Sự kiện Đăng ký Hướng dẫn: Giải pháp cho Thành công

Những tiến bộ trong công nghệ đã có một tác động đáng kể đến việc lập kế hoạch sự kiện và đăng ký sự kiện nói riêng. Đã mất bao lâu là những ngày giấy mời đến trong một phong bì có tem. Việc đăng ký trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến đối với mọi loại sự kiện, từ hội thảo kinh doanh và hội nghị hàng năm cho tới các sự kiện sinh nhật quan trọng và các kỳ nghỉ lễ của công ty. Mặc dù quy trình trực tuyến này có vẻ đơn giản, nhưng nó vẫn đòi hỏi công việc.

May mắn cho các nhà hoạch định sự kiện, có rất nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ đăng ký sự kiện. Các lựa chọn bao gồm các nền tảng đơn giản nhằm giải quyết các vấn đề cơ bản của đăng ký sự kiện và các ứng dụng tiên tiến hơn, cung cấp các ứng dụng đa chức năng. Một số chương trình đăng ký sự kiện xử lý sự kiện thanh toán. Một số cũng cung cấp hoàn lại tiền tự động nếu đăng ký bị hủy. Các gói khác tạo các thẻ tên đăng ký. Các công cụ đăng ký sự kiện cũng có thể cho phép tích hợp với một trang web hội nghị hoặc công ty cũng như kết nối với nền tảng truyền thông xã hội của họ.

Không may, với rất nhiều lựa chọn, quá trình chọn công cụ đăng ký sự kiện cho doanh nghiệp của bạn có thể là áp đảo, ít nhất là nói. Dưới đây là một hướng dẫn đơn giản để làm theo để lựa chọn các công cụ đăng ký sự kiện phục vụ tốt nhất cho việc hoạch định sự kiện của bạn.

Chọn phần đăng ký sự kiện: Bắt đầu từ đâu?

Khi chọn các công cụ đăng ký sự kiện, tốt nhất nên bắt đầu với việc xác định nhu cầu và mong muốn của bạn.

Hãy nghĩ đến các ưu tiên đăng ký và kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Hãy tự hỏi những câu hỏi sau:

Các nhu cầu của bạn có đơn giản và chỉ yêu cầu xử lý đăng ký và thanh toán?

• Bạn đang cung cấp nhiều phiên trong sự kiện chính mà yêu cầu đăng ký bổ sung?
• Bạn có cần quản lý đặt phòng khách sạn hoặc sắp xếp việc đi lại?
• Bạn đang hỗ trợ một trang web hội nghị?
• Bạn có đang cung cấp thẻ tên, điều phối các yêu cầu nghe nhìn hoặc tổ chức các buổi kéo dài đặc biệt không?
• Bạn có quản lý nhiều sự kiện cùng lúc không?
• Sự kiện của bạn có phải là sự kiện hàng năm hay sự kiện một lần không?
• Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra phần mềm đăng ký sự kiện phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Công cụ Đăng ký Sự kiện

Với rất nhiều sự lựa chọn trong phần mềm đăng ký sự kiện, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy những tính năng và công cụ mới nhất bất kể họ làm việc cho sự kiện của bạn hay thậm chí họ có thể sử dụng nó. Đừng bị cám dỗ bởi cái mới nhất và vĩ đại nhất. Thay vào đó, hãy liệt kê các tính năng mà bạn đang sử dụng trong quá trình đăng ký sự kiện và thêm những tính năng mà bạn muốn đưa vào để hợp lý hóa quy trình. Một số tính năng có sẵn bao gồm:

