Các Điều phối viên Địa điểm Bảng kiểm mục Sự kiện

Hầu hết các địa điểm quen thuộc với áp lực đi kèm với điều phối nhiều sự kiện trong một khoảng thời gian ngắn. Rốt cuộc, việc kinh doanh của họ phụ thuộc vào việc họ cung cấp chất lượng dịch vụ và mỗi sự kiện đều là cơ hội để giới thiệu kỹ năng của họ cho cả người lập kế hoạch sự kiện và người tham dự. Thời điểm quan trọng nhất mặc dù đến trước khi chương trình bắt đầu, khi khách hàng bước vào phòng tiệc để thiết lập. Đó là vào thời điểm này mà giai điệu sẽ được thiết lập cho phần còn lại của ngày.

Đây là một bài học mà tôi đã học được một cách nhanh chóng với tư cách là điều phối viên địa điểm, và sau đó tôi phát triển danh sách kiểm tra thiết lập của riêng mình để giữ khách hàng hài lòng (và chiếm giữ) trong suốt thời gian thiết lập căng thẳng.

Đã sẵn sàng cho hàng của bạn

Điều đầu tiên khách hàng của bạn muốn làm là giải nén tất cả các vật phẩm sự kiện ra khỏi xe của họ. Đây có thể là một công việc khó khăn, đặc biệt là nếu tình trạng đỗ xe rất khó khăn. Hãy tưởng tượng ai đó bước vào địa điểm của bạn với một thùng đồ nặng - điều đầu tiên họ sẽ tìm kiếm là gì? Câu trả lời là, tất nhiên, một giỏ hàng, hoặc bất cứ thứ gì khác sẽ làm giảm tải của họ và làm cho công việc đáng tiếc của việc dỡ hàng dễ dàng hơn đáng kể. Có xe đẩy ngay khi đi bộ trong địa điểm là một cách dễ dàng để làm cho họ cảm thấy "bớt căng thẳng" chỉ bằng cách hiển thị.

Chuẩn bị bảng đăng ký

Tiếp theo trong danh sách những thứ cần làm cho hầu hết các khách hàng đang nhận được thiết lập đăng ký. Điều này có nghĩa là địa điểm của bạn tốt hơn có tất cả các thành phần đăng ký tại chỗ trước khi chúng đến nơi.

Bao gồm tất cả các bàn, ghế, điện và viền. Việc tổ chức các thẻ tên và tài liệu nhận phòng sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian cho các nhà lập kế hoạch sự kiện và họ không cần đợi bạn để có được những điều đơn giản này tại chỗ cho họ để bắt đầu.

Có tất cả các bảng phòng và bộ đồ vải

Việc đặt tất cả các bàn ghế trong không gian sự kiện rõ ràng có thể mất một thời gian.

Hy vọng rằng, nếu bạn sắp ra một sự kiện trước đó, bạn đã nói với khách hàng trước khi mong đợi tất cả các thành phần phòng sẽ được thiết lập. Nếu khách hàng của bạn đi vào một căn phòng với hàng chục công nhân xáo trộn để bỏ ngăn xếp bàn ghế có thể sẽ hoảng sợ. Lý tưởng nhất là nhóm hoạt động của bạn sẽ có mọi thứ được đặt bằng khăn trải bàn tại chỗ để các nhà quy hoạch có thể bắt đầu đặt những phần trung tâm, không có nghĩa là phi hành đoàn hỗ trợ của cô làm. Bạn có thể tiết kiệm cho tất cả mọi người rất nhiều rắc rối không cần thiết bằng cách cập nhật biển báo trong tòa nhà của bạn ngay khi giai đoạn thiết lập sắp bắt đầu. Hãy nhớ rằng các nhà cung cấp như nhà bán hoa và DJ cũng cần phải biết đi đâu. Tất cả những điều này là để xem xét với khách hàng của bạn trước ngày diễn ra sự kiện, nhưng họ cũng cần phải chú ý vào ngày trọng đại.

Xem lại BEO và Hóa đơn

Một lần nữa, bạn có thể đã gửi qua email cho các tài liệu này nhiều lần trong những ngày đầu tiên cho sự kiện, nhưng không bao giờ làm tổn thương đến việc xem lại chúng lần cuối. Mặc dù thời gian thiết lập rất bận rộn, bạn cần phải khắc phục 15 phút để xem xét các tài liệu này với nhau. Điều phối viên địa điểm cần phải có một gói sẵn sàng cho khách hàng bao gồm sơ đồ phòng khách, sơ đồ phòng và hóa đơn tương lai.

Rất ít nhà quy hoạch có kinh nghiệm sẽ vượt qua cơ hội để xem lại các giấy tờ quan trọng này.

Giới thiệu

Đảm bảo đưa các thành viên chủ chốt trong nhóm của bạn tới khách hàng của bạn để được giới thiệu chính thức. Danh sách này bao gồm quản lý phục vụ ăn uống, đội trưởng bữa tiệc, giám sát hoạt động và điều phối viên âm thanh / thị giác. Thay mặt khách hàng của bạn khi giới thiệu đội ngũ - có bất kỳ chi tiết nào cần thảo luận trực diện với đội ngũ quản lý của bạn? Bắt đầu một cuộc trò chuyện ngắn là một cách hiệu quả để làm nổi bật những người phụ trách từng khu vực.

Danh sách kiểm tra ngắn về các hạng mục thiết lập sự kiện này sẽ giúp bạn hài lòng khi đến. Là đại diện chính cho địa điểm của bạn, luôn luôn là tốt nhất để cung cấp cho khách hàng số điện thoại di động của bạn trong trường hợp bất cứ điều gì sai trong khi bạn đang làm việc trong văn phòng của bạn.

Hãy nhớ rằng, họ có thể nản lòng nếu họ cần điều gì đó, nhưng họ sẽ càng thất vọng hơn nếu họ không thể tìm thấy bất cứ ai để giúp họ!