Chọn Phần mềm Quản lý Nhà tài trợ cho Phi lợi nhuận của Bạn

Thời gian luôn đến khi phần mềm quản lý của nhà tài trợ phi lợi nhuận của bạn cần được nâng cấp hoặc thay thế hoàn toàn.

Khi nào bạn biết khi nào thời gian đã đến và bạn sẽ làm gì? Một số chuyên gia phi lợi nhuận đã đưa ra các câu trả lời này khi tôi yêu cầu họ hoàn thành câu này: "Tôi biết đã đến lúc cần có một hệ thống quản lý nhà tài trợ mới khi …"

• khi chúng tôi không thể báo cáo dữ liệu theo cách chúng tôi cần thiết.

• khi con chó ăn thẻ chỉ mục của tôi.
• khi tôi muốn biết thông tin về các nhà tài trợ của tôi, và phải mất một thời gian vô lý của nhân viên để tìm câu trả lời.
• khi "hệ thống" cuối cùng để lại nó trong đầu.
• khi người duy nhất có một đầu mối sử dụng hệ thống (cơ sở dữ liệu Access cũ) đã nghỉ hưu.
• khi một máy tính của người tình nguyện đâm xuống và chúng tôi mất tất cả.

Những lý do này có đúng sự thật đối với tổ chức phi lợi nhuận của bạn?

Quyết định rằng bạn cần một hệ thống mới, tuy nhiên, phần dễ dàng. Có một thế giới gây nhầm lẫn về thông tin về các hệ thống cạnh tranh trên mạng, và không có cách nào dễ dàng để kết hợp tất cả.

Tôi đã chuyển sang "Báo cáo Người tiêu dùng" về công nghệ phi lợi nhuận để tìm câu trả lời. Idealware là một tổ chức phi lợi nhuận giúp các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện các quyết định phần mềm thông minh bằng cách thực hiện nghiên cứu không thiên vị và sau đó chuyển nó thành các báo cáo, bài báo và đào tạo dễ hiểu.

Andrea Berry, Giám đốc Quan hệ đối tác và Học hỏi tại Idealware, đã đồng ý nói với tôi về cách thức một tổ chức nên lựa chọn một hệ thống quản lý nhà tài trợ mới.

Dưới đây là các bước mà Berry đề xuất:

Hình ra nếu bạn thực sự cần một hệ thống mới.

Berry nói phải bắt đầu bằng cách đánh giá lý do tại sao bạn không thích hệ thống của bạn. Vấn đề có thể không phải là bạn nghĩ, và nó không phải là dễ dàng để chuyển đổi. Phải mất thời gian, công sức và tiền bạc.

Berry nói, "Không có hệ thống đạn bạc nào trên đó, vì vậy đảm bảo hệ thống hiện tại của bạn thực sự không đủ.

Ví dụ, bạn chỉ cần tìm hiểu thêm về hệ thống mà bạn có, thay vì chuyển đổi hoàn toàn đến một hệ thống hoàn toàn mới. "

Xác định vấn đề thực sự là gì. Có thể là một trong những điều sau đây?

Bạn cần được đào tạo thêm. Có lẽ hệ thống hiện tại của bạn có các tính năng mà bạn không hiểu hoặc biết cách sử dụng. Hỏi nhà cung cấp của bạn nếu có các lựa chọn đào tạo mà bạn có thể tận dụng.

• Bạn cần thêm sự hỗ trợ. Các tùy chọn hỗ trợ cho hệ thống hiện tại của bạn là gì? Có hỗ trợ sẵn có và giá cả phải chăng? Người bán có hiểu các vấn đề của bạn và cố gắng giúp đỡ, hoặc họ nói chuyện với bạn không? Họ có một giải pháp cho vấn đề cụ thể của bạn?
• Bạn không hiểu tất cả các khả năng của hệ thống hiện tại của bạn. Bạn có thực sự biết chắc chắn rằng nó không làm những gì bạn muốn? Có tài liệu có thể tiếp cận được không?Một số nhà cung cấp đang nỗ lực để cung cấp thêm sự trợ giúp như video, diễn đàn nơi bạn có thể đặt câu hỏi, và tài liệu viết cho những người không phải là công nghệ
• Hệ thống của bạn quá yếu hoặc quá mạnh. Đưa ra một hệ thống để quy trình của bạn và ngân sách của bạn là quan trọng.
• Hệ thống của bạn quá đắt. Bạn đang trả tiền cho nhiều chức năng hơn bạn cần? Berry nói: "Khi nói chuyện với người bán hàng, hãy nhớ rằng đây là một sự bán hàng … bản chất là để bán hàng." Hiểu được nhu cầu của bạn sẽ giúp bạn không bị phân tâm bởi "hội chứng vật bóng".
• Hệ thống của bạn hết hạn. Có lẽ nó là thiếu tính năng mới. Nó phải được cập nhật thường xuyên, bởi bạn hoặc nhà cung cấp. Hầu hết các hệ thống trực tuyến đều cập nhật thường xuyên. Chỉ cần ý thức về cách hệ thống của bạn vẫn được cập nhật.
• Hệ thống của bạn không còn được hỗ trợ bởi nhà cung cấp. Berry nói điều này không phổ biến nhưng sẽ xảy ra, đặc biệt nếu một nhà cung cấp nhỏ hơn được mua bởi một cái lớn hơn.

