Video: CÁCH TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG TRONG WORD 2010 2024
Lời chào của bạn tự động hóa trên hệ thống điện thoại kinh doanh của bạn là điều đầu tiên mà khách hàng và đối tác kinh doanh của bạn sẽ nghe khi họ gọi cho công ty bạn. Đối với người gọi lần đầu tiên, bạn chỉ có cơ hội để tạo một ấn tượng đầu tiên tốt và đó sẽ là người tiếp cận tự động của bạn. Đối với những người gọi cho công ty của bạn thường xuyên, bạn sẽ muốn làm cho quy trình tiếp cận tự động của bạn hiệu quả nhất có thể để họ không lãng phí thời gian để nghe toàn bộ tập lệnh tiếp viên tự động mỗi khi họ gọi.
Cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để lập trình và ghi lại các tính năng tự động viên của hệ thống điện thoại của bạn là viết một kịch bản về một chương trình xử lý văn bản. Chọn một người để ghi lại kịch bản có giọng nói thân thiện, có thể nói mà không nói lắp hoặc do dự và có thể phát âm và lập lại mỗi từ và tên rõ ràng.
Phần đầu của kịch bản sẽ là lời chào. Đây là cơ hội của bạn để giới thiệu công ty của bạn với người gọi và chào đón họ bằng miệng với công ty của bạn.
Tự động chào mừng Người mới tham gia Thực hiện
Bắt đầu với sự đánh giá cao về cuộc gọi hoặc kinh doanh của họ
- Hãy giữ lời chào ngắn để người quay lại không bị trì hoãn mỗi khi họ gọi
- Sử dụng khẩu hiệu, khẩu hiệu công ty và tên trang web, hoặc cả hai nếu bạn có chúng.
- Không được sử dụng nhiều hơn hai hoặc ba câu để chào đón người gọi của bạn
Đừng tạo ra khẩu hiệu hoặc dòng chữ chỉ để điền vào lời chào.
- Tùy chọn Người tham gia Tự động
- Phần quan trọng nhất của người tiếp tân tự động là trình bày các tùy chọn mà người gọi của bạn phải chọn để đến người mà họ cần nói chuyện. Có hai loại người gọi: (1) những người không quen thuộc với công ty của bạn và sẽ cần hướng dẫn và (2) những người gọi biết chính xác họ cần nói chuyện với ai và biết về sự gia hạn của họ.
- Tuỳ chọn Người tham gia Tự động Thực hiện
Sử dụng các tùy chọn được chấp nhận chung. Ví dụ: "Nhấn số 0 cho Người tiếp tân", "Nhấn phím pound để trở về trình đơn trước đó."
Làm cho người gọi nhanh nhất có thể khi họ có thể quay số mở rộng của họ nếu họ đã biết điều đó.
Đừng để người gọi của bạn biết trước nếu các tùy chọn trình đơn của bạn đã thay đổi gần đây. Xóa thông báo này sau ba tuần.
- Trước hết hãy đặt những lựa chọn được gọi là thường xuyên nhất.
- Đưa ra mô tả tùy chọn trước khi bạn đưa ra số tùy chọn. Ví dụ: "Đối với Hỗ trợ Khách hàng, nhấn '5'."
- Kiểm tra tài liệu của hệ thống về số tùy chọn trình đơn đã đặt. (ví dụ: tất cả các phần mở rộng bắt đầu bằng số "8" và do đó "8" không thể được sử dụng làm tùy chọn trình đơn).
- Tùy chọn Người tham dự Tự động Không nên làm gì
- Đừng nói "Vui lòng" trước khi bạn đưa ra mọi lựa chọn (ví dụ: "Vui lòng nhấn 1 để … Vui lòng nhấn 2 để … Vui lòng nhấn 3 để …" vv.) > Không đưa ra nhiều hơn sáu lựa chọn cùng một lúc. Nếu bạn có nhiều hơn sáu lựa chọn, hãy tạo một cấu trúc menu nhiều tầng. Ví dụ: "Dành cho Bán hàng và các tùy chọn dịch vụ, bấm phím 5."
- Đừng cho rằng mọi người đều có điện thoại cảm ứng. Nếu một lựa chọn trình đơn không được chọn trong vòng ba giây sau khi kết thúc lời chào, hãy kết nối người gọi tới nhân viên tiếp tân.
- Tập lệnh tự động hóa mẫu
- Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty TechScan, nơi mà "Công nghệ và kinh doanh cùng nhau". Nếu bạn biết phần mở rộng của bên, bạn có thể quay số đó bất kỳ lúc nào. Nếu không, chọn một trong các tùy chọn sau. Đối với dịch vụ khách hàng, bấm '1'. Để được hỗ trợ kỹ thuật, bấm '2'. Đối với giờ làm việc thông thường của chúng tôi, bấm '3'. Đối với kế toán, bấm '4'. Đối với Purchasing, bấm '5'. Để tìm một vị trí gần bạn, bấm '6'. Nếu không, bấm '0' cho nhân viên tiếp tân hoặc ở lại trên đường dây và ai đó sẽ giúp bạn trong thời gian ngắn.
