Làm thế nào để Viết Yêu cầu Đề xuất hoặc RFP

Yêu cầu đề xuất, đôi khi được gọi là RFP hoặc RFQ cho "yêu cầu báo giá", là tài liệu mà công ty đưa ra khi muốn mua sản phẩm và muốn cung cấp các thông số kỹ thuật cho công cộng. Điều này thường xảy ra khi một số công ty sẽ chào giá về công việc hoặc công việc và nó mời gọi giá cả cạnh tranh hơn. Tuy nhiên, nỗ lực của bạn có thể tạo ra các giá thầu lãng phí thời gian của bạn, hoặc tệ hơn, không có giá thầu nào cả, nếu bạn không chuẩn bị RFP chính xác.

Đây là cách để thực hiện nó để đạt được thành công tốt nhất.

Thời gian: Trung bình

Thời gian Cần thiết: Thường mất vài ngày

Đây là cách:

1. Làm bài tập về nhà của bạn: Tìm ra bạn cần cái gì, cái gì bạn muốn, và cái gì là có thể trước khi bạn bắt đầu viết RFP của bạn. Không phát hành RFP cho máy tính có thể sản xuất 1, 500 vật dụng một giờ nếu bạn chưa bao giờ bán được hơn 25 đô la một tháng. Không có điểm nào trong việc phát hành RFP cho một chiếc xe hơi khi một người đưa tin có thể vượt qua được lưu thông cũng như nhanh chóng trên xe đạp.
2. Phân biệt giữa nhu cầu và mong muốn của bạn: Nếu bạn muốn mua một ứng dụng có thể truyền tải hình ảnh giữa trụ sở chính và xe tải của bạn tại trang web việc làm, bạn có thể chỉ định số hình ảnh bạn cần mỗi giây, những hình ảnh bạn cần, và độ phân giải cần thiết. Chắc chắn, nó có thể được tốt đẹp để có những hình ảnh trong màu sắc, nhưng đó là thực sự cần thiết? Nếu bạn thực sự yêu cầu một số cụ thể, hãy sử dụng những từ như "sẽ", "sẽ", và "phải". Điều này chỉ ra rằng đây là những yêu cầu. Các đặc điểm chỉ là "mong muốn" nên được xác định bằng những từ như "may", "can" và "tùy chọn".

1. Quyết định người chiến thắng sẽ như thế nào : Các đề xuất mà bạn nhận được để đáp ứng với RFP của bạn sẽ khác. Mỗi công ty đáp ứng sẽ có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Một số sẽ tập trung vào chi phí thấp nhất. Những người khác sẽ đạt được chất lượng tốt nhất. Vẫn còn những người khác sẽ cung cấp một bộ tính năng hoàn chỉnh. Quyết định trước những gì bạn đang tìm kiếm - chi phí thấp nhất, giao hàng nhanh nhất hoặc sự kết hợp của cả hai.

