Không họp Hội đồng Quản trị Những sai lầm!

Tất cả các tiểu bang yêu cầu các công ty phải lấy và phân phối biên bản các cuộc họp, và tất cả các tiểu bang yêu cầu hội đồng quản trị giữ biên bản cuộc họp. Nhưng không có quy tắc cụ thể nào về những gì cần đưa vào biên bản cuộc họp của hội đồng quản trị và làm thế nào để lấy những phút này. Chắc chắn là những sai lầm bạn có thể thực hiện trong việc lấy phút mà có thể làm cho cuộc sống của hội đồng quản trị doanh nghiệp của bạn khó khăn hơn.

Tại sao phải lấy Biên bản cuộc họp Hội đồng Quản trị Công ty?

Thực tế có nhiều lý do để ghi chép và ghi lại các cuộc họp công ty của bạn.

Lý do đầu tiên và quan trọng nhất để lấy biên bản cuộc họp là ghi lại những gì bạn đã quyết định. Tôi đã ngồi trong các cuộc họp hội đồng, nơi không ai có thể nhớ một quyết định của hội đồng quản trị một vài tháng trước. Có một cái gì đó bằng văn bản cho doanh nghiệp của bạn,

Lý do thứ hai dành cho biên bản hội đồng quản trị là vì mục đích ủy thác và trách nhiệm pháp lý. Các thành viên hội đồng quản trị đang ở trong một vị thế tin cậy. Họ đang đưa ra quyết định về số tiền đầu tư của các cổ đông công ty, và họ cần phải có khả năng chứng minh rằng họ hành động một cách khôn ngoan, vì lợi ích cao nhất của công ty và không có mâu thuẫn lợi ích. Có biên bản họp hội đồng quản trị giúp hội đồng quản trị chứng minh họ hành động thiện chí và tránh trách nhiệm cá nhân đối với hành động của họ.

Lý do thứ ba là vì mục đích thuế. Một công ty là một thực thể riêng biệt từ các cổ đông cá nhân. Để chắc chắn bạn đang giữ sự tách biệt đó, biên bản cuộc họp hội đồng quản trị cung cấp một bản ghi.

Nếu không có họ, IRS hoặc các cơ quan nhà nước có thể phủ nhận tình trạng thuế của doanh nghiệp. Một công ty không cho thấy nó hoạt động như một thực thể tách biệt với chủ sở hữu có thể tạo ra một tình huống thuế khó khăn.

Có một sự cân bằng cho các doanh nghiệp để phấn đấu giữa việc đảm bảo rằng các thành viên hội đồng quản trị đang làm nhiệm vụ của mình và được bảo vệ, chống lại các cuộc họp hội đồng quản trị dài, không mục đích lãng phí thời gian của thành viên.

Chúng tôi sẽ giải quyết sự cân bằng đó trong bài báo này.

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về lý do lấy biên bản cuộc họp hội đồng quản trị, đây là một số sai lầm mà các doanh nghiệp đưa ra, và một số suy nghĩ về cách sửa chúng.

Không tạo ra và phân phối một chương trình làm việc trước cuộc họp

Một sai lầm lớn khác của các công ty trong các cuộc họp hội đồng quản trị không phải là đưa ra một chương trình nghị sự trước cuộc họp và không phân phát chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan trước cuộc họp. Chương trình nghị sự cần bao gồm các khoảng thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình nghị sự. Việc có một chương trình nghị sự cụ thể không chỉ làm cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn, nhưng nó cho phép hội đồng quản trị (và bất cứ ai đọc các phút sau) đều biết tầm quan trọng tương đối của từng mục trong chương trình nghị sự.

Điều đó không có nghĩa là một cái gì đó không thể đi vào chương trình nghị sự nếu điều đó quan trọng và cấp bách, nhưng các mục có thể được thêm vào chương trình nghị sự bằng cách bỏ phiếu.Và nhiều điều đó là cấp bách nên được xử lý bởi các giám đốc điều hành, không phải là hội đồng quản trị.

Thiếu phần quan trọng của Biên bản cuộc họp của Hội đồng

Mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị phải bao gồm:

• Ngày, thời gian và địa điểm cuộc họp
• Thời gian bắt đầu và kết thúc, và thời gian được phân bổ cho các hạng mục cụ thể trong chương trình nghị sự
• Họp hội đồng quản trị - thường xuyên, đặc biệt hay hàng năm (tất cả các bang đều yêu cầu các công ty tổ chức cuộc họp thường niên)
• Ai có mặt, lưu ý giám đốc, khách và nhân viên, và thành viên nào hiện tại. Tên của bất cứ ai đến muộn hoặc rời sớm phải được lưu ý.
• Xác định xem có đủ số thành viên hay không. Thường phải có một số đại biểu theo luật định của công ty để lấy phiếu bất kỳ. Yêu cầu túc số thường là hơn một nửa số thành viên. Ví dụ, đối với hội đồng quản trị gồm 9 thành viên, năm thành viên phải có mặt tại số túc số.
• Nếu các bài trình bày được đưa ra bởi các ủy ban hoặc những người khác, hãy bao gồm tên và tiêu đề của người thuyết trình.

