Làm thế nào để Viết báo cáo thường niên phi lợi nhuận

Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận báo cáo với IRS hàng năm 990, họ cũng biết rằng họ nên xuất bản ấn phẩm trình bày thành quả của họ cho người ủng hộ và công chúng.

Báo cáo thường niên có thể giúp bạn chứng minh được thành tích của mình cho các nhà tài trợ hiện tại và tương lai, trau dồi mối quan hệ đối tác mới và công nhận những người quan trọng.

Tuy nhiên, các tổ chức phi lợi nhuận thường phải vật lộn với những gì nên được đưa vào báo cáo hàng năm và những gì nên bỏ qua.

Báo cáo hàng năm cũng đã thay đổi đáng kể theo thời gian.

Một khi các tài liệu quảng cáo được viết bằng ngôn ngữ mà người nội bộ chỉ có thể hiểu được, báo cáo hàng năm giờ đây nói chuyện với một nhóm người rộng hơn và sử dụng văn bản dễ hiểu hơn cộng với nhiều hình ảnh và infographics khác.

Báo cáo hàng năm có ở tất cả các định dạng, kích thước và bản trình bày. Nhiều trang web được đăng trên các trang web hơn là in và gửi qua thư. Báo cáo hàng năm có thể là video, bưu thiếp hoặc trình chiếu. Nhiều báo cáo hàng năm trở thành trường hợp hỗ trợ của tổ chức phi lợi nhuận, nhằm xây dựng một chiến dịch gây quỹ.

Báo cáo hàng năm có thể thậm chí không được gọi là. Họ có thể là "báo cáo cho cộng đồng của chúng tôi" hoặc "lời kêu gọi hành động. "Họ thường sử dụng các chủ đề để tổ chức thông tin, chẳng hạn như" một ngày trong cuộc đời "hoặc" chuyển đổi. "

Chìa khóa cho một báo cáo hàng năm thành công có thể chỉ đơn giản bằng cách sử dụng trí tưởng tượng của bạn, tìm kiếm nhiều ví dụ từ các tổ chức từ thiện tương tự như của bạn, và tìm hiểu khán giả của bạn thích gì.

Một khán giả trẻ tuổi sẽ thích thứ kỹ thuật số trong khi một nhóm người hiến tặng lâu năm có thể thích cách tiếp cận truyền thống hơn.

Mười mẹo dưới đây sẽ giúp bạn phát triển báo cáo hàng năm phi lợi nhuận xuất sắc, cho dù bạn có cố gắng và đúng sự thật hoặc đẩy ranh giới của tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn cho bạn.

1. Tập trung vào thành tích, chứ không phải hoạt động.

Các nhà tài trợ muốn biết bạn đã làm gì, nhưng quan trọng hơn, họ muốn biết tại sao bạn làm điều đó.

Kết quả là gì? Tại sao bạn dành thời gian và tiền bạc theo cách bạn đã làm? Nó đã làm gì khác biệt?
Kết nối các hoạt động hàng ngày của tổ chức với tuyên bố nhiệm vụ của bạn. Đừng cho rằng độc giả sẽ tự động hiểu được hoạt động của bạn như thế nào giúp bạn đạt được sứ mệnh của bạn. Kết nối các dấu chấm cho họ.

2. Dừng nói về nội dung.

Việc kết nối Internet tốc độ cao trong văn phòng và phần mềm kế toán mới có thể là những thành tựu to lớn từ nơi bạn ngồi ở bàn làm việc, nhưng chúng không liên quan gì đến nhiệm vụ của bạn.
Tạo cảm hứng cho các nhà tài trợ với những thành tựu liên quan đến nhiệm vụ của bạn trong báo cáo hàng năm và để tất cả các mục hành chính cho báo cáo của bạn lên hội đồng quản trị của bạn.

3. Đừng khoe khoang về thành tích gây quỹ của bạn.

Các nhà tài trợ mong muốn bạn kiếm tiền, nhưng những thành tựu gây quỹ không nên được kỷ niệm trong báo cáo hàng năm của bạn cùng cấp với kết quả liên quan đến nhiệm vụ của bạn.
Người đọc chắc chắn sẽ biết về những gì bạn đã làm với số tiền đó so với cách bạn tăng nó. Mặc dù bao gồm thông tin về nỗ lực gây quỹ của bạn tốt như thế nào, nhưng tốt nhất nên đặt thông tin này vào phần tài chính của báo cáo chứ không phải ở mặt trước và trung tâm.

4. Bao gồm ảnh trong báo cáo hàng năm.

Vâng, các bức ảnh trị giá hàng nghìn từ.

Rất nhiều người đọc báo cáo hàng năm của bạn sẽ không đọc nó. Vì vậy, cho họ thấy những gì bạn đã làm với việc sử dụng tự do của hình ảnh. Những hình ảnh này sẽ chỉ cho người hoặc động vật mà bạn giúp đỡ chứ không phải thành viên hội đồng quản trị, CEO, hoặc các nhà tài trợ lớn. Các nhà tài trợ hôm nay mong đợi một câu chuyện từ bạn, và câu chuyện đó có thể được nói với ảnh đẹp hơn.