1. Tổ chức các tài liệu : Bất cứ điều gì bạn viết cho kinh doanh cần được suy nghĩ rất nhiều và nên được tổ chức. Một phác thảo là một nơi tốt để bắt đầu. Tối thiểu, bạn sẽ cần các phần để giới thiệu, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn, thời hạn và quy trình. Nhiều trong số những phần này sẽ có tiểu mục.
2. Viết phần giới thiệu : Đây là nơi bạn sẽ giải thích cho các nhà thầu tiềm năng lý do tại sao bạn xuất bản RFP và những gì bạn hy vọng đạt được bằng cách làm như vậy. Phần giới thiệu cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt các điểm chính từ các phần khác, kể cả ngày đến hạn. Việc giới thiệu một RFP cho một hệ thống truyền tải hình ảnh có thể được đọc như sau: "Công ty XYZ yêu cầu đề xuất một hệ thống đáng tin cậy, dễ sử dụng có thể truyền hình ảnh từ văn phòng chính sang xe tải bất cứ nơi nào trong khu vực đô thị.Giá thầu trả lời phải được nhận vào Thứ Hai, 5 tháng 3, 2007, vào lúc 8 giờ sáng PST. "
3. Giải thích các yêu cầu : Phần này là một trong những điều quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất.Bạn sẽ phải chỉ định kích thước và độ rõ nét của hình ảnh được truyền đi và tốc độ cần thiết Hãy cụ thể, nhưng đừng nói với nhà thầu về cách bạn muốn công việc được thực hiện trừ khi đó là điều thiết yếu Bạn có thể muốn chia nhỏ phần này thành các phân mục con theo hệ thống. Ví dụ: a) kích thước và chất lượng hình ảnh b) truyền dẫn (có thể bao gồm cả tốc độ mong muốn và bất kỳ yêu cầu nào làm cho truyền tải được an toàn) và c) các tùy chọn mong muốn (nơi bạn có thể liệt kê màu sắc là một lựa chọn mong muốn)
4. Tiêu chí lựa chọn < : Đây là nơi bạn nói với các nhà thầu về cách bạn sẽ chọn giá thầu trúng thầu. Bạn có thể tiết lộ càng nhiều càng tốt nếu bạn thích. Tốt nhất là bao gồm một câu như "Nhà thầu chiến thắng, nếu có, sẽ là được lựa chọn chỉ bằng phán quyết của Công ty XYZ. "Một số RFP của chính phủ là rất sp ecific về các tiêu chí lựa chọn, nhưng hầu hết các RFP thương mại ít chính xác hơn. Bạn có thể muốn tạo bảng tính phân phát mỗi giá thầu cho một phạm vi nhất định trong mỗi danh mục, sau đó yêu cầu nhóm lựa chọn giá thầu "tốt nhất" từ những giá trị có ba điểm số hàng đầu. Thời hạn
5. : Phần này nói với các công ty muốn đặt giá thầu cho RFP của bạn nhanh như thế nào mà họ phải hành động và khoảng thời gian dự kiến ​​sẽ thực hiện. Hãy hợp lý khi bạn đặt thời hạn. Đừng hỏi các đề xuất cho các hệ thống phức tạp sau đó cung cấp cho các nhà thầu chỉ cần một vài ngày để đáp ứng. Dành thời gian dài hơn để chuẩn bị một giá thầu nếu RFP của bạn lớn, nếu yêu cầu bạn mua là phức tạp, hoặc nếu bạn cần một câu trả lời chi tiết hơn. Đây cũng là nơi mà bạn có thể nói với các nhà thầu trong bao lâu quá trình đánh giá sẽ diễn ra, khi nào họ sẽ được thông báo nếu họ đã thành công, và trong bao lâu họ phải cung cấp. Quá trình:
6. Sử dụng phần này để giải thích quá trình sẽ làm việc như thế nào, từ việc gửi RFP đến việc trao hợp đồng và bắt đầu công việc. Phần này có thể nói, "Thời gian dự kiến ​​đến hạn vào ngày được chỉ định trong Bước 8 ở trên Tất cả hồ sơ dự thầu sẽ được xem xét để đảm bảo chúng đáp ứng được tất cả các yêu cầu và đáp ứng. bạn muốn) và ba hồ sơ dự thầu đầu tiên sẽ được nhóm đánh giá đánh giá để lựa chọn nhà thầu trúng thầu và một nhà thầu khác.Những cuộc đàm phán với nhà thầu trúng thầu dự kiến ​​sẽ dẫn đến một giải thưởng hợp đồng trong vòng hai tuần. " Quyết định cách gửi đi RFP
7. : Hầu hết các RFP đều được gửi đi, nhưng chúng không nhất thiết phải là. Bạn có thể gửi RFP qua email, hoặc bạn có thể đăng nó trên trang web của công ty bạn. Chỉ cần chắc chắn để xác định tên hoặc số mà nhà thầu nên sử dụng để xác định RFP họ đang đáp ứng. Quyết định ai sẽ nhận được RFP:
8. Bạn có thể đã xác định được các nhà cung cấp mà bạn muốn mua. Công ty của bạn thậm chí có thể có một danh sách các nhà cung cấp chấp nhận được. Nếu không, bạn có thể tìm thấy các nhà cung cấp thông qua mạng lưới chuyên nghiệp của bạn, bằng cách tìm kiếm trực tuyến hoặc bằng cách yêu cầu các nhà cung cấp đáng tin cậy của các tài liệu khác cho các đề xuất của họ.Đừng giới hạn danh sách những người nhận RFP của bạn chỉ cho các công ty "lớn" hoặc các nhà cung cấp "đã được thiết lập". Bạn có thể tìm thấy ý tưởng tốt hơn và thậm chí giá cả tốt hơn từ các nhà cung cấp nhỏ hơn, những người thường quan tâm đến việc giành được doanh nghiệp của bạn hơn. Gửi RFP.