Làm thế nào để điều chỉnh thích hợp Nhật ký tài chính

Hai phương pháp ghi lại hình ảnh tài chính của doanh nghiệp là kế toán tiền mặt và hạch toán kế toán. Các doanh nghiệp sử dụng chi phí kỷ lục phương thức tiền mặt và thu nhập khi tiền được trả hoặc nhận. Phương pháp tiền mặt là đơn giản của hai; nó hoạt động tương tự như một sổ séc cá nhân. Phương pháp tính lũy kế khớp với thu nhập và chi phí vào đúng thời kỳ bằng cách sử dụng các mục nhật ký để ghi lại các hoạt động nhất định.

Điều này cho thấy một hình ảnh chính xác hơn về cách thức hoạt động của công ty nhưng cũng tốn nhiều thời gian hơn. Chuẩn bị và đăng các mục nhật ký là một trong những hoạt động phải được thực hiện khi sử dụng phương pháp tính lũy kế. Nếu mục nhật ký bị bỏ qua hoặc chuẩn bị không chính xác, tính chính xác của các báo cáo tài chính có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Các loại tạp chí Bài viết

Có rất nhiều tình huống khác nhau mà có thể yêu cầu một mục nhập tạp chí điều chỉnh. Tuy nhiên, đa số có thể được xếp vào một trong sáu loại.
1. Chi phí phải trả ghi lại các khoản chi phí mà bạn đã phát sinh mà bạn chưa thanh toán. Ví dụ về các khoản chi phí đã tích lũy bao gồm:

• Hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã nhận mà nhà cung cấp chưa nộp hóa đơn
• Hóa đơn cho các dịch vụ tiện ích, chẳng hạn như điện, điện thoại, dịch vụ Internet hoặc nước
• Thuế hoặc hàng năm khác thanh toán
• Tính lương, nếu nhân viên có số giờ làm việc trong một khoảng thời gian sẽ không được thanh toán cho đến kỳ kế tiếp

• Các khoản tín dụng đang chờ xử lý, như tín dụng của nhà cung cấp cho hàng hoá trả lại

2. Chi phí hoãn lại hoặc trả trước phản ánh chi phí mà bạn đã thanh toán cho những dịch vụ nào chưa được giao. Ví dụ, một công ty có thể thực hiện các khoản thanh toán bảo hiểm trên xe của họ trong một năm trước hoặc có thể thanh toán khoản tiền thuê hàng tháng cho tòa nhà của họ.

3. Điều chỉnh khoảng không quảng cáo là loại mục nhập phổ biến. Thông thường, mục nhật ký chuẩn bị để sắp xếp chi phí-bán hàng với số đơn vị bán ra trong kỳ. Hầu hết các công ty ghi lại tất cả các khoản mua hàng vào một tài khoản tồn kho xuất hiện trên bảng cân đối kế toán và sau đó họ chuẩn bị một mục nhập sổ sách để chuyển chi phí của các đơn vị thực tế đã bán trong kỳ sang một tài khoản xuất hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
4. Các giao tác Noncash phản ánh các hoạt động không ảnh hưởng đến tiền mặt của công ty. Ví dụ về các loại mục ghi chép này bao gồm khấu hao và khấu hao, dự trữ được thiết lập để ghi lại hàng hoá bị hư hỏng trong kho hoặc phân bổ chi phí giữa các vị trí hoặc phòng ban.
5. Doanh thu hoặc thu nhập tích lũy phản ánh các giao dịch mà bạn đã giao hàng hoá hoặc dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán. Trong hầu hết các công ty, các khoản phải thu sẽ phản ánh phần lớn các loại này.Tuy nhiên, doanh thu tích lũy cũng có thể bao gồm các khoản mục khác, chẳng hạn như lãi suất kiếm được trong một khoảng thời gian mà ngân hàng sẽ không gửi cho đến giai đoạn tiếp theo.
6. Doanh thu hoãn lại phản ánh các khoản thanh toán nhận được mà công việc hoặc hàng hoá chưa được giao. Ví dụ: khách hàng có thể trả trước cho một đơn đặt hàng tùy chỉnh sẽ mất hai tháng để hoàn thành.

Nhu cầu điều chỉnh các tạp chí

Mục đích chính của việc điều chỉnh các mục nhật ký là để khớp thu nhập và chi phí trong giai đoạn mà chúng xảy ra. Các ví dụ sau đây có thể giúp chứng minh làm thế nào để nguyên tắc phù hợp này có thể đưa ra các báo cáo tài chính chính xác hơn.
• Chi phí được ghi nhận trong thời gian thích hợp. Giả sử một công ty mua một hợp đồng dịch vụ năm năm để trang trải bảo dưỡng dự phòng trên hệ thống sưởi ấm của nó. Hợp đồng có giá 5.000 USD, mà nhà cung cấp yêu cầu công ty phải thanh toán trước. Theo phương pháp tiền mặt, công ty sẽ ghi lại toàn bộ $ 5,000 trong một khoảng thời gian, chi phí sẽ được phóng đại và lợi nhuận sẽ được understated. Theo phương pháp tính lũy kế, chỉ có $ 1,000 được ghi nhận là một khoản chi phí mỗi năm.
• Thu nhập được ghi nhận vào thời điểm thích hợp. Chi phí lao động, vật tư và chi phí đầu vào để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng được kết hợp với doanh thu.

