Lập kế hoạch xử lý các yêu cầu bảo dưỡng

Người thuê nhà sẽ có yêu cầu bảo trì, đó là điều không tránh khỏi. Với tư cách là chủ nhà, ngay từ ban đầu, bạn sẽ cần phải có một kế hoạch để đưa ra những yêu cầu này. Có một hệ thống xử lý các khiếu nại này sẽ giúp giảm thiểu căng thẳng khi bạn thực sự đối phó với các yêu cầu.

Hệ thống xử lý các khiếu nại của bạn là gì?

Để giải quyết khiếu nại dễ dàng hơn, bạn nên có một hệ thống tại chỗ mà người thuê nhà có thể theo dõi khi họ cần cảnh báo bạn về yêu cầu bảo trì.

-9->

Có hai cách cơ bản bạn có thể đi:

1. Yêu cầu chính thức: Một số chủ nhà muốn có người thuê nộp các yêu cầu bảo trì thông qua một quy trình chính thức. Quá trình này cần được giải thích rõ ràng như là một phần của hợp đồng cho thuê.
   Quy trình này thường bao gồm một số yêu cầu bằng văn bản. Yêu cầu thường bao gồm các thông tin sau:
   
   • Tên của người thuê
   • Địa chỉ
   • Số đơn vị
   • Số điện thoại
   • Ngày khiếu nại
   • Loại khiếu nại
   • Mô tả Đơn khiếu nại < Yêu cầu đặc biệt
   • có thể là:
   
   Biểu mẫu trực tuyến
   • - Nếu bạn có một trang web cho các khoản đầu tư bất động sản của mình, bạn có thể muốn cân nhắc thêm một khu vực để yêu cầu bảo trì. Người thuê nhà chỉ đơn giản phải đi đến trang web của bạn, điền vào biểu mẫu và nhấn gửi. hoặc
     
     Một Mẫu giấy
   • - Đây là bản in cứng mà người thuê có thể quét và gửi email cho bạn, fax, giao tay hoặc đặt trong một số loại hộp thư bạn dành riêng cho yêu cầu.
   Đảm bảo có các thủ tục khẩn cấp tại chỗ nơi người thuê có khả năng liên lạc với bạn, người quản lý tài sản hoặc người sửa chữa sau giờ làm việc bình thường trong trường hợp yêu cầu bảo trì cần được chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như một ống vỡ hoặc thiếu nhiệt vào mùa đông.

   Yêu cầu không chính thức:

2. Một lựa chọn khác cho chủ nhà là yêu cầu không chính thức. Với loại yêu cầu này, khi người thuê có vấn đề bảo trì, họ chỉ cần gọi cho bạn hoặc gửi email cho bạn, tùy thuộc vào hình thức giao tiếp ưu tiên của bạn và giải thích tình huống. Yêu cầu điện thoại sẽ diễn ra trong những giờ làm việc bình thường mà bạn đã đặt, trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, trong trường hợp đó họ sẽ làm theo các thủ tục khẩn cấp mà bạn có tại chỗ. Ai sẽ xử lý các yêu cầu bảo trì?

Bạn phải quyết định ai chịu trách nhiệm giải quyết khiếu nại và yêu cầu bảo trì, vì vậy bạn không bị mất cảnh giác khi khiếu nại đến. Người thuê nhà sẽ cần phải biết họ phải liên lạc với ai khi có vấn đề.

Bạn

• : Bạn sẽ chịu trách nhiệm về việc xử lý các yêu cầu bảo trì? Bạn có cảm thấy thoải mái khi người thuê nhà liên lạc với bạn về những yêu cầu như vậy? Bạn có thoải mái đi vào căn hộ của người thuê nhà cho các yêu cầu như vậy?Bạn có cơ sở kiến ​​thức và kỹ năng để xử lý hệ thống ống nước và sửa chữa điện hay bạn sẽ cần phải thuê một chuyên gia? Nếu bạn quyết định tự mình thực hiện các yêu cầu bảo trì này, bạn cần phải thừa nhận bộ kỹ năng của mình. Trong khi bạn có thể biết làm thế nào để sửa chữa một núm cửa, tắt một van nước chính và ngói một tầng, bạn có biết làm thế nào để hàn một đường ống hoặc cài đặt thiết bị phát hiện khói khói? Điều quan trọng là bạn hiểu những hạn chế của mình ngay từ đầu để bạn có thể lên kế hoạch cho việc sửa chữa mà bạn không thể tự giải quyết.
  
  Quản lý Bất động sản
• : Bạn có thuê một người quản lý tài sản để chăm sóc các yêu cầu bảo trì không? Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi thực hiện các yêu cầu bảo trì hoặc chỉ đơn giản là không muốn làm phiền họ, bạn có thể thuê một công ty quản lý bất động sản làm như vậy. Họ sẽ có đội ngũ nhân viên lành nghề về nhân viên hoặc thuê các nhà thầu bên ngoài để thực hiện các yêu cầu này. Mặc dù đây là một lựa chọn đắt tiền nhưng nó giúp bạn không phải lo lắng đến việc phải xử lý các yêu cầu bảo trì liên tục và tiết kiệm cho bạn những chi phí cơ hội về thời gian mà bạn có thể phân bổ cho những nỗ lực hiệu quả hơn.
  Ai đó khác
• : Trong trường hợp bạn không có kỹ năng, kiến ​​thức hoặc mong muốn xử lý người thuê nhà khiếu nại và không muốn chi tiền để thuê công ty quản lý bất động sản làm như vậy , bạn không thể để tài sản của bạn rơi vào hỗn độn, bạn phải có một người nào đó để chăm sóc những vấn đề này. Với phương án này, bạn sẽ không phải trả lương cho người khác hàng tháng; thay vào đó, bạn sẽ trả cho họ để chăm sóc từng vấn đề cá nhân khi nó phát sinh. Bạn phải nghiên cứu và tìm các nhà sửa chữa và nhà thầu địa phương trong khu vực của bạn. Bạn sẽ cần phải tìm:

  Một người rèm cửa

  • - Ai sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa cơ bản. Một thợ điện
  • - Ai sẽ chăm sóc các vấn đề điện. Người thợ sửa ống nước
  • - Ai có thể đối phó với đường ống và vấn đề thoát nước. Tối khuya và các ngày cuối tuần
  • - Hãy chắc chắn rằng bạn cũng biết giờ những người này sẽ có mặt. Nếu họ không có ở những giờ lẻ, bạn cần phải chắc chắn rằng bạn có một ai đó. Bạn không muốn điên cuồng tìm kiếm một nhân viên sửa chữa dự phòng khi đang ở tuần trăng mật ở Hawaii lúc 2 giờ sáng Số điện thoại khẩn cấp
  • - Luôn luôn có sẵn số của trạm cứu hỏa địa phương, trạm cảnh sát và trung tâm chống độc .