- Chào mừng bạn đến với Công ty Công nghệ Hoạt động. Để kiểm tra trạng thái tài khoản của bạn, hãy truy cập chúng tôi trên web. Nếu bạn biết phần mở rộng của người đó, bạn có thể gọi nó vào bất kỳ lúc nào. Đối với thư mục công ty, bấm '1'. Đối với. Nếu bạn biết phần mở rộng của người đó, bạn có thể gọi nó vào bất kỳ lúc nào. Đối với thư mục công ty, bấm '1'. Để được hỗ trợ kỹ thuật, bấm '2'. Đối với dịch vụ khách hàng, bấm '3'. Đối với Bán hàng và Tiếp thị, bấm '4'. Nếu bạn muốn nói chuyện với nhân viên tiếp tân, nhấn '0' hoặc ở lại trên đường dây và một trong những nhân viên thân thiện của chúng tôi sẽ giúp bạn. Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Kỹ thuật Hoạt động, trong đó "Công nghệ và kinh doanh cùng nhau".
Mẫu tự động sau giờ làm việc / kịch bản cuối tuần
-
- Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Kỹ thuật Hoạt động. Chúng tôi hiện đang đóng cửa. Chúng tôi mở cửa từ 9 giờ sáng đến 10 giờ tối từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, và từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa vào thứ Bảy, Giờ Chuẩn Trung tâm. Nếu bạn biết phần mở rộng của bên, bạn có thể quay số đó bất kỳ lúc nào. Nếu không, hãy gọi lại trong giờ làm việc thông thường của chúng tôi để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn. Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Kỹ thuật Hoạt động, trong đó "Công nghệ và Doanh nghiệp đến với nhau". Tạm biệt.
Lời chào của Người dự phòng Theo mùa
Để quảng bá sản phẩm đặc biệt theo mùa của công ty bạn hoặc chỉ để mở rộng lời chào theo mùa đặc biệt cho tất cả người gọi của bạn, bạn có thể muốn giới thiệu lời chào của người tự động trong một thời gian giới hạn. Hãy sử dụng điều này một cách tiết kiệm và chỉ khi nó phản ánh tinh thần của công ty bạn. Chẳng hạn, một kỳ nghỉ lễ theo mùa mong muốn người gọi của bạn vui vẻ và thịnh vượng trong năm mới khó có thể thích hợp cho một cơ quan thu thập.
Mẫu chào mừng tự động hoá theo mùa
Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Kỹ thuật Hoạt động.- Kiểm tra các chương trình Giáng sinh đặc biệt của chúng tôi tại www. operationstech. trong khoảng. com.
- Nếu bạn biết phần mở rộng của bên, bạn có thể …
Bạn đã tiếp cận được Công ty Công nghệ Hoạt động.
Từ "gia đình" đến "gia đình của bạn", chúng tôi muốn chúc bạn một mùa lễ vui vẻ và năm mới thành công.
Nếu bạn biết phần mở rộng của bên, bạn có thể …
- Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Kỹ thuật Hoạt động. Hỏi nhân viên dịch vụ khách hàng của bạn về khoản giảm giá ngày 4 tháng 7 đối với tất cả các dịch vụ thay thế. Nếu bạn biết phần mở rộng của đảng, bạn có thể …
- -1-> Rehearsing and Testing Trước khi ghi lại kịch bản của người hướng dẫn tự động, hãy chọn người mà bạn đã chọn để đọc nó tập dượt nó nhiều lần trước mặt bạn. Sử dụng điều này để tinh chỉnh phát âm và truyền bá. Sau khi lời chào mới được ghi lại, hãy gọi ngay cho hệ thống điện thoại của bạn để kiểm tra ghi âm vì lỗi và đảm bảo rằng tất cả các tùy chọn đã thông báo hoạt động như dự định.
ỨNg dụng Hệ thống Theo dõi Hệ thống Theo Dõi
Việc tìm kiếm hệ thống theo dõi Người nộp đơn phù hợp đáp ứng mọi nhu cầu của tổ chức có thể là một công việc áp đảo. Dưới đây là cách chọn
Thúc đẩy thương mại điện tử Bán hàng và kiếm tiền nhiều hơn: Ba trăm lời khuyên để tăng tỷ lệ chuyển đổi và tạo ra khách hàng
ĐáNh giá sách về "Tăng cường Thương mại Điện tử Bán hàng và Kiếm tiền Nhiều hơn: Ba trăm Mẹo để Tăng Tỷ lệ Chuyển đổi và Tạo Tiềm năng" của Alex Harris.
Tạo ra hệ thống theo dõi khách hàng thành công
Công cụ, mẹo và hệ thống gợi ý để theo dõi lên với triển vọng để có được khách hàng và thực hiện bán hàng trong kinh doanh nhà của bạn.