Idealware cung cấp một bảng tính, bạn cần một hệ thống quản lý nhà tài trợ mới? sẽ giúp bạn hướng dẫn quá trình tự đánh giá này.

Xác định một nhóm các bên liên quan.

Vì vậy, bạn đã quyết định chuyển đổi. Tiếp theo là gì?

Berry nói, "Những gì chúng ta thường thấy là giám đốc phát triển quyết định có một hệ thống mới nhưng không tham khảo với bộ phận tiếp thị, giám đốc điều hành hoặc điều phối viên tình nguyện, tất cả những người sẽ sử dụng hệ thống ".

Bạn nên tham khảo ý kiến ​​của tất cả những ai sẽ sử dụng hệ thống. Khi bạn đang suy nghĩ các tính năng mà bạn cần, hãy để mọi người có tiếng nói. Đảm bảo rằng tất cả những người sẽ sử dụng hoặc bị ảnh hưởng bởi hệ thống được đại diện.

Hiểu các quá trình hiện tại của bạn.

Lập danh sách chi tiết các quy trình gây quỹ của bạn. Sau đó chuẩn hóa chúng. Đánh giá tất cả mọi thứ bạn làm với cơ sở dữ liệu của bạn. Hỏi tại sao chúng ta lại làm theo cách này? Chúng ta có phải tiếp tục làm việc theo cách đó không?

Berry nói: "Tiêu chuẩn hóa cho phép bạn lựa chọn một hệ thống linh hoạt … các hệ thống rẻ hơn không có khả năng linh hoạt tuyệt vời, vì vậy càng ít những thứ kỳ quặc càng tốt. Hãy tìm những thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực này và tránh hoàn toàn thủ tục độc nhất ".

Loại bỏ sự dư thừa trước khi bạn đầu tư. Bao nhiêu lần bạn nhập một địa chỉ ví dụ … bạn có cần? Không mang theo các chiến thuật kỳ quặc đã tăng lên trong nhiều năm.

Ưu tiên danh sách yêu cầu tính năng.

Hãy tập hợp mọi người lại với nhau để sử dụng hệ thống hoặc ai sẽ nhận được báo cáo từ nó. Động não tất cả mọi thứ bạn có thể muốn, và sau đó xếp hạng các tính năng này. Xác định những gì bạn hoàn toàn cần, mà không có hệ thống là vô dụng. Thực hiện việc này trước tiên sẽ giúp bạn tránh được một mức độ phức tạp có thể làm hỏng ngân sách của bạn.

Berry khuyên bạn nên tạo ra một danh sách ba tầng:

Bạn cần gì và nếu không hệ thống sẽ vô ích?

Điều gì là tốt đẹp để có nhưng không phải là một breaker thỏa thuận?

• Bạn muốn gì nếu tiền không có lựa chọn?
• Đây là sự tiếp nối của "Cách Chọn Phần mềm Quản lý Nhà tài trợ cho Tổ chức phi lợi nhuận của bạn."Làm thế nào để bạn biết khi nào bạn cần phần mềm quản lý nhà tài trợ mới, và làm thế nào để bạn chọn được đúng hệ thống cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn?

Nghiên cứu của bạn

Sử dụng Idealware.Họ đã làm các nghiên cứu cơ bản cho bạn. thu hẹp lĩnh vực, chọn hệ thống là hệ thống quản lý dành riêng cho nhà tài trợ, và sau đó rút ra khỏi top ten hệ thống và cung cấp một danh sách các tính năng.

Kiểm tra hướng dẫn của người tiêu dùng để Chi phí thấp Hệ thống quản lý nhà tài trợ

Sử dụng báo cáo, lập một danh sách ngắn gồm ba hoặc bốn hệ thống có thể thực hiện được

Lập lịch trình các nhà cung cấp ..

Một số nhà cung cấp sẽ đến với bạn, hoặc bạn có thể tới họ. trực tuyến, nơi bạn có thể sử dụng công cụ websharing hoặc tải phiên bản dùng thử

Hãy chắc chắn sử dụng các ví dụ thực để xem mỗi hệ thống sẽ làm việc theo nhu cầu của bạn như thế nào Sáu Mẹo để Điều hướng Phiên bản Người bán hàng

Xếp hạng các hệ thống chống lại danh sách mong muốn của bạn - nhu cầu ưa thích so với nhu cầu cốt lõi và chi phí cao so với giá cả phải chăng - và chọn hệ thống phù hợp với bạn

Bạn có thể mua hệ thống mới bằng thẻ tín dụng trực tuyến nhưng hệ thống lớn hơn có thể có hợp đồng cần phải được xử lý và ký kết.

Berry nói: "Đôi khi bạn có thể bắt đầu sử dụng hệ thống mới của mình ngay lập tức, trong khi các hệ thống khác cần được tùy chỉnh. DonorPerfect Online nổi tiếng với việc tùy chỉnh một hệ thống trước khi bạn bắt đầu, trong khi các hệ thống khác như GiftWorks rất dễ sử dụng Berry cũng gợi ý các bài viết này tại trang web của Idealware:

Bốn hiệu trưởng trong việc Chọn Hệ thống Quản lý Nhà tài trợ

Một số hệ thống sẽ tạo ra nhu cầu thuê một chuyên gia tư vấn để thành lập. > Mười sai lầm trong việc lựa chọn cơ sở dữ liệu của các nhà tài trợ