Quản lý email dễ dàng cho chủ doanh nghiệp bận

Email cung cấp một cách tuyệt vời, giá cả phải chăng để tiếp thị kinh doanh tại nhà của bạn, giữ liên lạc với khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng; tuy nhiên, nó cũng có thể là tẻ nhạt và lãng phí thời gian. Trừ khi bạn thuê một trợ lý ảo, bạn cần phải tìm một cách để quản lý email cho phép bạn phản hồi một cách kịp thời, và không phải trả tất cả các ngày trả lời nó. Đây là những mẹo để quản lý email của bạn.

1) Giảm số lượng email bạn nhận được.

Có một số cách bạn có thể giới hạn lượng email hiển thị trong hộp thư đến của bạn.

Câu trả lời đầu tiên là trả lời các câu hỏi phổ biến nhất mà bạn nhận được trên trang web của mình với trang Câu hỏi thường gặp. Trên trang này, bạn viết câu hỏi và sau đó trả lời nó. Giới thiệu mọi người đến trang này trên trang liên hệ của bạn, cho thấy rằng họ kiểm tra ở đó trước để xem câu hỏi của họ có được trả lời hay không. Bằng cách cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trên trang web của bạn, khách truy cập của bạn có thể nhận được câu trả lời mà không gửi email cho bạn.

Cách thứ hai để giảm email bạn nhận được là hủy đăng ký danh sách bạn không đọc. Nếu bạn thấy mình đang xóa hoặc sắp xếp bản tin và các bản cập nhật kinh doanh khác, nhưng không đọc chúng, đã đến lúc bỏ đăng ký. Nếu bạn muốn cập nhật một blog, một lựa chọn tốt hơn là sử dụng một trình đọc nguồn cấp dữ liệu, nó sẽ nắm bắt và liệt kê tất cả các bài viết mới mà không cần điền vào hộp thư đến của bạn.

Cách thứ ba là "rửa" email của bạn để chặn thư rác và ngăn chặn các email không mong muốn. MailWasher cung cấp các phiên bản miễn phí và chuyên nghiệp có thể giúp ngăn chặn thư rác, email rác và lừa đảo lừa đảo.

2) Hạn chế số lượng tài khoản e-mail mà bạn có.

Một số chủ doanh nghiệp gia đình tạo nhiều tài khoản, ví dụ như một cho dịch vụ khách hàng và một cho trợ giúp kỹ thuật, nghĩ rằng nó sẽ giúp họ sắp xếp và quản lý email. Nhưng nhiều tài khoản chỉ tạo ra nhiều công việc hơn, trừ khi bạn có một trợ lý ảo, đó là công việc của con người với một hoặc nhiều tài khoản email.

Cuối cùng, bạn chỉ cần hai tài khoản; một cho cá nhân và một cho kinh doanh.

3) Hạn chế số lần bạn kiểm tra e-mail mỗi ngày.

Kiểm tra e-mail có vẻ như là một hoạt động lành tính, nhưng đó là một trong những sự lãng phí thời gian lớn nhất, ngay sau các phương tiện truyền thông xã hội. Bởi vì email nhanh và tức thì, có một ý tưởng rằng bạn cần phải luôn cập nhật nó, nhưng điều đó không đúng. Trong khi bạn không muốn để khách hàng hoặc khách hàng của bạn treo quá lâu, bạn không cần trả lời email ngay khi nó đến. Thay vào đó, kiểm tra email hai hoặc ba lần một ngày. Khi bạn kiểm tra nó, cam kết để đối phó với tất cả mọi thứ trong hộp thư đến của bạn tại thời điểm đó.

4) Phát triển một hệ thống xử lý và phân loại email.

Hầu hết các chương trình email cho phép bạn tạo thư mục mà bạn có thể sắp xếp email. Ví dụ: bạn có thể tạo các thư mục cho "việc cần làm," biên lai "," để đọc, "vvMỗi email được gửi đến đều được trả lời và / hoặc được sắp xếp hợp lý. Nếu bạn là người trực quan như tôi, bạn có thể sử dụng chương trình Gmail của Google để tạo nhiều hộp thư đến. Khi email đi vào hộp thư chính, hãy sắp xếp nó vào hộp thư đến "phải làm", "trả lời", "đọc to", "thông tin khách hàng". Tất cả các hộp thư đến chuyên biệt này xuất hiện trong các phần khác nhau trên trang Gmail. Lợi thế khác của Gmail là khả năng sử dụng nhãn, chẳng hạn như biên lai, để gắn thẻ email.

5) Xóa, xóa, xóa.

Nếu bạn nhận được nhiều email không cần thiết, hãy xóa nó nhanh nhất. Hãy xem xét sử dụng email dựa trên web để xóa các thư không mong muốn trước khi tải xuống chương trình email của bạn. Nếu bạn sử dụng email dựa trên web, quét, kiểm tra và xóa các rác trước. Điều này chỉ để lại những mục bạn cần để đáp ứng. Tham khảo # 1 về việc giảm email bạn nhận được nếu bạn thấy mình đang xóa các loại email hoặc rất nhiều email từ một người gửi.

6) Trỏ hộp thư đến của bạn.

Điều này khó hơn nhiều so với bạn nghĩ. Và một khi nó trống rỗng, giữ nó trống rỗng cũng không kém phần thách thức. Ban đầu, nhiệm vụ này sẽ khó khăn bởi vì bạn có rất nhiều email và bạn phải mất thời gian để trải qua từng phần để sắp xếp hoặc xóa. Một lựa chọn là sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm email từ những nơi liên hệ với bạn rất nhiều. Ví dụ: nếu có bản tin bạn đăng ký, hãy tìm kiếm bản tin theo tên hoặc địa chỉ email.

Khi bạn có danh sách email bản tin, bạn có thể đối phó với số lượng lớn bằng cách chọn tất cả và gửi nó vào thư mục "để đọc" hoặc "bản tin" của bạn. Hoặc bạn có thể ăn gian bằng cách chọn tất cả các mục trong hộp thư đến của bạn và đặt nó vào một thư mục gọi là "đệ trình". Điều này làm trống hộp thư đến của bạn mà không phải gửi từng phần của email, tuy nhiên bạn cũng không mất email. Khi hộp thư đến của bạn trống, hãy cam kết quản lý mỗi email đến đúng thời điểm mà bạn đã lên lịch để giải quyết.