Quản lý tài sản kỹ thuật số và vai trò trong Tiếp thị

Các phòng tiếp thị của chúng tôi đang đội mũ và điều cuối cùng chúng tôi có thời gian là phải săn lùng các tài sản đã được hoàn thiện và phê duyệt. Chúng tôi cần họ ở tầm tay của chúng tôi, có thể truy cập và với khả năng sắp xếp nhanh chóng, đó là nơi Quản lý Tài sản Kỹ thuật hoặc DAM xuất hiện.

Bạn đã nghe bao nhiêu lần những điều sau trong các bức tường của bộ phận tiếp thị của riêng bạn?

• Bạn có phiên bản cuối cùng của tài sản thế chấp tài liệu đó?

• Bài viết chúng tôi viết về các lợi ích dịch vụ của chúng tôi ở đâu?
• Bạn có thể giúp tôi tìm thấy quảng cáo biểu ngữ mà chúng tôi đã sử dụng cho dịch vụ B2B phổ biến nhất của chúng tôi không?
• Bạn có thể gọi Cơ quan A và yêu cầu họ gửi lại tệp đã hoàn thành không? Tôi không thể tìm thấy nó.
• Hãy để tôi chuyển tiếp cho bạn email với phiên bản cuối cùng và được chấp thuận.

Bạn đang phải vật lộn với những vấn đề sau trong tổ chức của bạn?

• Kiểm soát thương hiệu và sự thiếu sót của nó.
  Bạn có nhiều biểu trưng, ​​mẫu, đầu thư và khẩu hiệu nhiều phiên bản đã lỗi thời và bị bỏ rơi nhưng vẫn đang được sử dụng. Bạn không thể có được vòng tay của bạn xung quanh tổ chức và thống nhất thương hiệu do các biến thể mà không chỉ tồn tại nhưng đang được sử dụng. Bạn cringe mỗi khi bạn nhìn thấy các tài liệu đang được tạo ra trong các phòng ban khác vì bạn biết rằng sự thống nhất của thương hiệu trong tổ chức của bạn là một khu vực mà cần rất nhiều sự chú ý. Do thiếu kiểm soát của các thông điệp được trình bày cho công chúng, thông điệp thương hiệu của bạn được tưới nước xuống và không đóng gói cú đấm mà nó cần. Nếu bạn có cách nào để lưu trữ tất cả các ảnh, bài báo, hình ảnh và tài sản thương hiệu được ủy quyền dưới các định dạng kỹ thuật số, định dạng điện tử và thậm chí in, làm cho cuộc sống và cuộc sống của đội ngũ tiếp thị dễ dàng hơn?

• Nhiều nhà cung cấp và đại lý tạo tài sản cho công ty của bạn.
  Không phải là hiếm khi làm việc với nhiều nhà cung cấp và đại lý. Chúng tôi có các cơ quan mà chúng tôi làm việc cho các kênh cụ thể và thậm chí bạn sẽ tìm thấy các công ty có các cơ quan khác nhau cho các phòng ban khác nhau. Làm thế nào để bạn giữ chúng trên cùng một trang? Tất cả họ đều biết về sự bắt buộc sử dụng lời nói và hướng dẫn thương hiệu tổng thể?
  Hãy trung thực, đa số bạn sẽ nói không Sử dụng hệ thống quản lý tài sản số có thể giúp bạn hỗ trợ họ bằng cách cung cấp vị trí trung tâm để họ có thể truy lục các tài sản mà bạn muốn sử dụng trong các chiến dịch mới. Bạn cũng có thể đăng nội dung từ các chiến dịch trước đó để nhà cung cấp của bạn có thể xem chúng và sử dụng chúng dưới dạng hướng dẫn để giữ nguyên trong "giao diện" đã được tạo và phê duyệt trước đó.
• Không thể nhanh chóng sửa lại nội dung khi cần thiết.
  Bạn chắc chắn một bài viết gần đây đã được viết về chủ đề mà bạn muốn đề cập, nhưng đối với cuộc sống của bạn, bạn không thể tìm thấy nó.Bạn thích sử dụng bài viết đó để thay thế lại thành email hoặc bài đăng trên mạng xã hội nhưng nếu không có nó, bạn sẽ bắt đầu từ đầu. Điều này sẽ không chỉ cần thời gian, mà còn đòi hỏi tiền bạc, và tất cả chúng ta đều biết rằng các bộ phận tiếp thị của chúng tôi thường làm việc với ngân sách khổng lồ. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể đăng nhập vào một vị trí tập trung và tìm thấy mọi quảng cáo biểu ngữ đã được sử dụng, mọi bài viết không chỉ được viết ra mà còn được chấp nhận, cũng như tất cả các tài liệu quảng cáo tập trung vào một dịch vụ cụ thể? Bạn sẽ có được điểm. Sử dụng hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số cho phép chúng ta không chỉ định vị nội dung có thể được sử dụng lại mà còn giữ vị trí hàng đầu trong những gì chúng ta có và có lẽ là điều chúng ta thiếu khi tiếp thị nội dung.

