Làm thế nào để Xem lại Công việc của Công chức

Khi bạn chỉ định công việc cho cấp dưới, bạn giám sát nhiều khía cạnh của sự tiến bộ của họ, nhưng bạn chủ yếu quan tâm đến việc công việc có được thực hiện đúng và được thực hiện đúng thời hạn hay không.

Nhận công việc đã hoàn thành vào thời gian

Việc công việc của họ được thực hiện đúng thời gian dễ dàng hơn trong việc giám sát. Đó là bởi vì thời gian dễ đo hơn chất lượng. Bạn cần đặt ra các yêu cầu rõ ràng, bao gồm các cột mốc và thời hạn, nhưng bạn cũng cần phải cho phép một số tính linh hoạt.

Lập kế hoạch lịch trình của họ, hoặc có kế hoạch lịch trình của họ, để bao gồm một số thời gian slack. Sẽ có một số sự kiện không lường trước được vì vậy hãy thận trọng khi xây dựng ít nhất một chút ít thời gian. Số lượng slack mà bạn cho phép trong lịch trình của họ sẽ khác nhau từ cá nhân đến cá nhân với các cá nhân cao cấp hơn và tài năng cần ít slack.

- Phương pháp phổ biến nhất để theo dõi xem công việc có được thực hiện đúng thời hạn hay không là báo cáo định kỳ, thường được thực hiện hàng tuần cho các dự án nhỏ và trên cơ sở hàng tháng cho các dự án lớn. Khi bạn phải cấp cho các cấp dưới nộp báo cáo tiến độ bằng văn bản, một trong những mục mà họ sẽ báo cáo là sự tuân thủ của họ đối với lịch trình. Một phương pháp phổ biến được sử dụng để nhanh chóng chỉ ra tình trạng là màu stoplight. Nếu dự án đúng tiến độ, họ sẽ thể hiện một biểu tượng xanh. Nếu dự án trễ, họ sẽ chỉ ra rằng đó là một biểu tượng màu đỏ.

Đôi khi màu vàng cũng được sử dụng để chỉ ra khi có một vấn đề nhỏ không đủ nghiêm trọng để đảm bảo màu đỏ.

Bạn cũng muốn họ báo cáo bất cứ điều gì đang cản trở tiến trình của họ. Phần này nên bao gồm những gì họ đã cố gắng để xóa các blocker và kết quả của những nỗ lực. Nếu họ đang yêu cầu sự trợ giúp của bạn, hoặc từ ai đó bên ngoài lĩnh vực của họ, cần được chỉ rõ.

Đừng quên có họ cũng bao gồm thành tích của họ. Nếu họ đã làm điều gì đó đã giải tỏa một người ngăn chặn, ngăn ngừa được vấn đề, hoặc bằng một cách nào khác đã giúp giữ lịch trình còn nguyên vẹn cần lưu ý trong báo cáo tiến độ của họ.

Cuối cùng, báo cáo tiến độ cần trình bày phần trăm hoàn chỉnh, kế hoạch so với thực tế. Hầu hết các dự án tiến bộ rất ít ngay từ đầu, sau đó họ dốc lên một cách dốc, và khi kết thúc dự án một lần nữa tiến bộ chậm. Kế hoạch dự án mà bạn và nhân viên của bạn đã phát triển phải tính đến điều này. Cho dù bạn có đưa ra lý do này vào tiến độ bạn cần phải đánh giá tiến độ do nhân viên báo cáo hay không Phần trăm kế hoạch hoàn thành nên phản ánh, nói chung, bao nhiêu thời gian được phân bổ cho dự án đã qua. Trong một dự án với lịch trình ba tháng, nhân viên nên báo cáo tỷ lệ phần trăm theo kế hoạch khoảng 1/3 vào cuối tháng đầu tiên.Nếu họ báo cáo số lượng nhỏ hơn hoặc lớn hơn nhiều, bạn sẽ phải thận trọng hơn để xem xét kỹ hơn. Ngoài ra, bạn cần phải đưa ra một đánh giá về độ chính xác của những gì họ báo cáo cho một phần trăm thực tế hoàn thành. Dựa trên kiến ​​thức của bạn về dự án và tình trạng chung của nó, bạn sẽ có thể đánh giá, xấp xỉ, liệu phần trăm hoàn thành được báo cáo bởi nhân viên là chính xác hay không.

Ví dụ: nếu họ báo cáo số liệu hoàn thành kế hoạch là 60% và tỷ lệ phần trăm thực tế là 65%, nhưng bạn biết dự án đã gặp nhiều khó khăn, bạn nên điều tra báo cáo chi tiết hơn.

Thực hiện công việc đúng

Rất khó đo lường và giám sát xem nhân viên của bạn có nhận được công việc đúng hay không. Đó là bởi vì nó khó hơn để định nghĩa và định lượng những gì "làm đúng" có nghĩa là. Ở đây một lần nữa, cũng như lịch trình, bạn cần phải đặt ra những mong đợi và mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Và trong khi với lịch trình bạn cho phép một số tính linh hoạt và giảm bớt bạn cần phải ít linh hoạt hơn về chất lượng. Tốt là tốt.

Đừng đánh mất mục tiêu. Khi chúng ta nói về "làm đúng", hãy nhớ rằng bạn đang cho "xuất sắc" không phải là "hoàn hảo". Và đừng quên tập trung vào kết quả chứ không phải là quá trình.

Theo dõi tiến độ khi thực hiện đúng

Cách tốt nhất để theo dõi tiến bộ của nhân viên đối với công việc được thực hiện đúng là các cuộc họp thường xuyên và sử dụng "show and tell" tự do. Khi nhân viên báo cáo đã đạt được tiến bộ đáng kể, hãy cho họ thấy họ đã làm gì. Khi bắt đầu dự án, tác phẩm có thể hơi thô và chỉ hoàn thành một phần. Điều này là để được mong đợi. Tuy nhiên, theo thời gian, các cuộc biểu tình của nhân viên phải thể hiện sự tiến bộ với công việc trở nên trơn tru hơn và hoàn thiện hơn.

Chìa khoá trong các đánh giá chất lượng này là để đảm bảo ước tính của nhân viên về chất lượng công việc đã thực hiện cho đến nay phù hợp với của bạn. Ví dụ: nếu bạn xem lại dự án có khoảng một nửa nhân công, và nhân viên chỉ ra chất lượng của công việc ở mức đó thì bạn cần đảm bảo bạn đồng ý. Nếu bạn thấy rằng chất lượng công việc được thực hiện cho đến thời điểm này vẫn còn sơ khai và sơ bộ, bạn cần thảo luận sự khác biệt với nhân viên và đặt lại mong đợi của họ. Nếu bạn không, khi họ nghĩ rằng họ đã đạt được chất lượng hoàn thành, bạn có thể đánh giá công việc chỉ vừa phải hoàn thành.

Bottom Line

Khi xem lại tác phẩm mà bạn đã ủy quyền cho cấp dưới, hãy nhớ rằng bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc của họ. Vì vậy đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời gian và thực hiện đúng như đã thảo luận ở trên. Ở dấu hiệu đầu tiên của khó khăn, bạn cần phải bước vào và điều chỉnh các tiêu chuẩn của nhân viên để phù hợp với của riêng bạn.