HR Các thực tiễn tốt nhất để truyền đạt các lợi ích sử dụng Email

Chúng ta đang sống trong một thế giới hiện đại, nơi mà các thông tin được lưu trữ trên toàn cầu từ người này sang người khác chỉ trong vài giây. Thư điện tử (email), tin nhắn văn bản và các cuộc họp ảo đã thay thế các cuộc gọi điện thoại và thư ốc trong hầu hết các công ty. Ngay cả bộ phận nhân sự cũng có xu hướng gửi một email nhanh chóng để phát một cập nhật quan trọng cho nhiều người cùng một lúc vì hiệu quả của nó.

Nghiên cứu gần đây của Adobe cho thấy millennials, một nhóm lớn nhân viên tại nơi làm việc, thích truyền thông qua email. Vì vậy, có một kế hoạch để truyền đạt thông tin quan trọng nhân viên lợi nhuận là phải.

5 cách để thu được nhiều lợi ích hơn Liên lạc với Email

Vẫn còn một số quy tắc kiên định áp dụng khi gửi thông tin phúc lợi cho nhân viên qua email và các hình thức truyền thông kỹ thuật số khác. Các quy tắc này được thiết kế để thực hiện hai điều:

Đảm bảo sự an toàn của thông tin sức khoẻ cá nhân (PHI) của bất cứ ai liên quan

• Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng về phúc lợi của nhân viên cho người đọc cuối
• truyền thông lợi ích dữ liệu, đây là một số thực hành tốt nhất để đưa vào sử dụng ngay bây giờ.

-9->

# 1 - Biết cụ thể những gì bạn muốn giao tiếp qua email

Một trong những mục tiêu chính của việc truyền đạt lợi ích qua email là thu thập thông tin cho nhiều người cùng một lúc mà không phải mất nhiều thời gian .

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu chính xác bạn cần liên lạc bằng email gì. Hãy nhớ rằng người nhận email có thể sẽ dành khoảng 10 giây hoặc ít hơn đọc nó. Thực hiện tính này bằng cách tạo chiến dịch tập trung nhằm hướng tới một thông điệp cụ thể. Giữ thông tin ngắn gọn và giới hạn ở một ý tưởng trung tâm.

Nếu bạn có nhiều hơn để trang trải, hãy gửi nó trong một email tiếp theo để mọi người thực sự dành thời gian để đọc nó. Ngoài ra, trước khi bạn gửi một email, hãy hiểu nếu thư được gửi tốt nhất bằng email hoặc nếu một số định dạng khác là cần thiết. Một số người đáp ứng tốt hơn với các hình thức truyền thông khác.

# 2 - Sử dụng nghi thức và văn phạm email phù hợp

Không nên nói mà là một chuyên gia truyền thông lợi ích, bạn nên luôn luôn sử dụng nghi thức văn phạm và email tốt nhất có thể. Sử dụng một chủ đề email bắt mắt. Sử dụng bản sao mù khi gửi email cho một số lượng lớn nhân viên cùng một lúc, để bảo vệ địa chỉ email cá nhân. Bắt đầu với một định dạng đơn giản cho email của bạn bao gồm lời chào, một câu giới thiệu ngắn gọn, hỗ trợ chi tiết và câu kết hợp bao gồm một lời gọi hành động (nếu cần). Sử dụng chữ đậm cho thời hạn hoặc ngày, và bao gồm URL đầy đủ của bất kỳ đường dẫn đăng ký nào vì một số nhà cung cấp dịch vụ email sẽ không dịch tốt đến người nhận.Các tệp đính kèm có thể là spam, vì vậy hãy sử dụng chúng một cách tiết kiệm. Cung cấp cho nhân viên thông tin phù hợp với những gì thông báo bằng email nói.

# 3 - Thêm mức độ truyền thông khác vào nỗ lực

Hãy nhớ rằng email bị phần lớn người tiêu dùng lờ đi, vì số lượng lớn họ nhận được hàng ngày trong hàng triệu hộp thư đến hàng ngày.

Ngoài ra, hãy hiểu rằng mọi người thường cần nghe một thông báo bằng nhiều định dạng khác nhau và nhiều lần trước khi hành động. Là người truyền đạt lợi ích, bạn sẽ muốn sử dụng nhiều hình thức truyền thông để chuyển tải bất kỳ thông báo quan trọng nào tới nhân viên. Hãy suy nghĩ về chiến lược truyền thông của bạn như có nhiều lớp. Video, tài liệu bằng văn bản, bưu thiếp và phương tiện khác có thể tiếp cận nhân viên. Làm cho tất cả các thông tin liên lạc có thể truy cập được cho những người có thể có trở ngại hoặc rào cản ngôn ngữ.

# 4 - Cung cấp hình ảnh dễ đọc để hỗ trợ thông điệp của bạn

Ngoài các thông tin kỹ thuật số bạn phát hành, hãy đảm bảo thúc đẩy các sự kiện quan trọng và thời hạn với các hình ảnh tiếp thị tại chỗ. Ví dụ: nếu việc tiếp cận mở đang tiếp cận, bắt đầu đưa ra áp phích trong các khu vực nơi nhân viên có thể thấy họ nói về thời gian này.

Một ví dụ khác có thể là quảng bá chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty với áp phích và tờ thông tin nói về lối sống lành mạnh. Nhận thức liên tục và giáo dục về lợi ích sử dụng hình ảnh và các công cụ tiếp thị như áp phích, tờ rơi, và thông tin video là những gì làm cho lợi ích truyền thông hiệu quả hơn. Tập trung tiếp thị xung quanh nhu cầu của nhân viên, mối quan tâm về sức khoẻ của họ, và giá trị của những lợi ích mà công ty cung cấp.

# 5 - Cung cấp cho nhân viên tất cả thông tin họ cần để nhận được hỗ trợ nhiều hơn

Một trong những vấn đề xảy ra trong email phúc lợi là thông tin quan trọng bị bỏ rơi, vô ý, bởi người gửi thư. Bỏ qua thông tin liên lạc, số điện thoại lợi ích, và một liên kết để tìm thêm chi tiết về kế hoạch lợi ích hoặc tỷ giá không bao giờ là một ý tưởng tốt. Hãy chắc chắn để chứng minh email và suy nghĩ về việc đọc nó từ quan điểm của người đọc. Ít nhất, hãy đảm bảo bao gồm thông tin về ai liên hệ với các câu hỏi về quyền lợi và địa chỉ trang web nơi người đọc có thể tìm hiểu thêm thông tin.

Lợi ích thông tin liên lạc chỉ là một trong nhiều yếu tố mà một email có thể phục vụ, nhưng hãy khôn ngoan trước khi dựa vào hình thức nhắn tin này mọi lúc. Trộn lẫn mọi thứ và sử dụng các mẹo trên để khai thác tối đa lợi ích của nhân viên trong việc truyền thông.

Hình tín dụng: Fotolia