Biên bản cuộc họp quá cụ thể

Có lẽ các hội đồng sai lầm lớn nhất là yêu cầu thông tin chi tiết về các cuộc thảo luận (đôi khi tranh luận) và các quy trình. Các cuộc họp nên phản ánh kết quả của các quyết định, chứ không phải ai đã nói gì trong cuộc thảo luận. Hãy nói rằng hội đồng quản trị của bạn đang bỏ phiếu cho một động thái để bán một dòng sản phẩm mới.

Biên bản cuộc họp nên nói: "Động thái để thêm một dòng gia vị mới. Động thái được tán thành và được chấp thuận, với sự bất đồng như vậy." Nếu nhóm thảo luận, bạn nên ghi lại thời lượng thảo luận và tóm tắt nó, nhưng bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết về cuộc thảo luận.

Phút không cụ thể

Ở đầu kia của quang phổ, một số phút không đủ cụ thể để cung cấp thông tin và giữ cho các thành viên gặp rắc rối. Nếu quyết định không nhất trí, một thành viên của hội đồng quản trị bất đồng ý kiến, đã bỏ phiếu (và lưu ý việc bỏ phiếu vì lý do xung đột lợi ích).

Trong khi bạn không phải ghi lại các thổi qua thổi của mỗi cuộc thảo luận, hoặc những người nói những gì. Nhưng phải có đủ thông tin trong biên bản để phản ánh tinh thần của cuộc thảo luận.

Hội đồng quản trị quá dài

Không ai thích các cuộc họp dài, nhưng có một số cách rút ngắn cuộc họp và biên bản. Bạn có thể muốn tiết kiệm thời gian họp hội đồng quản trị bằng cách tạo một chương trình thỏa thuận. Về cơ bản, chương trình nghị sự này là một danh sách các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng mà không có thảo luận. Danh sách này có thể bao gồm vài phút từ cuộc họp trước đó, tài chính và báo cáo của các ủy ban hoặc Giám đốc điều hành.

Chương trình thỏa thuận và các báo cáo và các thông tin khác phải được phân phát trước cuộc họp để các thành viên có cơ hội đọc chúng. Sau đó, tại cuộc họp, chương trình thỏa thuận là một phần của quá trình họp. Bất cứ thành viên hội đồng nào cũng có thể đưa ra một câu hỏi hoặc thắc mắc về chương trình ưng thuận, nhưng nếu không có vấn đề, toàn bộ chương trình thỏa thuận có thể được biểu quyết trong một lần.

Loại quyết định sai

Hội đồng doanh nghiệp đưa ra các quyết định về chính sách tổng thể.Các quyết định hàng ngày được thực hiện bởi các giám đốc điều hành của công ty dựa trên chính sách đó. Đôi khi hội đồng quản trị vượt qua và cố gắng ra quyết định tốt nhất để quản lý.

Không chấp thuận Biên bản

Thật là hấp dẫn, trong sự hối hả và nhộn nhịp của các cuộc họp hội đồng, để quên phê duyệt biên bản. Nhưng điều quan trọng là đảm bảo rằng các biên bản phản ánh chính xác cả thư và tinh thần của cuộc họp. Biên bản được coi là "dự thảo" cho đến khi được phê duyệt.

Không lưu giữ biên bản cuộc họp

Sau tất cả những rắc rối bạn phải làm để giữ cho phút tốt đẹp cho công ty của bạn, đừng quên giữ các cuộc họp của công ty ở đâu đó an toàn và dễ tiếp cận. Thiết lập một quy trình để giữ phút trong sổ ghi chép của công ty, hoặc "trong đám mây," trong một tập tin được bảo vệ bằng mật khẩu.

Quên xác nhận vai trò của thư ký công ty

Hầu hết các nhiệm vụ liên quan đến biên bản của công ty đều thuộc lĩnh vực thư ký của công ty. Là một thư ký công ty tốt là một nghệ thuật, và những cá nhân này thường không được thừa nhận đủ. Nói "cảm ơn" với người này thường xuyên.

Không bao gồm luật sư làm cố vấn cho Hội đồng quản trị của bạn

Thông tin trong bài viết này không nhằm mục đích tư vấn về thuế hay pháp luật, và tác giả không phải là luật sư. Cho dù công ty của bạn là tư nhân hay công cộng (với cổ phần công khai), bạn nên có một luật sư tư vấn cho bạn về cách lấy biên bản của công ty và tham dự các cuộc họp quan trọng để đảm bảo rằng bạn và hội đồng quản trị của bạn được bảo vệ.