Các bước dễ dàng để tạo ngân sách dự án

Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm và những người làm việc trong các công ty lớn sẽ có phần mềm và kế toán để giúp họ kết hợp ngân sách dự án. Nhưng nếu bạn không làm thì sao? Nếu bạn đang nhìn chằm chằm vào bảng tính trống hoặc email từ nhà tài trợ dự án của bạn yêu cầu bạn tổng hợp tài chính cho dự án, thì bài báo này dành cho bạn.

Chúng tôi sẽ xem xét năm điều bạn cần làm để tạo ngân sách dự án cơ bản.

Sử dụng Danh sách công việc của bạn

Trước tiên, hãy lấy danh sách tác vụ dự án của bạn. Bạn cũng có thể có cấu trúc phân tích công việc và nếu bạn có nó, tốt nhất bạn nên sử dụng nó. Nhưng một danh sách công việc sẽ làm miễn là nó bao quát tất cả mọi thứ bạn cần làm cho dự án.

Nếu bạn không có danh sách công việc, đã đến lúc tạo một danh sách công việc. Viết ra tất cả mọi thứ bạn phải làm và những thứ bạn phải xây dựng hoặc tạo ra hoặc hoàn thành trước khi dự án kết thúc. Nó không phải là theo thứ tự nào cụ thể, nhưng nó cần bao gồm mọi thứ.

Cuối cùng bước này, hãy cùng nhau suy nghĩ với nhóm dự án của bạn, vì chắc chắn bạn sẽ bị lãng quên. Nhiều đầu là tốt hơn một!

Ước tính từng Hợp phần

Bây giờ hãy đi qua danh sách của bạn và tìm ra giá của mỗi mặt hàng. Ví dụ, một nhiệm vụ nói rằng 'thiết lập các cuộc họp để thảo luận về các yêu cầu' có thể liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng và thuê phòng họp hoặc mua bất kỳ tài nguyên nào bạn cần như một máy chiếu hoặc bút biểu đồ lật.

Có một chi phí liên quan đến điều đó, vì vậy có được báo giá cho thuê phòng của bạn và các thiết bị khác và lưu ý nó xuống.

Làm điều này cho mọi thứ trong danh sách công việc để bạn kết thúc với một mức giá đối với mỗi mặt hàng. Một số nhiệm vụ của dự án có thể không có giá kèm theo và đó là OK.

Thêm ước tính cùng nhau

Tiếp theo cộng tất cả các ước tính của bạn.

Việc làm điều này dễ dàng nhất nếu bạn tạo một danh sách các mục trong một bảng tính, thêm chi phí vào cột tiếp theo và sau đó tổng số cột ở cuối. Hãy để bảng tính làm toán cho bạn! Điều này trở thành bảng tính ngân sách của bạn.

Tốt nhất là nhóm các chi phí của bạn vào các danh mục, vì vậy bạn có thể dễ dàng thấy được phần lớn số tiền đó sẽ đi đâu. Sử dụng các danh mục như 'Dự án Bắt đầu', 'Cơ sở hạ tầng' hoặc 'Đào tạo' - chọn các nhóm có ý nghĩa gì đó trong bối cảnh dự án.

Thêm tiền dự phòng và thuế

Sẽ là tuyệt vời nếu bạn có một quả cầu pha lê và có thể dự đoán những chi phí này với độ chính xác 100% nhưng có lẽ bạn không cảm thấy tự tin về khả năng của mình để làm điều đó! Đây là nơi xảy ra sự kiện bất ngờ. Nó là một khoản tiền dựa trên mức độ bạn tự tin rằng bạn có ước tính đúng. Nó không liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ cụ thể. Đó là một 'nồi khẩn cấp' tổng thể trong trường hợp bạn có điều gì đó sai trái hoặc để lại một cái gì đó do nhầm lẫn.

Nếu bạn không biết bao nhiêu dự phòng để thêm, hãy dành 10% tổng số bạn đã tạo trong Bước 3.Đây là hướng dẫn không khoa học mà nhiều nhà quản lý dự án sử dụng và giúp bạn giảm bớt ngân sách của mình trong trường hợp bạn cần.

Thêm một dòng vào bảng tính ngân sách của bạn ở cuối cùng có ghi "Dự phòng" và chỉ định tỷ lệ phần trăm bạn đã sử dụng.

Đừng quên thêm vào bất kỳ khoản thuế bán hàng hoặc các loại thuế khác không rõ ràng đã bao gồm trong ước tính chi tiết đơn hàng riêng lẻ của bạn.

Thêm tất cả và đó là số tiền ngân sách cuối cùng của bạn.

Nhận Chấp thuận

Điều cuối cùng cần làm là để nhà quản lý hoặc nhà tài trợ dự án của bạn phê duyệt ngân sách của bạn. Nói chuyện với họ về cách bạn đặt nó với nhau và những yếu tố nào tạo nên ngân sách tổng thể của bạn.

Đó là nó! Lập ngân sách dự án là một kỹ năng quản lý dự án cơ bản và hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo ngân sách dự án.