Đầu tư vào một máy ảnh kỹ thuật số tốt, hoặc dành chút tiền cho một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Nó cũng tốt để sử dụng nhiếp ảnh cổ điển nếu bạn đang ở trên một ngân sách eo hẹp, miễn là bạn chọn những hình ảnh cẩn thận. Nhập 'hình ảnh cổ phiếu miễn phí bản quyền' vào công cụ tìm kiếm ưa thích của bạn, và bạn sẽ tìm thấy nhiều trang web. Ảnh của bạn nên có nhiều khuôn mặt hơn là mọi thứ.
Để biết một số ý tưởng về cách sử dụng ảnh trong báo cáo của bạn, hãy xem 14 ví dụ về Cách sử dụng ảnh tuyệt vời trong Báo cáo thường niên phi lợi nhuận.

5. Viết chú thích cho câu chuyện của bạn.

Bây giờ bạn đã cho họ nhìn vào bức ảnh kể câu chuyện với phụ đề của bạn. Đừng chỉ ra những gì trong bức tranh. Kết nối ảnh với sự hoàn thành.
Nếu mọi người không đọc gì ngoại trừ chú thích trong báo cáo hàng năm của bạn, họ vẫn nên có ý thức về công việc tốt của bạn năm ngoái.

6. Bao gồm hồ sơ cá nhân.

Nhà tài trợ thích những câu chuyện có thật về người thực. Tóm tắt tổng quát về công việc của bạn sẽ đưa các nhà tài trợ của bạn vào giấc ngủ.
Giải thích những gì bạn đã hoàn thành tổng thể, và sau đó nhân bản hóa số liệu thống kê của bạn với một số hồ sơ cá nhân. Làm nổi bật công việc của bạn đã giúp một cá nhân cụ thể như thế nào. Chia sẻ câu chuyện về tình nguyện viên về cách họ tạo ra sự khác biệt tích cực.

7. Giải thích về tài chính của bạn.

Nhiều nhà tài trợ của bạn sẽ không biết đọc báo cáo tài chính như thế nào hoặc sẽ không dành thời gian để đọc nó. Bao gồm một hoặc hai đoạn giải thích bằng tiếng Anh giản thể những gì các bảng nói. Thử đưa một số thông tin đó vào một trang thông tin điện tử. Chính hành động thiết kế một lực lượng Infographic buộc bạn phải đơn giản hóa và đơn giản hóa một số chi tiết. Văn bản về số làm cho mắt của người ta tràn ngập. Một đồ thị nắm bắt sự chú ý của họ, và những con số này có thể sẽ được ghi nhớ.
Những con số nào bạn nên bao gồm? Làm thế nào về tiền của bạn đến từ đâu và làm thế nào bạn chi tiêu nó? Bạn đã đạt được bao nhiêu người? Chiến lược gây quỹ chính của bạn là gì? Bạn đã tạo ra bất kỳ chiến thuật tiết kiệm chi phí nào trong năm nay?

8. Nếu bạn cần nhiều không gian hơn cho ảnh và bảng thống kê, hãy cắt tỉa danh sách nhà tài trợ trong báo cáo hàng năm.

Các tổ chức phi lợi nhuận cần cân bằng giữa việc sử dụng không gian trong báo cáo hàng năm của mình để thảo luận về thành tích của họ và sử dụng nó để nhận ra các nhà tài trợ.
Nếu có tới một nửa số báo cáo hàng năm của bạn là danh sách các nhà tài trợ, bạn nên cân nhắc việc mở rộng danh sách lại để có thêm chỗ cho văn bản và ảnh. Các nhà tài trợ nhỏ có thể được công nhận theo những cách khác như danh sách trong các bản tin. Cũng nên xem xét tôn trọng các nhà tài trợ theo những cách khác, chẳng hạn như gọi họ trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc đăng ảnh của họ sau một sự kiện.

9. Ba lần kiểm tra danh sách nhà tài trợ của bạn.

Không có cách nào tốt hơn để phá hoại một khoản đóng góp trong tương lai so với việc đánh vần tên của người hiến tặng sai trong báo cáo hàng năm của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về một cái tên, đừng đoán. Kiểm tra nó với người hiến tặng.
Cũng nên kiểm tra cẩn thận tên của các cơ quan chính phủ và cơ sở cung cấp cho bạn các khoản trợ cấp. Tên người gọi các tổ chức này trong cuộc trò chuyện thường là ngắn tay cho các tên pháp lý đầy đủ thuộc về báo cáo hàng năm của bạn.

10. Nói với các nhà tài trợ cách họ có thể giúp đỡ.

Không bao giờ để lại một người ủng hộ tiềm năng treo, tự hỏi làm thế nào họ có thể giúp bạn. Một khi bạn đã truyền cảm hứng cho độc giả của bạn với những tác phẩm tốt trong báo cáo hàng năm của bạn, hãy kết luận bằng cách nói cho họ biết làm thế nào họ có thể giúp bạn làm nhiều hơn.
Họ có thể hỗ trợ bạn bằng tiền bạc hay thời gian như thế nào? Yêu cầu họ tình nguyện. Nhắc nhở họ về các lựa chọn đưa ra kế hoạch. Nói với họ về quà tặng cổ phiếu. Chỉ dẫn họ cách sử dụng thẻ tín dụng của họ để hiến. Phải rõ ràng về những cách tốt nhất để giúp đỡ.