Nếu bạn giống như nhóm của tôi và tôi, bạn đang gặp những thách thức trên, và tôi ngạc nhiên rằng bạn không rời bài viết này và bắt đầu tìm kiếm của riêng bạn về hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số. Hầu hết các nhà tiếp thị, khi bạn đề cập đến quản lý tài sản số, không chắc liệu họ có cần nó hay không. Đó là một công cụ và một chi phí khác, nhưng khi bạn bắt đầu nói về những thách thức mà các bộ phận tiếp thị đang phải đối mặt, và làm thế nào một hệ thống quản lý tài sản số có thể trợ giúp, đôi mắt họ sáng lên và họ nhanh chóng hiểu được nhu cầu và cách sử dụng một hệ thống DAM có thể giúp họ tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Hãy nghĩ theo cách này; một hệ thống quản lý tài sản số có thể giúp bạn kể câu chuyện hoàn chỉnh và tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn làm cho thương hiệu của bạn tự hào.

Giờ đây, với điều đó, tôi vui vì bạn đã bám lấy vì tôi muốn chia sẻ một số mẹo, nguyên tắc và đề xuất có thể giúp bạn chọn đúng hệ thống quản lý kỹ thuật số.

Tìm kiếm những gì trong một hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số?

Việc lựa chọn đúng hệ thống là vô cùng quan trọng, nhưng thậm chí vượt khỏi đó, một hệ thống quản lý tài sản số chỉ tốt khi bạn và nhóm của bạn đang lưu trữ, chú thích, biên mục và cách bạn truy xuất và phân phối các tài sản đó. Mặc dù hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số phù hợp sẽ giúp tự động hóa rất nhiều quy trình nhưng bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về việc cập nhật và làm sạch bạn giữ và quản lý tài sản bạn lưu trữ.

Một hệ thống quản lý tài sản số không phải là một sự thực thi; nó phải bao gồm những điều sau đây để đạt được thành công:

1. Con người
2. Quá trình Nhận dạng và Xã hội
3. Công nghệ Phải
4. Thông tin Phải

Hãy nghĩ đến nó như là hệ thống lưu trữ năng động và phân phối của bạn. Rõ ràng, có nhiều hệ thống miễn phí và / hoặc giá thành thấp có thể được sử dụng bao gồm:

• Dropbox
• Google Drive
• Một ổ

Giờ đây, với những điều đã nói, các hệ thống trên không được tạo ra để tự động hoá quy trình DAM, vì vậy bạn sẽ cần tạm thời và ghép nó lại với nhau để nó trở thành một hệ thống quản lý tài sản số thật sự. Việc tìm ra một hệ thống hoàn hảo cho tổ chức của bạn sẽ giúp ích cho sự tăng trưởng và hiệu quả, vì vậy đừng lướt qua quá trình nghiên cứu và điều tra để giúp bạn xác định đúng giải pháp cho mình.