Đăng ký tổ chức sự kiện trực tuyến

• Sự kiện đăng ký tại chỗ
• Đăng ký nhóm khách tham dự
• Người tham dự Tự kiểm tra
• Sự kiện thanh toán
• Quản lý người tham dự và các báo cáo > Quản lý Phòng Khách sạn
• Quản lý Tiếp Thị
• Phương tiện Truyền thông xã hội
• Khảo sát ý kiến ​​và Phản hồi Sự kiện
• Không phải tất cả các Công cụ Đăng ký Sự kiện đều được đăng ký
• Chi phí
• Nhiều công cụ đăng ký sự kiện cung cấp các chức năng tiêu chuẩn với giá cả hợp lý, rất phù hợp khi quản lý các sự kiện đơn giản.
• Các chương trình này bao gồm các mẫu đăng ký cơ bản có thể liên kết với trang web của bạn. Họ có thể thu thập thông tin đăng ký, bao gồm thông tin thẻ tín dụng, để đăng ký và xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Ngoài ra, danh sách đăng ký người tham dự có thể được biên soạn hoặc xuất khẩu. Tùy thuộc vào loại sự kiện mà bạn lên kế hoạch và tần suất các sự kiện, những công cụ đơn giản này có thể phù hợp với việc cung cấp chính xác những gì bạn cần mà không bị sa lầy với tất cả các tính năng bổ sung mà bạn không thích.
• Các công cụ đăng ký sự kiện có nhiều mặt cung cấp khả năng mở rộng

Nếu công việc lập kế hoạch sự kiện của bạn có quy hoạch các hội nghị lớn, thì các công cụ đăng ký sự kiện có chức năng bổ sung ngoài những điều cơ bản có thể chỉ là những gì bạn cần. Các giải pháp bao gồm những quy trình đăng ký sự kiện và kết hợp tính năng này với khả năng theo dõi và báo cáo các chi tiết khác nhau của một sự kiện lớn hơn và phức tạp hơn.

Nếu những người tham gia sự kiện đăng ký tham dự hội nghị và sau đó đăng ký các hội thảo cụ thể trong một phiên họp cụ thể, có những công cụ để cho phép chức năng đó.

Một số phần mềm sẽ cho phép xử lý nhiều người tham dự từ một tổ chức với một nguồn thanh toán đồng thời cung cấp các cấu trúc định giá khác nhau dựa trên mức chiết khấu của nhóm hoặc lệ phí đăng ký sớm. Nếu bạn cần báo cáo tùy chỉnh, hãy tìm gói đăng ký sự kiện sẽ tự động tạo báo cáo bằng cách biên soạn danh sách điểm tham quan dựa trên các hội thảo cá nhân hoặc các thông số khác mà bạn chọn. Các cuộc hội nghị thường yêu cầu đặt các tấm namet để đặt nó vào danh sách "phải có" để chúng có thể được tạo tự động như là một phần của quá trình đăng ký sự kiện và tìm tùy biến để phản ánh liệu người tham dự có được đăng ký cho toàn bộ cuộc họp, một phần của tuần hoặc chỉ một ngày cụ thể.

Các công cụ để kết hợp đăng ký

Đối với những người lập kế hoạch sự kiện tiến hành nhiều sự kiện, việc tích hợp dữ liệu đăng ký vào cơ sở dữ liệu hiện có của bạn có thể là một chức năng quan trọng cho tổ chức của bạn. Xem xét các phương pháp hiện tại để thêm đăng ký vào cơ sở dữ liệu của bạn và xác định các lĩnh vực cải tiến. Điều quan trọng là phải suy nghĩ theo nhiều cách khác nhau mà thông tin này có thể được tích hợp với các thông tin hiện có, chẳng hạn như những cá nhân đã tình nguyện hoặc hiến tặng. Hầu hết các ứng dụng đăng ký sự kiện cung cấp khả năng xuất dữ liệu theo cách thủ công. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian vì nó đòi hỏi phải nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn một cách thủ công. Khám phá các gói có thể đáp ứng không chỉ yêu cầu đăng ký sự kiện của bạn mà còn hỗ trợ nhu cầu quản lý cấu thành của bạn.

Thử nghiệm trước khi mua

Sau khi bạn đã thu hẹp sự lựa chọn của bạn về phần mềm đăng ký sự kiện, hãy xác định xem họ có thời gian dùng thử miễn phí hay không. Điều đó sẽ cho bạn cơ hội để không chỉ kiểm tra các tính năng nhưng để xem nếu nó có các chức năng bạn yêu cầu và nếu nó là một sự phù hợp tốt cho sự kiện của bạn. Đây cũng là cơ hội để trải nghiệm mức độ dịch vụ khách hàng khi trả lời câu hỏi của bạn hoặc làm việc để giải quyết vấn đề bạn gặp phải.