Để minh họa, giả sử một khách hàng trả trước $ 500,000 để công ty sản xuất một sản phẩm theo các yêu cầu của ông. Sẽ mất hai năm để hoàn thành đơn đặt hàng. Công ty mua các vật liệu cần thiết, trả lương cho nhân viên và bao gồm các tiện ích, hỗ trợ máy tính và các chi phí khác. Theo phương pháp tiền mặt, công ty dường như đã nhận được một khoản tiền thưởng khi nhận được $ 500,000, nhưng trong hai năm, nó sẽ được overstate các chi phí của nó, làm cho nó xuất hiện rằng công ty không kiếm được nhiều như nó có thể hoặc có thể cho thấy rằng công ty đang mất tiền.

Làm thế nào để tạo sổ nhật ký điều chỉnh

Các mục nhật ký yêu cầu sự hiểu biết về cách thức hoạt động của hệ thống kế toán. Họ sẽ luôn luôn tác động ít nhất là hai tài khoản, và các khoản nợ và tín dụng sẽ net đến số không. Các mục nhật ký mẫu sau đây có thể hữu ích.
1. Một công ty nhận được một lô hàng vật tư văn phòng vào ngày cuối cùng của kỳ kế toán, nhưng hóa đơn của nhà cung cấp đã không đến. Theo đơn đặt hàng, hóa đơn phải là 200 đô la. Mục nhập của tạp chí sẽ ghi nợ tài khoản cho vật tư văn phòng với số tiền 200 đô la và các chi phí tích lũy tín dụng cho 200 đô la.
2. Khách hàng mua 500 đô la và tính phí vào tài khoản của cô ấy. Cô ấy có 30 ngày để thanh toán. Mục nhập của tạp chí sẽ hiển thị ghi nợ cho các khoản phải thu 500 đô la và khoản tín dụng cho thu nhập 500 đô la.
3. Sau khi nhận hàng gửi 10 000 món hàng và gửi chi phí 100.000 đô la Mỹ vào tài khoản hàng tồn kho, một công ty bán 1 000 mặt hàng trong suốt thời gian đó. Mục nhập của tạp chí là để ghi nợ tài khoản bán hàng giá trị cho giá trị là 1 000 mặt hàng, là 10.000 đô la và ghi có vào tài khoản hàng tồn kho với giá 10.000 đô la.
Một lĩnh vực thường gây nhầm lẫn khi chuẩn bị bài báo là một số tài khoản thường có một số dư tín dụng và một số khác thường có một số dư nợ. Kiểu tài khoản xác định sự cân bằng bình thường của nó.
• Tài sản thường có số dư nợ. Tài sản bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho.
• Tài sản trái phiếu là các tài khoản cân đối tín dụng. Các ví dụ về tài sản chống lại là khoản dự phòng cho các khoản dự phòng và trợ cấp cho các khoản phải thu có vấn đề.
• Các khoản nợ thường có số dư tín dụng. Các khoản nợ bao gồm chi phí phải trả và các khoản thuế chưa thanh toán.
• Các tài khoản thu nhập thường cho thấy số dư tín dụng. Các tài khoản thu nhập bao gồm doanh thu, thu nhập lãi và doanh thu khác.
• Các khoản chi tiêu thông thường có số dư nợ. Chi phí có thể bao gồm chi phí bán hàng, tiền lương, chi phí hoạt động và chi phí.

Để tạo một mục nhật ký, làm theo các bước sau.

1. Xem xét những tài khoản nào sẽ bị ảnh hưởng. Sẽ có ít nhất hai tài khoản, nhưng mục nhập tạp chí có thể liên quan nhiều hơn.
2. Xem xét mục đích của mục nhập nhật ký để giúp xác định tài khoản nào phải được ghi có và cần ghi nợ. Ví dụ: khi tích lũy khoản nợ, tài khoản nợ phải là một khoản tín dụng, do đó, tài khoản hoặc tài khoản bồi hoàn phải được ghi nợ.
3. Chuẩn bị một mục nhập bằng văn bản hoặc đánh máy để ghi lại mục nhập của tạp chí. Đảm bảo rằng tổng số tất cả các khoản ghi nợ bằng tổng số tất cả các khoản tín dụng.
4. Đăng mục tạp chí theo yêu cầu. Mục nhật ký nên được đăng trước khi đóng sổ cho kỳ báo cáo hoặc trình bày báo cáo tài chính cho các nhà đầu tư hoặc người cho vay, nhưng cũng có thể có lợi cho việc đăng chúng trước khi đưa ra quyết định hoặc cam kết về tài chính.
Điều chỉnh mục nhật ký có thể khá phức tạp. Ban đầu, họ có thể xuất hiện daunting cho những người không trong nghề kế toán. Tuy nhiên, với thực tế, họ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều để chuẩn bị và cần ít thời gian hơn để hoàn thành.