Cân bằng Đăng ký Tiền mặt - Làm thế nào, Tại sao và khi

Ngay cả với các hệ thống POS hiện đại hiện nay, bạn vẫn cần một thủ tục để tính toán tiền mặt của cửa hàng. Những kiểm soát nội bộ này là cần thiết để tránh lãng phí tiền bạc và để bảo vệ tài sản chống mất mát. Không chỉ kiểm soát nội bộ mạnh mẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, họ cũng đảm bảo hồ sơ kế toán đáng tin cậy. Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây co rút hoặc mất mát trong cửa hàng của bạn là thông qua việc xử lý sai tiền mặt.

Và khi điều tra, nguyên nhân phổ biến nhất của hành vi trộm cắp là thiếu thủ tục hoặc kiểm soát thích hợp.

Quá trình đếm tiền, đối chiếu các biên lai và cân bằng với ngăn kéo tiền mặt tạo ra một trách nhiệm giải trình cho các giao dịch trong ngày. Hệ thống quản lý tiền mặt này có thể được tạo ra đồng thời các chính sách lưu trữ được thiết lập. Nhiều hệ thống POS (điểm bán hàng) hiện nay có hướng dẫn từng bước để đóng (còn gọi là cân bằng) ngăn kéo tiền mặt để hướng dẫn nhân viên.

Tại sao phải cân bằng?

Quản lý kho hoặc thủ quỹ có thể kéo một báo cáo bán hàng tại bất kỳ thời gian nào trong suốt quá trình chuyển đổi. Bằng cách thêm số tiền bắt đầu vào ngăn kéo vào con số bán hàng hàng ngày, một nhà bán lẻ sẽ biết chính xác bao nhiêu tiền nên được trong sổ đăng ký tiền mặt hoặc hệ thống POS tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này rất hữu ích:

• Để tránh giữ tiền mặt quá nhiều trên sàn bán hàng.
• Nếu cửa hàng bị cướp.
• Khi khách hàng than phiền về sự thay đổi quá ít.

• Để phát hiện tình trạng quá hạn / thiếu hụt thường xuyên cho thủ quỹ cụ thể.
• Để loại bỏ sự cám dỗ lấy tiền mà không có tài liệu từ ngăn kéo tiền mặt.

Làm thế nào để cân bằng một ngăn kéo tiền mặt

Cân bằng một sổ đăng ký tiền mặt thường diễn ra vào cuối ngày hoặc khi kết thúc một cuộc thay đổi thu ngân. Người giữ tiền mặt và nội dung của nó phải được đưa đến văn phòng hoặc khu vực tách biệt khác để chuẩn bị báo cáo.

Nếu cân bằng ngăn kéo sau khi đóng, hãy chắc chắn rằng đèn sàn của cửa hàng đã tắt và cửa bị khóa. Đối với nhiều nhân viên bán hàng, họ vội vã và có xu hướng bắt đầu đóng cửa trước khi cửa hàng thực sự đóng cửa. Đây không phải là một thực hành an toàn. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều nhân viên trong cửa hàng, có thể đóng một trong các sổ đăng ký trong giờ mở cửa.

Bất kỳ tình trạng quá độ và / hoặc thiếu nào cần được điều tra. Bản chất con người nên được tính đến các lỗi nhỏ và một lượng nhỏ. Bằng cách này chúng tôi có nghĩa là đơn giản là sự thay đổi là phổ biến khi xử lý một giao dịch. Tuy nhiên, sự khác biệt thường xuyên có thể là dấu hiệu của hành vi trộm cắp nhân viên hoặc có thể cho thấy đào tạo thêm là cần thiết cho một thủ quỹ cụ thể. Theo nguyên tắc, bạn muốn chắc chắn rằng không có thêm $ 2 nữa là tắt vào ban đêm. Mặc dù nó phụ thuộc vào số lượng giao dịch vào ngày hôm đó (nói cách khác, các giao dịch càng nhiều cơ hội để đếm lỗi) quy tắc $ 2 là một quy tắc hữu ích.

Tiền bắt đầu bằng tay được đưa trở lại vào ngăn kéo tiền và lưu trữ vào buổi tối, trong khi tiền gửi đã được chuẩn bị cho ngân hàng. Tất cả phiếu thẻ tín dụng, báo cáo đầu cuối và biên lai đăng ký khác có thể được ghép nối với Báo cáo Thanh toán Tiền mặt Hàng ngày và được gửi theo ngày.

Tách nhiệm vụ

Để có thêm trách nhiệm giải trình, hãy xem xét sử dụng hai người để cân đối sổ tiền mặt. Một người sẽ đếm ngăn kéo và tạo báo cáo tiền mặt hàng ngày, trong khi người kia chuẩn bị một khoản tiền gửi ngân hàng. Cả hai nhân viên đều nên ký báo cáo cho biết họ có trách nhiệm với các số liệu được hiển thị. Mặc dù không có hệ thống nào có thể ngăn ngừa gian lận, nhưng quá trình kiểm tra này sẽ giúp ngăn cản sự thông đồng giữa các nhân viên.

Khi bắt đầu đợt chuyển tiếp kế tiếp, mỗi thủ quỹ phải được gán một ngăn kéo tiền mặt riêng. Khoán thủ quỹ lập lại số tiền trong ngăn để xác minh số dư ban đầu. Nếu bạn là một cửa hàng nhỏ với chỉ một sổ đăng ký, tiền mặt có thể ở lại trong ngăn kéo qua đêm. Nếu đây là trường hợp của bạn, thủ tục cũng giống nhau.

Một lưu ý cuối cùng, vì lỗi của con người là một phần của trò chơi, hãy đảm bảo rằng bạn đang bao gồm sự khác biệt trong tiền mặt của bạn như một phần của P & L của bạn.

Thêm một đường dây vào Bản kiểm định và Giám sát của bạn mà lập ngân sách cho và hiển thị thiệt hại từ việc lặt vặt. Đây là cách khác bạn có thể kiểm tra và quản lý tổn thất.