềm này để tạo hóa đơn của bạn.

2. Nhãn nó. Bạn muốn chủ nhân này nhớ bạn trong tương lai nếu họ có bất kỳ vị trí viết khác có sẵn. Nếu bạn có một biểu trưng, ​​hoặc thậm chí là một font, báo giá hoặc bố cục nhất định cho dịch vụ cụ thể của bạn, hãy cân nhắc sử dụng nó trên hóa đơn của bạn. Ít nhất, bạn phải bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin nhận dạng khác trong tiêu đề của hoá đơn.

3. Cung cấp chi tiết. Phần chính của hóa đơn phải chi tiết dịch vụ bạn cung cấp. Nếu bạn hoàn thành dịch vụ thông qua một mức lương theo giờ, hãy chắc chắn liệt kê số giờ đã làm việc. Nếu bạn hoàn thành một trang cho mỗi trang hoặc một dự án từ, cung cấp những chi tiết đó. Bạn sẽ muốn chi tiết chính xác những gì bạn đã làm, làm thế nào, và trong bao lâu.

4. Vẽ nó ra. Bao gồm cột tính phí cho mỗi khoản phí, trích dẫn tỷ lệ của bạn (tức là, cent cho mỗi từ hoặc đô la một giờ), và sau đó vẽ ra một cột phí tổng cộng. Điều này không chỉ giúp loại bỏ những sai lầm toán học hoặc lỗi chính tả, mà còn cung cấp cho khách hàng một cách dễ dàng để ước tính chi phí thuê bạn cho công việc trong tương lai!

5. Tổng số đậm. Làm cho tổng thể dễ dàng cho bộ phận kế toán tìm; có thể bạn sẽ được trả tiền nhanh hơn rất nhiều!

6. Trích dẫn điều khoản của bạn. Hy vọng rằng những điều này sẽ không gây ngạc nhiên cho khách hàng của bạn, vì các điều khoản nói chung được thảo luận trước thời hạn. Dù bạn đồng ý, hãy nhẹ nhàng nhắc nhở chủ nhân của bạn bằng cách thêm vào một khoản nợ đầy đủ cho một hai trong tổng số tiền phải trả. Ví dụ: Tổng cộng đến hạn 10 ngày.

7. Đã kiểm tra. Và sau đó kiểm chứng lại! Bây giờ không phải là thời gian để không gian ra và mất một tài khoản tiềm năng tiềm năng. Hãy đảm bảo rằng hóa đơn của bạn là hoàn hảo và hoàn hảo như dự án của bạn trước khi bạn chuyển nó vào.

8. Được trả tiền. Kỷ niệm thành công của bạn!