Luật Công ty có thể Tài khoản cho Khách hàng Giữ lại trong QuickBooks

Thực hành kế toán tốt là một trong những nhiệm vụ hành chính quan trọng nhất của các luật sư đang phải đối mặt trong việc quản lý thực tiễn pháp lý của họ. Cho dù bạn là một người hành nghề, có một thực tiễn pháp lý nhỏ hoặc là một đối tác trong một công ty lớn, bạn cũng có trách nhiệm kế toán với tất cả các luật sư khác. Mặc dù sự phức tạp của các công việc kế toán và kế toán có thể thay đổi theo quy mô thực hành của bạn nhưng các nguyên tắc kế toán cơ bản vẫn giữ nguyên.

Trong thực tế, bạn sẽ được yêu cầu tuân thủ các quy tắc và quy định của tiểu bang về kế toán của bạn cho các quỹ của khách hàng. Vì các quy tắc này khác nhau giữa các tiểu bang, bạn nên chắc chắn làm quen với các quy định của tiểu bang trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, nếu bạn hoặc công ty luật của bạn sử dụng QuickBooks trong thực tiễn của bạn, mẹo dưới đây có thể giúp bạn theo dõi bất kỳ khoản thanh toán tiên tiến hoặc các khoản tiếp nhận mà bạn nhận được từ khách hàng của bạn.

Làm thế nào để thiết lập tài khoản Retainer của khách hàng

Một số tiểu bang có thể cho phép các nhân viên tiếp nhận khách hàng được hạch toán riêng trong hồ sơ kế toán, nhưng để các khoản tiền gửi vào tài khoản ngân hàng hoạt động của công ty luật . Các tiểu bang khác yêu cầu sử dụng các tài khoản tín dụng, trong đó khách hàng không chỉ được hạch toán riêng biệt mà duy trì trong một tài khoản ngân hàng riêng biệt từ tài khoản hoạt động của công ty bạn sử dụng cho các chi phí kinh doanh hằng ngày. Một số luật sư đã đưa ra các quy tắc của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ.

Các bước sau đây có thể được sử dụng khi khách hàng của bạn trả phí trước và khi tiểu bang của bạn cho phép bạn gửi tiền vào tài khoản kiểm tra của công ty luật.

1. Đi tới trình đơn Danh sách .
2. Chọn Biểu đồ Tài khoản .
3. Nhấp vào nút Tài khoản .
4. Chọn Mới .
5. Chọn Các loại tài khoản khác .
6. Chọn Trách nhiệm pháp lý hiện tại .
7. Nhấp vào Tiếp tục .
8. Cửa sổ Thêm Tài khoản Mới sẽ hiển thị.
9. Trong trường Tên Tài khoản , nhập Khách hàng Giữ lại .
10. Nhấp vào Lưu & Đóng để hoàn tất quy trình.

Vì người giữ lại không kiếm được, bạn sẽ ghi nhận trách nhiệm pháp lý cho những tiến bộ này; bạn không nên ghi lại nó như thu nhập khi bạn nhận được một người giữ lại. Người giữ lại sẽ được ghi nhận là thu nhập khi thu được khoản phí khi khách hàng của bạn được cung cấp dịch vụ pháp lý.

Cách Áp dụng Người Giữ Lại vào Hoá đơn

Khi bạn đã cung cấp cho khách hàng các dịch vụ pháp lý, bạn có thể tạo hóa đơn và áp dụng số tiền của người giữ lại vào hóa đơn. Người giữ lại sau đó sẽ được trừ vào số tiền khách hàng nợ bạn và người giữ lại sẽ được chuyển từ tài khoản nợ và được ghi nhận là doanh thu tại thời điểm đó.

1. Đi tới Trang chủ .
2. Nhấp vào biểu tượng Tạo hóa đơn .
3. Chọn hóa đơn tùy chỉnh của công ty luật bạn từ danh sách.
4. Nhấp vào mũi tên thả xuống Khách hàng: Giữ việc làm và chọn một khách hàng từ danh sách.
5. Nhấp vào dòng đầu tiên trong cột Mục .
6. Nhấp vào thả xuống mũi tên và chọn một mục.
7. Nhập thông tin thanh toán.
8. Vào cuối các mặt hàng hoá đơn, nhập mục Retainer (Lưu ý: sử dụng Số lượng của -1 và Tỷ lệ bằng với số lượng người giữ lại bạn đang áp dụng cho hóa đơn)
9. Nhấp vào Lưu & Đóng để tạo hoá đơn.

Tư vấn thực tế

Như đã đề cập, các công ty luật có yêu cầu về kế toán chặt chẽ đối với các quỹ của khách hàng. Các yêu cầu này khác nhau giữa các tiểu bang. Mặc dù tất cả các tiểu bang yêu cầu các luật sư sử dụng các tài khoản tín dụng để giữ ngân quỹ của khách hàng trong một số trường hợp nhất định, bạn sẽ cần phải làm quen với các yêu cầu cụ thể của tiểu bang. Bạn có thể được yêu cầu giữ nhân viên giữ lại trong tài khoản ủy thác của công ty bạn hoặc bạn chỉ được yêu cầu phải lập tài khoản cho người giữ lại riêng trong hồ sơ kế toán của công ty bạn. Sự khác biệt là với các tài khoản tín thác, bạn phải thiết lập hành vi đạo đức riêng biệt để xử lý các khoản tiền của khách hàng. Việc không tuân thủ các quy tắc và thông lệ này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, dân sự hoặc hình sự.