Một số hướng dẫn cơ bản để lựa chọn đúng hệ thống quản lý tài sản số cho tổ chức của bạn bao gồm:

• Khả năng mở rộng: Điều quan trọng là phải tính đến công ty của bạn và nhu cầu của bạn ngày nay, bạn phải xem xét kế hoạch tăng trưởng của tổ chức bạn; ví dụ: bạn sẽ có bao nhiêu người dùng và người dùng của bạn sẽ bao gồm việc sử dụng nội bộ hay bạn muốn cung cấp cách sử dụng bên ngoài cho các đại lý và nhà cung cấp?
• Tích hợp hệ thống: Tích hợp hệ thống có quan trọng không, ví dụ, bạn có muốn nó tích hợp với trang web của bạn, hệ thống quản lý nội dung hay các công cụ quản lý nội dung khác không?
• Tùy chọn Lưu trữ: Bạn sẽ lưu trữ nền tảng trên tiền đề hay bạn sẽ sử dụng nhà cung cấp dựa trên đám mây? Bạn sẽ có những cá nhân bên ngoài tổ chức cần truy cập hệ thống? Bạn sẽ cần phải cân nhắc điều này và xác định những gì tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn cũng như những gì mà bộ phận CNTT đề xuất dựa trên nhu cầu về an ninh và tổ chức.
• Tiếp cận và hỗ trợ di động: Tài sản sẽ được truy cập và phân phối như thế nào? Bạn có cho phép tải lên tài sản qua thiết bị di động, ví dụ như ảnh hoặc video mới? Đây là chìa khóa để xác định đúng hệ thống. Họ có quan trọng đối với bạn và tổ chức của bạn?
• Tính năng sử dụng: Hãy nhớ rằng hệ thống của bạn sẽ chỉ được sử dụng nếu nó hiệu quả và mang lại giá trị cho nhóm, do đó xác định nhu cầu bạn có trong bộ phận của bạn. Ví dụ: hình thu nhỏ có quan trọng không? Bạn có cần một cách dễ dàng để xem nội dung trực quan trước khi mở nó? Bạn cần những tính năng tìm kiếm nào?
• Định dạng và lưu trữ tệp: Xác định định dạng tập tin nào bạn muốn đặt trong cửa sổ bên trong và đảm bảo rằng bất cứ hệ thống nào bạn chọn đều hỗ trợ các định dạng tệp tin này một cách dễ dàng. Bạn cũng muốn lưu ý đến không gian lưu trữ mà bạn cần và liệu hệ thống nội dung kỹ thuật số của bạn sẽ phục vụ như kho tài sản của bạn hay không. Nếu có, không gian sẽ là cần thiết để đánh giá.

Khi xem xét các hệ thống quản lý tài sản số, hãy nhớ rằng ý tưởng đằng sau hệ thống là hợp lý hóa tổ chức với tài sản tiếp thị của bạn và giúp hiệu quả và tìm ra tài sản mà bạn cần khi bạn cần chúng. Bạn sẽ cần phải giữ nó được tổ chức và lập danh mục một cách có thể dự đoán được và nhất quán. Tôi đề nghị bổ nhiệm một quản trị viên có thể đảm bảo rằng người dùng đã hiểu hệ thống của họ và được sử dụng theo quy trình đã được xác định trong quá trình triển khai.

Chi phí của Hệ thống Quản lý Tài sản Số

Chi phí sẽ khác nhau tùy theo số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ và lựa chọn lưu trữ. Nhận thức là các hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số là tốn kém, nhưng thực sự là yêu cầu của bạn có thể đẩy giá lên cao. Bạn có thể tìm thấy một hệ thống quản lý tài sản số nhỏ với giá 25 đô la mỗi tháng, nhưng khi bạn thêm các tùy chọn và chi phí tùy chỉnh có thể tăng lên và đạt được thị trường sáu con số một cách nhanh chóng. Bắt đầu nghiên cứu của bạn và tìm thấy ba hệ thống để đánh giá, nhưng chỉ đánh giá những thứ nằm trong ngân sách của bạn. Hãy trung thực với nhà cung cấp về các ràng buộc ngân sách của bạn và hầu hết trong số họ sẽ có thể giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp với bạn và tổ chức của bạn.