Thiết lập Sơ đồ Tài khoản cho các Công ty Luật Luật QuickBooks

Nhiều công ty luật nhỏ và luật sư hành nghề sử dụng QuickBook, phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Nếu công ty luật của bạn đã chọn sử dụng chương trình này, nhiệm vụ đầu tiên sẽ là thiết lập biểu đồ tài khoản để theo dõi các giao dịch. Tuy nhiên, bạn sẽ phải điều chỉnh biểu đồ tài khoản để phù hợp với chương trình Tài khoản Người quan tâm về Luật pháp (IOTLA) của tiểu bang.

(IOLTA) là một cách sáng tạo để tăng cường tiếp cận công lý cho các cá nhân và gia đình sống trong nghèo đói và hỗ trợ cải thiện công lý thông qua việc sử dụng các khoản lãi thu được trên các tài khoản ủy thác của luật sư. Các chương trình IOLTA là một dịch vụ công, và điều làm cho nó trở nên duy nhất là dịch vụ này được cung cấp mà không phải đóng thuế cho công chúng và được cung cấp miễn phí cho khách hàng của bạn hoặc của bạn.

IOTLA hoạt động như thế nào

Thông qua IOTLA, với tư cách là luật sư, khi bạn nhận tiền thuộc về một khách hàng, bạn phải đặt khoản tiền đó vào tài khoản ủy thác. Tài khoản ủy thác không được kết hợp với quỹ của công ty luật; tiền của khách hàng của bạn phải được giữ trong một tài khoản ủy thác riêng biệt tách biệt với tài khoản ngân hàng được sử dụng cho hoạt động điều hành hằng ngày của công ty bạn. Bạn phải gửi tiền của khách hàng vào tài khoản IOLTA khi các khoản tiền không thể kiếm đủ thu nhập cho khách hàng nhiều hơn chi phí để đảm bảo thu nhập đó.

Các quỹ này được tổng hợp lại, tạo ra thu nhập từ lãi lớn hơn phí quản lý tài khoản, và lãi suất chung sau đó được chuyển sang chương trình IOLTA. Tuy nhiên, nếu các khoản tiền của khách hàng đủ lớn để đủ tiền lãi để khách hàng được hưởng lợi, thì bạn là luật sư có nghĩa vụ ủy thác để đưa các quỹ này vào một tài khoản ngân hàng riêng để khách hàng của bạn nhận được sự quan tâm này.

Các quy tắc của Chương trình IOTLA theo tiểu bang

Các quy tắc về hành vi chuyên nghiệp chi phối việc quản lý các quỹ ủy thác của khách hàng khác nhau giữa các tiểu bang. Mặc dù các nguyên tắc chung là như nhau ở khắp Hoa Kỳ, yêu cầu quản lý cụ thể và các chi tiết không giống nhau. Vì vậy, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của Hiệp hội luật sư tại địa phương hoặc cố vấn chung để đảm bảo rằng việc thiết lập QuickBooks của bạn phù hợp với các quy tắc trong tiểu bang của bạn. Không tuân thủ các quy tắc về tài khoản tín nhiệm là vi phạm các quy định của nhà nước và các quy tắc của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ. Những vi phạm này có thể dẫn đến hình phạt nghiêm trọng, bao gồm hình phạt dân sự và hình sự.

Quy định của Tài khoản IOTLA

Quản lý hợp lý của IOLTA của công ty luật, cũng thường được gọi là "Tài khoản Tín thác", được quy định rất chặt chẽ bởi State Bar của bạn.Quản lý IOLTA là một kỹ năng quản lý chủ chốt trong hoạt động của một công ty luật. Nguyên tắc kế toán dựa trên các nguyên tắc của việc ghi sổ kép, với các biện pháp bảo vệ bổ sung nhằm nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán.

Làm thế nào để thiết lập biểu đồ công ty luật trong tài khoản QuickBooks

Để thiết lập biểu đồ tài khoản của công ty luật, hãy làm theo các bước sau:

Tạo một tài khoản ngân hàng riêng gọi là "Client Trust Fund Checking". Tài khoản này sẽ được sử dụng để theo dõi tất cả các khoản tiền gửi và thanh toán từ các quỹ ủy thác của khách hàng của bạn.

Đặt tài khoản kiểm tra này làm tài khoản IOLTA tại tổ chức tài chính được chấp thuận để cung cấp tài khoản IOLTA. Lời khuyên thiết thực: Bạn nên kiểm tra với ngân hàng để xác nhận rằng tài khoản IOLTA có bảo hiểm thấu chi tự động và không có quyền truy cập vào máy ATM. Các quy tắc này áp dụng cho các chương trình IOLTA ở tất cả các tiểu bang, bao gồm District of Columbia và U. S. Virgin Islands.

1. Để phân biệt các khoản phải trả của công ty luật của bạn với các khoản phải trả của khách hàng, bạn cần phải thiết lập các tài khoản nợ riêng trong QuickBooks. Bạn nên đổi tên tài khoản phải trả tài khoản thành "Tài khoản phải trả - Hoạt động". Tài khoản phải trả này sẽ được sử dụng để lập hoá đơn và thanh toán các hoạt động hàng ngày của công ty luật bạn.
2. Thiết lập một tài khoản phải trả có tên là "Tài khoản phải trả - Trust". Tài khoản phải trả này sẽ được sử dụng để theo dõi hóa đơn và thanh toán liên quan đến khách hàng của bạn.
3. Thiết lập một Trách nhiệm Hiện tại khác được gọi là "Khách hàng Trách nhiệm Tin cậy". Tài khoản nợ này sẽ được sử dụng để theo dõi tất cả các khoản tiền gửi từ khách hàng của bạn và các chi phí khác.
4. Các bước cần thiết để bạn thiết lập các tài khoản cần thiết trong QuickBooks nếu bạn có tài khoản IOTLA nơi bạn giữ tiền của khách hàng để sử dụng trong việc thanh toán chi phí.