Lời khuyên cho lãnh đạo Phòng Quy hoạch Sự kiện

Tại đỉnh cao kế hoạch sự kiện của công ty là vị trí của Giám đốc. Người này thường giám sát công việc của nhiều điều phối viên trong khi thiết lập các tiêu chuẩn thực hành cho toàn bộ bộ phận. Nó không phải là một công việc dễ dàng, nhưng nó có thể được khen thưởng cả từ góc độ nghề nghiệp và tài chính như là tốt. Cuối cùng, chìa khóa để thiết lập mình là một Giám đốc hiệu quả là dẫn dắt bằng ví dụ.

Dưới đây là một số lĩnh vực bạn cần trình bày kinh nghiệm và chuyên môn …

Quyết định

Có vẻ như mọi khía cạnh của kế hoạch tổ chức sự kiện đều có sự lựa chọn. Từ các địa điểm và phục vụ cho các nhà cung cấp và lựa chọn trang trí, các nhà quy hoạch được yêu cầu phải đưa ra quyết định tốt nhất cho nhóm một cách kịp thời. Những lựa chọn này được khuếch đại trong vai trò lãnh đạo vì toàn bộ bộ phận sẽ xem xét bạn để được phê duyệt cuối cùng. Mặc dù việc đưa ra các lựa chọn có thông tin rất quan trọng, bạn cũng cần chọn một hướng nhanh chóng để giữ cho mọi thứ chuyển động.

-1->

Quản lý Quy trình

Các phòng ban có nhiều điều phối viên có lượng thông tin khổng lồ chảy qua chúng mỗi ngày. Điều này bao gồm các tài liệu cần thiết như hợp đồng, đơn đặt hàng sự kiện tiệc, hóa đơn và hợp đồng nhà cung cấp. Cách duy nhất để quản lý hiệu quả tất cả các thông tin này là phải có quy trình xác định cho các thành viên trong nhóm thực hiện. Nếu không có một quy trình có cấu trúc để nộp tài liệu và theo dõi các yêu cầu quá hạn, phòng ban của bạn sẽ nhìn thấy ngày mà một số thứ quan trọng trượt qua các vết nứt.

Cụ thể với cách bạn mong đợi thông tin được truyền qua nhóm của bạn và cố gắng kết hợp các điểm đánh giá để theo dõi tiến bộ.

Chỉ đạo nhân sự

Gần như không thể lãnh đạo một đội mà không hiểu từng người đóng góp vào nhiệm vụ như thế nào. Trong kế hoạch sự kiện, nhóm sẽ mở rộng ra cho tất cả mọi người tham gia xây dựng sự kiện.

Khi bạn nhìn nó theo cách này, danh sách có thể khá dài. Ở đầu là các điều phối viên sự kiện và từ đó các ngành phân cấp ra để bao gồm các máy chủ, mở ra, và nhân viên an ninh. Một đạo diễn giỏi hiểu được làm thế nào để mỗi vị trí này được thực hiện. Bằng cách đó, nếu có vấn đề phát sinh, họ có thể giải quyết vấn đề trực tiếp và chỉ đạo mọi người theo đúng hướng.

Thời gian là nguồn tài nguyên quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện, và mục tiêu của mỗi giám đốc nên là giảm thiểu thời gian lãng phí sự thiếu quyết đoán và chờ đợi. Điều này có thể đơn giản bằng cách xác định một cách tốt hơn để thiết lập một căn phòng, hoặc phức tạp như tổ chức lại cấu trúc của một bộ phận. Mục tiêu của việc tổ chức lại một nhiệm vụ hoặc cấu trúc cần phải xác định thời gian bị mất trong khi cung cấp một giải pháp để làm cho nó hiệu quả hơn.Mỗi phút trôi đi không thể phục hồi được, do đó cần phải phân tích các quy trình để khám phá các khu vực để cải tiến.

Thúc đẩy việc làm việc theo nhóm

Phải có một nhóm các cá nhân đủ điều kiện để thực hiện một kế hoạch sự kiện và vào cuối ngày, tất cả chúng ta đều dựa vào nhau để hoàn thành công việc. Các đội giỏi thường không có mặt bằng nhau - họ được dẫn dắt bởi kinh nghiệm và sự chỉ đạo của huấn luyện viên của họ.

Trong kế hoạch sự kiện, huấn luyện viên là giám đốc, và tiền lệ chia sẻ trách nhiệm bắt đầu với họ. Đó là giám đốc cần đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được truyền đạt đúng với các phòng ban khác để mọi thứ đến với nhau trên sàn sự kiện. Không một người nào chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của một sự kiện, và một đạo diễn giỏi sẽ thúc đẩy bầu không khí nơi mỗi người hiểu mối liên hệ của họ với bức tranh lớn hơn.

Lãnh đạo một bộ phận hoạch định sự kiện đòi hỏi một số lượng lớn kinh nghiệm, nhưng tất cả những kinh nghiệm trên thế giới không phải là một sự thay thế cho những phẩm chất lãnh đạo thực sự. Bạn phải có khả năng chỉ đạo nhân viên và phân tích các quá trình để thu được nhiều nhất từ ​​nhóm của bạn. Nếu bạn muốn trở thành một đạo diễn thì đây là những đặc điểm bạn sẽ muốn phát triển để được xem xét cho cơ hội tiếp theo trong sự nghiệp của bạn.