Làm thế nào để Giảm Chi phí In ấn Xây dựng

Nếu bạn đang ở văn phòng của bạn ngay bây giờ, hãy dừng lại những gì bạn đang làm và hãy nhìn quanh. Cụ thể, hãy nhìn vào bàn làm việc của bạn. Bây giờ hãy nghĩ về những gì bạn thấy. Có một đống giấy tờ khổng lồ ở một góc - giấy tờ quan trọng như hóa đơn, hợp đồng và cập nhật dự án?

Trước khi bạn nhận được phòng thủ; chúng tôi nhận được khái niệm "tổ chức hỗn loạn" toàn bộ mà bạn có thể đã xảy ra với bàn làm việc của bạn. Tất cả các giấy tờ đó - các mẫu LEED, RFD, đơn đăng ký và nhiều thứ khác - đều có một nơi mà chúng thuộc về.

Tất cả chúng cần được quản lý trước khi nộp đơn. Một số cần phải được ký kết, những người khác cần phải được quét, những người khác cần phải được xử lý và gửi đi cho khách hàng của bạn.

Vì vậy, chúng ta chỉ cần cắt theo đuổi: Nếu văn phòng của bạn là một mớ hỗn độn, nó gây ra vấn đề. Tin vui là: Có hy vọng cho bạn.

Giải pháp cho "Quá tải Tài liệu"

Nếu bất cứ điều gì chúng tôi đưa lên cho đến nay đều áp dụng cho bạn, đừng lo lắng. Bạn đang ở trong công ty tốt. Đây là những vấn đề thường gặp giữa các nhà quản lý xây dựng. May mắn là có phần mềm quản lý xây dựng sẵn có cho bạn mà thực hiện một công việc tuyệt vời của giải quyết phần lớn trong số họ.

Hệ thống quản lý xây dựng tốt có một số lượng lớn các giải pháp quản lý tài liệu, và các giải pháp này phục vụ một số mục đích hữu ích. Họ có thể giúp bạn định vị các mẫu đơn và tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, làm giảm lượng thời gian bạn bỏ ra (đọc: "tìm") tất cả giấy tờ của bạn.

Thời gian bạn tiết kiệm được có thể được sử dụng để tăng khả năng hiển thị của bạn với khách hàng và tập trung vào phần sản xuất thực tế của công việc của bạn.

Đã đến lúc tổ chức

Tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý tài liệu là khả năng tổ chức các tệp tin quan trọng của bạn được tổ chức. Nó loại bỏ sự cần thiết phải chồn qua các tủ tập tin khổng lồ hoặc đống giấy tờ trên bàn làm việc của bạn.

Bạn chỉ cần cắm tài liệu bạn đang tìm kiếm vào công cụ tìm kiếm của phần mềm, và nó gần như ngay lập tức.

Phần mềm cũng có thể giúp bạn tải các tập tin hiện có, cho phép bạn dễ dàng phân biệt giữa các tập tin trước đây về thể chất đang ngồi trong một tủ tập tin và các tập tin đã được thêm vào hệ thống phần mềm của bạn. Với nhiều ứng dụng, bạn cũng có thể truy cập tài liệu qua lưu trữ đám mây, cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tệp của bạn khi di chuyển. Quản lý tài liệu xây dựng dựa trên đám mây là một lựa chọn thông minh xem xét khả năng giúp bạn xử lý giấy tờ nhanh hơn và với mức độ hiệu quả cao hơn.

Hai giải pháp phần mềm đó là Viewpoint và Aconex. Cả hai đều được xây dựng trên các hệ thống tìm kiếm tương tự thuật toán của Google, làm cho quá trình tìm kiếm sét đánh nhanh. Quan điểm tự đặt ra ngoài với việc bổ sung khả năng tìm kiếm và lập chỉ mục email thông qua Outlook cũng được đính kèm với Vista.

Tùy chọn cộng tác cao cấp

Phần mềm quản lý tài liệu xây dựng giúp bạn làm việc với nhóm của mình dễ dàng hơn. Ví dụ: Công cụ Quản lý Xây dựng của Procore cho phép các nhà quản lý cấp phép cho người dùng. Nó lưu trữ các phiên bản trước của tệp của bạn nhưng cũng có các biện pháp bảo vệ tại chỗ, đồng thời chia sẻ cùng một dự thảo các tệp tin để người dùng không mắc lỗi khi chỉnh sửa các phiên bản sai.

Vẫn còn tốt hơn, nó hoạt động với hầu hết các nền tảng di động và máy tính để bàn lớn, đó là tin tốt cho các công ty sử dụng iPad và các máy tính bảng khác như một phần của hệ thống quản lý của họ.

Giải pháp kinh tế

Cách mà phần mềm quản lý tài liệu xây dựng tốt có thể tiết kiệm được tiền cho doanh nghiệp của bạn là rất nhiều. Những điều rõ ràng hơn bao gồm sự suy giảm mạnh nhu cầu về nguồn cung cấp như mực in, giấy, photocopy và các đơn vị lưu trữ vật lý. Thậm chí nhiều hơn nữa, nó có thể tiết kiệm hàng ngàn đô la mỗi năm chi phí lao động. Ở mức thấp nhất, nhiều doanh nghiệp - không chỉ là xây dựng - báo cáo tiết kiệm hàng ngàn đô la chỉ cần không phải dành thời gian vào việc nộp đơn.

Phần mềm quản lý văn bản cũng tiết kiệm được thời gian (và cuối cùng là tiền) tìm kiếm tài liệu bị mất. Người ta ước tính rằng việc tái tạo các tài liệu không đúng hoặc sai lệch có thể tốn khoảng 250 đô la mỗi cái.

Bạn đã bao nhiêu lần tìm kiếm tài liệu bị mất chỉ trong năm nay?

Dòng dưới cùng

Phần mềm quản lý tài liệu xây dựng giới thiệu cho bạn một cách hiệu quả để tiết kiệm tiền và thời gian cho công việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn chưa thử, thời gian bây giờ là bước đầu tiên và kiểm tra một số tài nguyên được liệt kê ở trên.