Làm thế nào để tạo hiệu quả báo chí bộ

Bạn có thể đã nghe thuật ngữ "bộ báo chí" đang được sử dụng trong các cơ quan quảng cáo và PR và có thể thậm chí đã nhận được một bộ báo chí cho một cái gì đó. Mặc dù hình thức và chức năng của bộ công cụ báo chí có thể thay đổi rất nhiều theo ngành, nhưng định nghĩa được chấp nhận là:

"Một gói tài liệu quảng cáo được cung cấp cho các thành viên của báo chí để giới thiệu cho họ, đặc biệt về sản phẩm, dịch vụ hoặc ứng cử viên "

Đó thực sự là một thuật ngữ rộng, và nếu đó là tất cả những gì bạn phải làm, bạn sẽ không tạo ra các bộ dụng cụ báo chí có ảnh hưởng mà họ đang phải làm.

Vì vậy, hãy nhìn sâu hơn vào các thành phần thực tế có thể tạo nên một bộ báo chí và cách lắp ráp một sản phẩm cung cấp cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cơ hội quảng cáo miễn phí tốt nhất, còn được gọi là phương tiện truyền thông đã giành được. Nếu bạn làm bộ báo chí một cách chính xác, bạn sẽ thấy khoản hoàn trả nhiều lần so với số tiền đầu tư ban đầu của bạn, đặc biệt nếu bộ sản phẩm của bạn được sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trên các đài phát thanh, hay các bài viết trên mạng trực tuyến và trong các tạp chí.

Tạo bộ công cụ báo chí của bạn

Không có quy tắc về việc tạo các bộ dụng cụ báo chí nói rằng bạn phải bao gồm những thành phần nào. Các bộ dụng cụ báo chí của bạn sẽ thay đổi dựa trên những gì bạn đang sử dụng PR để quảng bá và loại địa điểm nơi bạn sẽ phân phối bộ báo chí của bạn. Hầu hết các bộ dụng cụ báo chí được gửi đi, thường là cho những người có trợ lý hành chính và bạn cần phải làm một bộ thông cáo báo chí đủ thú vị để vượt qua người đó. Nội dung, và trình bày, vấn đề rất nhiều.

Vì vậy, những gì bạn đưa ra là một quyết định rất quan trọng bởi vì một bộ báo chí là một cách dễ dàng để đặt ánh đèn sân khấu lên bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.

Bạn thậm chí có thể nghĩ nó là sự tổng hợp thành công lớn nhất của công ty bạn bởi vì bạn đang biên soạn thông tin bạn muốn giới truyền thông biết về bạn và các sản phẩm và dịch vụ của bạn thành một gói gọn gàng. Có nói rằng, các bộ phận chính của bộ phận báo chí mà bạn sẽ cân nhắc là:

1. Thông cáo Báo chí
Thông cáo báo chí của bộ báo chí của bạn thông báo toàn bộ ý tưởng.

Nếu bạn có một sản phẩm mới, bộ công cụ báo chí sẽ giúp giới thiệu nó. Nếu công ty của bạn sáp nhập với một công ty khác, bộ công cụ báo chí sẽ vô địch nó.

Bạn có thể bao gồm nhiều thông cáo báo chí trong bộ báo chí của mình hoặc bạn có thể phát hành thông cáo báo chí trước khi bộ dụng cụ tắt. Ví dụ, một bộ báo chí thương mại có thể chứa một thông cáo báo chí sáp nhập công ty, ba thông cáo báo chí sản phẩm mới, và một thông cáo báo chí thông báo một CEO mới.

Một lời cảnh giác; đừng đóng gói báo chí của bạn với nhiều thông cáo báo chí chỉ vì bạn có thể. Nếu bạn gửi một bộ báo chí tới một biên tập viên, bạn chỉ cần một thông cáo báo chí. Nếu bạn đang bàn giao bộ báo chí của bạn tại một cuộc triển lãm thương mại, nhiều thông cáo báo chí bên trong không phải là hiếm. Nhưng hãy nhớ, bạn càng bao gồm nhiều, công việc bạn đang làm cho mọi người càng tốt.Bạn muốn làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng nhất có thể.

2. Một bản tóm tắt / Mục lục

Điều này đặc biệt hữu ích cho bất kỳ loại báo chí nào bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cũng không kém phần quan trọng. Thư của bạn có thể được gửi tới các phương tiện truyền thông cảm ơn họ vì sự quan tâm của họ đối với công ty của bạn, và sau đó bạn có thể cung cấp một bản tóm tắt những gì được bao gồm.
Đảm bảo đặt tên của người liên lạc trên phương tiện truyền thông của bạn và thông tin liên hệ, rõ ràng trên trang này vì đây sẽ là hình ảnh đầu tiên mà họ sẽ thấy.

Tất cả các yếu tố này giúp nội dung của bạn hợp nhất và cảm thấy tổ chức hơn là các giấy tờ và mẫu ngẫu nhiên nhồi vào thư mục.

3. Một Brochure

PR sử dụng các bộ dụng cụ báo chí để thông báo một sản phẩm mới, nhưng bạn cũng có thể bao gồm brochure của bạn. Các tài liệu quảng cáo đặc biệt hữu ích để giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn bên ngoài một thông cáo báo chí đơn giản. Đó là một điều để tạo ra một bộ báo chí cho một loại thức ăn nhẹ mới về sức khoẻ; đó là một cái gì khác hoàn toàn để tạo ra một bộ báo chí đưa một sản phẩm tài chính mới vào thị trường đầu tư.

Để có một bộ báo chí, bạn có thể đưa ra một số tờ thông tin cung cấp cho người biên tập / phóng viên một lượng lớn thông tin về sản phẩm / dịch vụ của bạn. Điều này giúp họ xác định xem họ thậm chí còn muốn bao gồm những gì bạn đang chào mời để tiếp xúc với phương tiện truyền thông miễn phí.

4. Các mẫu sản phẩm

Nếu sản phẩm của bạn đủ nhỏ, và bạn có thể làm như vậy, bạn nên đặt một mẫu bên trong bộ báo chí.

Điều này cho phép các nhà biên tập và các phóng viên có cơ hội tự kiểm tra sản phẩm, và cho nó một ngón tay cái thật hay ngón tay cái.

Nếu sản phẩm của bạn quá lớn và bạn sẽ tổ chức một cuộc trình diễn tại cơ sở của bạn, hãy bao gồm thông tin đó để người biên tập / phóng viên có thể đến địa điểm của bạn và nắm bắt được các sản phẩm của bạn. Hoặc nếu gian hàng triển lãm thương mại của bạn đang có bản giới thiệu, đó là một cách tuyệt vời khác để cung cấp cho một số lượng lớn các biên tập viên và phóng viên từ khắp đất nước một cách để xem sản phẩm của bạn hoạt động.

Nếu bạn chỉ có thể gửi một vài mẫu ra, tạo ra một bộ báo chí theo từng cấp gửi thư. Các cấp cao nhất có thể chỉ gồm 5 đến mười khách hàng tiềm năng, nhưng họ sẽ là quan trọng nhất. Họ nhận được món hàng thực tế. Các tầng khác ít đi, dựa trên ảnh hưởng của chúng. Một số chỉ đơn giản là có được một bưu thiếp hoặc thư bao gồm các thông tin cơ bản.

5. Phạm vi báo chí trong quá khứ

Nếu bạn đã nhận được bảo hiểm miễn phí trước đây, bạn có thể bao gồm một trang tính chi tiết các phương tiện truyền thông đó. Một số công ty muốn bao gồm các bản sao của các bài viết viết về họ trong bộ báo chí của họ, và điều đó thêm một mức độ đáng tin cậy cho chiến dịch. Chỉ cần không đi overboard. Công khai những thành công trong quá khứ là một điều, nhưng một phiên họp khoe khoang là offputting.

Nếu bạn đang bao gồm các bài báo, một vài trang sẽ có nhiều nội dung cho bộ sách báo chí của bạn. Xác định xem một tờ đơn giản xác định các cửa hàng này thay thế sẽ phục vụ tốt hơn bộ báo chí của bạn và biên tập viên / phóng viên.

6. Một tài liệu thực tế

Đây có thể là một sự bổ sung tuyệt vời cho một bộ báo chí vì nó cung cấp chi tiết các tính năng, lợi ích và thông tin cụ thể khác theo cách giáo dục phóng viên hoặc biên tập về công ty và / hoặc các sản phẩm của bạn với những thông tin nhanh chóng.Các tờ thông tin có thể được sử dụng cho việc ra mắt sản phẩm, báo chí về các nhân viên mới, hội thảo tin tức và các lĩnh vực khác mà bạn muốn cung cấp cho các nhà xuất bản thông tin chính mà họ có thể muốn sử dụng từ cho từ.

7. Công ty Bối cảnh

Viết một trang lịch sử công ty có thể có giá trị cho các bộ dụng cụ báo chí hiện tại và tương lai. Bối cảnh này trình bày chi tiết về sự khởi đầu của công ty bạn; từ nơi bạn đã đến, đến nơi bạn đang đi, và kế hoạch mở rộng của bạn và phát triển sản phẩm. Hãy chắc chắn cập nhật nó với những thành tựu gần đây và những tin tốt lành khác trong lịch sử của bạn.

8. Executive Bios

Cho dù đó là CEO mới, một giám đốc điều hành PR mới, hoặc một thành viên mới trong ban giám đốc của bạn, đây là nơi để thông báo cho mọi người về họ.

Các bios điều hành, cùng với các hình ảnh có độ phân giải cao, cung cấp cho người biên tập thông tin cơ bản cần thiết về những người đứng đằng sau công ty. Một số ấn phẩm in một từ sinh học cho từ, do đó viết tiểu sử trong quan điểm của người thứ ba thay vì quan điểm của người đầu tiên. Và, nó đi mà không nói, đảm bảo bios là chính xác và hiện tại. Có thể gây lúng túng bao gồm thông tin liên lạc về những người đã bỏ thuốc lá, hoặc bị buông bỏ.

9. Bảng câu hỏi và câu hỏi thường gặp

Thông tin của người liên hệ với phương tiện truyền thông của bạn sẽ rất dễ dàng cho bất kỳ nhà biên tập nào tìm thấy thêm những câu hỏi về bộ báo chí của bạn. Nhưng một bảng báo giá (có trích dẫn trực tiếp từ những người trong công ty của bạn) cũng có thể được sử dụng để cung cấp cho biên tập viên bận rộn báo giá họ cần để hoàn thành một bài viết mà không cần theo dõi một người PR của công ty.

Bảng này có thể trích dẫn từ các giám đốc điều hành, nhà phát triển sản phẩm, và thậm chí là liên hệ PR. Một bảng trích dẫn có thể trả lời những câu hỏi rõ ràng nhất mà người biên tập có thể có và có thể đưa vào một định dạng mang tính chuyên nghiệp và thông tin. Bạn muốn mỗi báo giá trông đẹp trên giấy vì báo giá đó có thể được sử dụng đúng nguyên văn in.

10. Hình ảnh Hi-Res trên Đĩa Flash

Hình ảnh có liên quan đến bộ thiết bị báo chí của bạn không? Nếu vậy, đảm bảo chúng là những hình ảnh có độ phân giải cao, được lưu trữ trên một thiết bị đa phương tiện rất tiện dụng như ổ đĩa flash, hoặc đĩa CD / DVD.

Bạn cũng có thể bao gồm các hình ảnh có độ phân giải cao trên trang Web của bạn để các phương tiện truyền thông tải xuống. Chỉ cần chắc chắn bao gồm các liên kết trực tiếp đến thư viện hình ảnh của bạn trong các tài liệu báo chí của bạn.

11. CD, DVD, Flash Drives, Phần mềm và Video

Các tài liệu này có thể tốn kém khi bạn tạo các bộ dụng cụ báo chí với số lượng lớn. Họ được yêu cầu? Không phải luôn luôn. Nhưng hiệu quả của chúng phụ thuộc vào mức độ bảo hiểm mà bạn đang tìm kiếm.

Nếu bạn đang tạo một bộ báo chí cho một ban nhạc, một đĩa CD giới thiệu hoặc liên kết đến âm nhạc có thể tải xuống sẽ giúp bạn có được nhiều mileage hơn trong một bộ báo chí chứ không chỉ là một phát hành thông báo nó. Nếu bạn đang cố gắng để có được bảo hiểm cho các trò chơi điện tử của công ty bạn, một đĩa CD có nhiều phiên bản demo của các tiêu đề mới của bạn là một cách tốt hơn để thu hút sự quan tâm của người biên tập hơn là 5 thông cáo báo chí. Nếu bạn vừa mở một cơ sở sản xuất mới và bạn đang gửi tài liệu của bạn đến biên tập / phóng viên quá xa để đi du lịch, một đĩa DVD có thể cung cấp một video tour du lịch của cơ sở.Và, tất nhiên, khi công nghệ tiến triển, do đó phải có bộ dụng cụ báo chí của bạn. Bạn có thể bao gồm mã QR gửi mọi người đến một trang web duy nhất, với một thông điệp phù hợp với họ.